Документы и Печать · 11 мин
Как сделать товарную накладную и счёт-фактуру в 1С
Пошаговая инструкция: как оформить товарную накладную и счёт-фактуру в 1С, проверить данные, исправить ошибки и вывести документы на печать.
Товарная накладная и счёт-фактура — два основных документа при продаже товаров. Накладная подтверждает передачу товара покупателю и списывает его со склада, а счёт-фактура нужен для учёта НДС: на его основании покупатель принимает налог к вычету. В типовых конфигурациях 1С (например, «1С:Бухгалтерия 8» или «1С:Управление торговлей») оба документа создаются в связке: сначала оформляется реализация, затем на её основании выпускается счёт-фактура.
Порядок действий почти одинаков во всех современных конфигурациях на управляемых формах. Отличия касаются в основном названий разделов меню и расположения кнопок. Ниже описан универсальный сценарий, который подойдёт для «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0, а также применим в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации».
Перед началом работы убедитесь, что в базе заполнены карточки организации, контрагента и номенклатуры, а также настроены счета учёта и ставки НДС. Если справочники пустые, документ проведётся с ошибками или сформирует неверные проводки.
Подготовка: что проверить перед созданием документов
Корректность накладной и счёта-фактуры зависит от исходных данных в справочниках. Проверьте карточку организации: ИНН, КПП, юридический адрес и подписантов — эти сведения попадут в печатные формы. Ошибка в ИНН или адресе сделает счёт-фактуру недействительной для вычета НДС у покупателя.
В карточке контрагента убедитесь, что указаны актуальные ИНН, КПП и адрес. Если с покупателем заключён договор, создайте его в разделе «Договоры» и выберите правильный вид — от этого зависят счета расчётов в проводках. Для номенклатуры важны ставка НДС и единица измерения: ставка подставляется в документ автоматически, и если она задана неверно, придётся исправлять каждую строку вручную.
Также проверьте остатки на складе, если включён контроль остатков. При попытке продать больше, чем числится в учёте, программа либо не даст провести документ, либо проведёт его с отрицательными остатками — это создаст проблемы при закрытии месяца и в отчётности.
Создание товарной накладной (реализации товаров)
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные)». Нажмите кнопку «Реализация» и выберите вид документа «Товары (накладная)». Откроется форма нового документа. В «Управлении торговлей» аналогичный документ находится в разделе «Продажи» и называется «Реализация товаров и услуг».
Заполните шапку документа: укажите организацию (если их несколько), контрагента, договор и склад. Дата документа должна соответствовать фактической отгрузке — именно она попадёт в накладную и повлияет на период отражения выручки и НДС. Если отгрузка происходит по счёту на оплату, документ удобнее создать на основании счёта: откройте счёт и нажмите «Создать на основании» — тогда контрагент, договор и состав товаров подставятся автоматически.
Добавьте товары в табличную часть кнопкой «Добавить» или «Подбор». Подбор удобнее при большом ассортименте: он показывает остатки и цены и позволяет перенести сразу несколько позиций. Для каждой строки проверьте количество, цену, ставку НДС и итоговую сумму. Если цены не подставились, проверьте тип цен в договоре или установите цены вручную.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и создайте документ вида «Товары (накладная)»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор, склад и дату отгрузки
- 3Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», проверьте количество, цены и ставки НДС
- 4Проверьте итоговую сумму документа и сумму НДС
- 5Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или товарную накладную кнопкой с нужной печатной формой
После заполнения нажмите «Провести». В этот момент программа спишет товар со склада, сформирует проводки по выручке, себестоимости и НДС. Если документ не проводится, прочитайте сообщение об ошибке внизу окна — чаще всего это отсутствие остатков, незаполненный договор или незакрытый период.
Проверка проводок и печать накладной
Чтобы убедиться, что документ отразился в учёте правильно, откройте его и нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Для реализации товаров типичны проводки по дебету 62 счёта и кредиту 90.01 на сумму выручки, дебету 90.03 и кредиту 68.02 на сумму НДС, а также списание себестоимости с кредита 41 счёта. Конкретный набор зависит от настроек учётной политики.
Для печати нажмите кнопку с названием нужной формы в командной панели документа или общую кнопку «Печать». Доступны унифицированная форма ТОРГ-12, товарная накладная и, при соответствующих настройках, универсальный передаточный документ (УПД). УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе — это удобно, если обе стороны согласны работать с такой формой.
Перед подписанием сверьте печатную форму с первичными данными: номер и дата документа, наименования сторон, количество и суммы. Печатная форма формируется по данным документа, поэтому любая ошибка в реализации автоматически попадёт на бумагу.
Как проверить результат
Есть записи по выручке, НДС и списанию себестоимости
Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике
Остаток уменьшился на отгруженное количество
Появились отрицательные остатки
Реквизиты сторон, суммы и НДС совпадают с документом
Пустые поля, неверный ИНН или расхождение сумм
Как выставить счёт-фактуру на основании накладной
Счёт-фактура в 1С не заполняется вручную с нуля — он создаётся на основании реализации. Откройте проведённую накладную и нажмите кнопку «Выписать счёт-фактуру» в нижней части формы или в меню «Создать на основании». Программа создаст документ «Счёт-фактура выданный» и автоматически перенесёт в него все данные: стороны сделки, номер и дату, суммы и НДС.
В созданном счёте-фактуре проверьте номер и дату. Нумерация обычно формируется автоматически по правилам, заданным в настройках. Дата счёта-фактуры должна соответствовать дате отгрузки либо быть позже неё, но в пределах установленного срока выставления. Если документы отгрузки и оплаты приходятся на разные налоговые периоды, это влияет на момент начисления НДС — при сомнениях сверьтесь с учётной политикой.
Проведите счёт-фактуру. После этого он попадёт в книгу продаж соответствующего квартала. Проверить это можно через раздел «Отчёты» — «Книга продаж»: найдите строку с вашим документом и сверьте суммы. Если счёт-фактура создан, но в книге продаж его нет, проверьте, проведён ли он и не отменено ли его проведение.
Исправление ошибок и корректировки
Если ошибка обнаружена до передачи документов покупателю и до закрытия периода, проще всего исправить саму реализацию: откройте документ, внесите изменения и перепроведите. При изменении сумм или состава товаров счёт-фактуру также нужно перезаполнить — откройте его по ссылке из накладной и проверьте, что данные обновились.
Если покупатель уже получил документы или период закрыт, используйте документ «Корректировка реализации». Он создаётся на основании исходной реализации и позволяет оформить изменение цены или количества по согласованию сторон. На основании корректировки выставляется корректировочный счёт-фактура — программа делает это той же кнопкой «Выписать счёт-фактуру» из документа корректировки.
Отдельный случай — исправление технических ошибок в реквизитах (неверный адрес, ИНН), когда суммы не меняются. Для этого в корректировке реализации выбирается операция «Исправление в первичных документах», и выставляется исправленный счёт-фактура с тем же номером и новым номером исправления.
Особенности в разных конфигурациях и обмене документами
В «1С:Управление торговлей» цепочка обычно строится от заказа клиента: заказ → реализация товаров и услуг → счёт-фактура. Каждый следующий документ создаётся на основании предыдущего, что исключает расхождения в составе и суммах. Если ваша компания выставляет счета на оплату, включите их в начало цепочки — так проще контролировать оплату отгрузок.
При обмене электронными документами (ЭДО) накладная и счёт-фактура могут отправляться покупателю прямо из 1С. В этом случае особенно важно проверить документ до отправки: отозвать или исправить уже подписанный электронный документ сложнее, чем бумажный, и потребуется согласование с контрагентом.
Если организация применяет УПД, отдельный счёт-фактура может не распечатываться — универсальный документ выполняет обе функции. Статус УПД (накладная или накладная со счётом-фактурой) задаётся при выпуске и отражается в печатной форме.
Удобный контрольный приём: после выпуска счёта-фактуры откройте структуру подчинённости накладной (кнопка «Ещё» или значок связей). Вы сразу увидите всю цепочку — счёт, реализацию, счёт-фактуру и оплату — и заметите, если какой-то документ отсутствует или не проведён.
Частые вопросы
Можно ли выставить счёт-фактуру без товарной накладной?
Технически в программе можно создать счёт-фактуру на основании других документов (например, отчёта комиссионера), но без первичного документа отгрузки счёт-фактура не имеет основания. Для продажи товаров сначала оформляется реализация, и только затем счёт-фактура.
Что делать, если кнопка «Выписать счёт-фактуру» неактивна?
Чаще всего реализация не проведена — проведите документ, и кнопка станет доступной. Также проверьте, не создан ли уже счёт-фактура: ссылка на него отображается внизу формы накладной. Если документ создан, программа не даст выписать дубликат.
Как изменить номер счёта-фактуры?
Номер присваивается автоматически при записи. Если требуется особая нумерация (например, с префиксом филиала), она настраивается в параметрах учёта. Ручное изменение номера возможно в форме документа, но делать это стоит только с пониманием правил нумерации, чтобы не нарушить хронологию.
Нужна ли счёт-фактура, если продажа без НДС?
Если организация применяет спецрежим без НДС или операция освобождена от налога, счёт-фактура, как правило, не выставляется. В 1С при ставке «Без НДС» программа не предложит выписать счёт-фактуру либо сформирует его без суммы налога — в зависимости от настроек и вида операции.
Как распечатать накладную и счёт-фактуру вместе?
В большинстве конфигураций доступна комплексная печать: откройте реализацию, нажмите «Печать» и выберите «Комплект документов» или поочерёдно формы ТОРГ-12 и счёта-фактуры. Также можно использовать УПД — тогда оба документа заменяются одной печатной формой.
Покупатель просит исправить адрес в счёте-фактуре, суммы не меняются. Что делать?
Оформите исправление: создайте «Корректировку реализации» с операцией исправления ошибок в реквизитах, затем выставьте исправленный счёт-фактуру. Исправление сумм в исходном документе задним числом при этом не требуется.
Что важно запомнить
Накладная создаётся документом «Реализация», счёт-фактура — на её основании, данные переносятся автоматически. Проверяйте справочники до заполнения, проводки и остатки после проведения, а ошибки в закрытом периоде исправляйте только корректировочными документами.