Как сделать ТОРГ-12 в 1С: пошаговая инструкция

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 оформляется при отгрузке товаров покупателю и служит основанием для списания товара у продавца и оприходования у покупателя. В программах 1С накладная не создаётся «с нуля» как отдельный документ — она формируется как печатная форма на основании документа реализации (или документа передачи товаров, в зависимости от конфигурации).

Порядок работы во всех популярных конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» — схож: сначала вводится и проводится документ отгрузки, затем из него выводится на печать форма ТОРГ-12. Отличия касаются названий разделов меню и расположения кнопок печати.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки распечатанной накладной, а также типичные ошибки, из-за которых форма выходит с пустыми полями или неверными суммами.

Проверьте исходные данные перед созданием накладной

ТОРГ-12 подтягивает информацию из справочников, а не из самого документа. Если в карточке организации не заполнен адрес или у контрагента отсутствует КПП, эти поля в печатной форме окажутся пустыми, и исправлять их придётся в справочнике, а не в накладной.

Перед оформлением отгрузки откройте карточку своей организации (раздел «Главное» — «Реквизиты организации» в Бухгалтерии или «НСИ и администрирование» — «Организации» в УТ и ERP) и убедитесь, что заполнены: полное наименование, ИНН и КПП, фактический и юридический адреса, банковские реквизиты. В карточке контрагента проверьте наименование, ИНН/КПП и адреса — именно они попадут в поля «Грузополучатель» и «Покупатель».

Дополнительно проверьте карточки номенклатуры: у каждой единицы товара должны быть указаны единица измерения и её код по ОКЕИ. Код ОКЕИ выводится в графе 2 ТОРГ-12, и при его отсутствии графа останется пустой. В большинстве конфигураций код подставляется автоматически при выборе единицы измерения из классификатора, но для самостоятельно созданных единиц его нужно указать вручную.

Создайте документ реализации

В «1С:Бухгалтерия 8» перейдите в раздел «Продажи» — «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать», выбрав вид операции «Товары (накладная)». В «1С:Управление торговлей» документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». В ERP и Комплексной автоматизации используется аналогичный документ в разделе «Продажи» или «Казначейство и продажи».

Заполните шапку документа: организацию, контрагента, договор, склад отгрузки. Договор влияет на валюту, условия оплаты и нумерацию, поэтому выбирайте его до заполнения табличной части — при смене договора программа может переспросить о перезаполнении цен.

В табличную часть добавьте товары через кнопку «Добавить» или «Подбор». Подбор удобнее при большом ассортименте: он показывает остатки и цены и позволяет перенести в документ сразу несколько позиций. Укажите количество и цену по каждой строке; сумма, ставка и сумма НДС рассчитаются автоматически.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и создайте документ реализации с видом операции «Товары»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество, цены и ставки НДС
4. 4
   Проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть»
5. 5
   Нажмите «Печать» и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)»
6. 6
   Проверьте предварительный просмотр и отправьте форму на принтер

Проведите документ и проверьте движения

Непроведённый документ не формирует проводок и не списывает товар со склада. Печатная форма из черновика обычно доступна, но выпускать накладную до проведения небезопасно: остатки могут измениться, цены — пересчитаться, и бумажный документ разойдётся с учётными данными.

После проведения откройте результат движения документа (кнопка «Дт/Кт» в Бухгалтерии или «Отчёты» — «Движения документа» в УТ). Убедитесь, что товар списался с нужного склада, сформирована задолженность покупателя и корректно выделен НДС. Если провести документ не удаётся, программа укажет причину — чаще всего это отрицательные остатки (товара не хватает на складе) или незаполненные обязательные поля.

Выведите ТОРГ-12 на печать

В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» — в Бухгалтерии она расположена в командной панели формы, в УТ и ERP — в меню «Печать» или в подменю «Основание». В списке печатных форм выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Программа сформирует предварительный просмотр.

Внимательно посмотрите макет перед отправкой на принтер. Проверьте номер и дату накладной (по умолчанию совпадают с номером и датой документа реализации), реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, заполнение граф «единица измерения», «количество», «цена», «сумма без НДС», «НДС», «сумма с НДС» и итоговые строки «Всего по накладной».

Если отгрузка идёт по адресу, отличному от адреса контрагента, в документе укажите грузополучателя отдельно — в УТ и ERP для этого есть специальное поле, в Бухгалтерии адрес доставки можно задать при вводе документа. Это важно для перевозок: транспортная компания сверяет грузополучателя в накладной с фактическим получателем.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты сторон в шапке формы

Норма

Наименования, ИНН, КПП и адреса продавца и покупателя заполнены полностью

Тревожный признак

Пустые поля адреса или КПП — нужно дополнить карточки в справочниках

Графы по каждой строке товара

Норма

Единица измерения, код ОКЕИ, количество, цена и суммы заполнены, итоги сходятся с документом

Тревожный признак

Пустой код ОКЕИ или расхождение итога с суммой документа

Номер и дата накладной

Норма

Совпадают с документом реализации и хронологией отгрузки

Тревожный признак

Накладная датирована раньше поступления товара или номер нарушает сквозную нумерацию

Настройте форму под свои требования

Стандартный макет ТОРГ-12 в 1С можно корректировать без изменения конфигурации. В разделе «Администрирование» — «Печатные формы, отчёты и обработки» (в Бухгалтерии — «Администрирование» — «Печатные формы») доступны настройки: вывод логотипа и факсимиле, отображение дополнительных колонок (артикул, код товара), вариант подписей.

Факсимиле подписи и печати прикрепляется в карточке организации — это ускоряет выпуск большого количества накладных. Учтите, что для документов, на основании которых покупатель принимает товар, ряд контрагентов и аудиторов требуют «живые» подписи, поэтому заранее уточните требования ключевых покупателей.

Если типового макета не хватает — например, нужна дополнительная колонка с номером ГТД или другой порядок полей — доработку делает программист через механизм внешних печатных форм. Самостоятельно править типовой макет в конфигураторе не рекомендуется: при обновлении конфигурации изменения будут потеряны.

Сравнение вариантов

Типовая печатная форма ТОРГ-12

Подходит большинству организаций: ничего настраивать не нужно, форма соответствует унифицированному образцу. Ограничение — состав колонок фиксирован.

Настройки печатных форм в интерфейсе

Позволяют добавить логотип, факсимиле, дополнительные колонки без доработки. Ограничение — набор настроек зависит от конфигурации и не всегда покрывает нестандартные требования.

Внешняя печатная форма

Полностью произвольный макет под требования компании или крупного покупателя. Ограничение — нужна разработка и сопровождение при обновлениях конфигурации.

Учтите особенности и ограничения

ТОРГ-12 — унифицированная форма, применение которой необязательно: организация вправе использовать самостоятельно разработанную накладную, утверждённую в учётной политике, либо универсальный передаточный документ (УПД). На практике многие компании, работающие с НДС, переходят на УПД, который заменяет и накладную, и счёт-фактуру. В 1С УПД формируется из того же документа реализации выбором соответствующей печатной формы.

При отгрузке в рамках электронного документооборота бумажная ТОРГ-12 не нужна: документ подписывается электронной подписью и передаётся через оператора ЭДО. В конфигурациях 1С с подключённым сервисом 1С-ЭДО накладная отправляется контрагенту прямо из документа реализации.

Отдельный случай — отгрузка по нескольким складам или с доставкой транспортной компанией. Здесь могут потребоваться дополнительные документы (доверенность на получателя, транспортная накладная, заявка перевозчику), которые также оформляются в 1С на основании реализации.

Частые вопросы

Если накладные оформляются ежедневно и в большом количестве, настройте групповую печать: в журнале документов реализации выделите несколько документов и вызовите печать ТОРГ-12 для всех сразу. Это заметно быстрее, чем открывать каждый документ по отдельности.

Можно ли сделать ТОРГ-12 на основании счёта на оплату?

Да. Откройте счёт покупателю и используйте кнопку «Создать на основании» — «Реализация (акты, накладные)». Табличная часть и реквизиты заполнятся автоматически, останется проверить склад, цены и провести документ, после чего вывести ТОРГ-12 на печать.

Почему в ТОРГ-12 пустые поля адреса или КПП?

Форма берёт реквизиты из карточек организации и контрагента. Откройте соответствующий элемент справочника, заполните недостающие поля и сохраните — после этого переформируйте печатную форму. Исправлять значения прямо в макете накладной не нужно.

Как изменить номер накладной ТОРГ-12?

Номер печатной формы совпадает с номером документа реализации. При необходимости номер документа можно изменить вручную в его форме, но делать это стоит аккуратно: нумерация должна оставаться уникальной и хронологически последовательной, чтобы не было вопросов при инвентаризации документов и проверках.

Чем ТОРГ-12 отличается от УПД и что выбрать?

ТОРГ-12 — только товарная накладная, счёт-фактура оформляется отдельно. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Если покупатель работает с НДС и согласен принимать УПД, удобнее использовать его — в 1С он формируется из того же документа реализации выбором соответствующей печатной формы.

Можно ли отправить ТОРГ-12 электронно вместо бумаги?

Да, при подключённом обмене электронными документами накладная подписывается электронной подписью и отправляется контрагенту через оператора ЭДО прямо из документа реализации. Такой документ имеет юридическую силу, и бумажный экземпляр не требуется, если обе стороны работают в ЭДО.

Что делать, если товар отгружается частями по одному заказу?

На каждую частичную отгрузку создаётся отдельный документ реализации на основании заказа — со своей ТОРГ-12 на фактически отпущенное количество. Оформлять одну накладную на весь заказ при частичной отгрузке нельзя: накладная должна соответствовать фактически переданному товару.