Документы и Печать · 11 мин
Как сделать ссылку на документ в 1С:Документооборот
Как создать ссылку на документ в 1С:Документооборот: внутренние и внешние ссылки, навигационные ссылки, вставка в письмо, настройка прав и типичные ошибки.
Ссылка на документ в 1С:Документооборот нужна, когда требуется быстро указать коллеге на конкретный файл, связать документы между собой или вставить ссылку в письмо, задачу или процесс. В системе предусмотрено несколько механизмов: навигационная ссылка объекта, внутренние ссылки между документами, ссылки на файлы и публикация ссылок для внешних пользователей.
Выбор способа зависит от цели. Если нужно просто показать документ коллеге внутри системы — достаточно навигационной ссылки. Если документы логически связаны (договор и дополнительное соглашение) — используйте механизм связей. Если требуется передать файл контрагенту без доступа к базе — понадобится публикация внешней ссылки через настройки обмена.
Ниже разобраны все основные сценарии с конкретными действиями, ограничениями и способами проверки результата. Инструкции актуальны для типовых конфигураций 1С:Документооборот 8 КОРП и ПРОФ; названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от редакции и настроек интерфейса.
Какие виды ссылок существуют в 1С:Документооборот
Прежде чем создавать ссылку, полезно понимать, какой именно тип нужен в вашей ситуации. В системе работают четыре разных механизма, и их часто путают между собой.
Навигационная ссылка — технический адрес объекта внутри базы вида e1cib/data/Документ.ВнутреннийДокумент?ref=.... Она работает только у пользователей, у которых есть доступ к этой информационной базе, и открывает объект напрямую в клиенте 1С.
Связь между документами — не текстовая ссылка, а зарегистрированная в системе связь (например, «является основанием», «ответ на письмо»). Такие связи видны на вкладке «Связи» карточки и используются при поиске, отчётах и маршрутизации.
Ссылка на файл — адрес конкретного приложенного файла. Может быть внутренней (для пользователей базы) или внешней (публичной), если администратор включил соответствующий функционал.
Сравнение вариантов
Подходит для быстрой отправки коллеге внутри системы. Ограничение: не работает у внешних получателей и у пользователей без прав на документ.
Подходит для постоянной логической связки (договор — счёт — акт). Ограничение: не является текстовой ссылкой, её нельзя вставить в письмо.
Подходит для передачи документа контрагенту без доступа к базе. Ограничение: требует включения функционала администратором и контроля срока действия.
Как получить навигационную ссылку на документ
Самый распространённый сценарий — скопировать ссылку и отправить её коллеге в мессенджер, письмо или задачу. Для этого откройте карточку нужного документа или найдите его в списке.
В карточке документа нажмите кнопку «Ещё» в командной панели и выберите пункт «Получить ссылку» (в некоторых редакциях — «Копировать навигационную ссылку»). Система поместит адрес в буфер обмена, и его можно вставить в любое сообщение стандартной комбинацией Ctrl+V.
В списке документов действие аналогично: выделите строку с документом, откройте меню «Ещё» и выберите «Получить ссылку». Открывать саму карточку при этом не обязательно.
- 1Откройте карточку документа или найдите его в списке
- 2Нажмите «Ещё» → «Получить ссылку»
- 3Вставьте ссылку из буфера обмена в письмо, задачу или сообщение
- 4Попросите получателя проверить, что документ открывается
Получатель вставляет ссылку через команду «Перейти по ссылке» (обычно доступна в меню «Ещё» в любом разделе или по горячей клавише, в зависимости от настроек интерфейса) либо просто вставляет её в поле перехода. Документ откроется в новом окне.
Как связать документ с другим документом
Если требуется не разовая отправка адреса, а постоянная связь между документами, используйте вкладку «Связи» в карточке документа. Это стандартный способ показать, что, например, дополнительное соглашение относится к договору, а счёт выставлен по конкретному письму.
Откройте карточку документа, перейдите на вкладку «Связи» и нажмите «Добавить». В открывшемся окне выберите тип связи (например, «Относится к», «Является ответом», «Основание») и укажите документ, с которым устанавливается связь. После записи связь будет видна в обеих карточках — у текущего и у связанного документа.
Связанные документы автоматически учитываются при поиске, в отчётах по комплектам и при комплексной работе с предметом процесса. Это главный способ «ссылаться» на документы внутри системы, если связь должна храниться постоянно, а не только в тексте письма.
Тип связи влияет на логику системы: например, связь «Является ответом» используется при отслеживании переписки, а «Основание» — при построении комплектов документов. Выбирайте тип осознанно, а не первый попавшийся, иначе отчёты и маршруты будут работать некорректно.
Как вставить ссылку на документ в письмо или задачу
При отправке письма из встроенной почты 1С:Документооборот ссылку на документ можно вставить прямо в текст. Скопируйте навигационную ссылку способом, описанным выше, и вставьте её в тело письма — получатель внутри системы сможет перейти по ней одним кликом.
В задачах и процессах ссылку удобнее добавлять не текстом, а через механизм предметов: в карточке задачи или процесса есть поле «Предметы», куда документ добавляется как объект. Тогда участники процесса видят документ в специальной области и открывают его напрямую, без поиска ссылки в тексте.
Если письмо уходит внешнему адресату, у которого нет доступа к вашей базе, навигационная ссылка бесполезна — она не откроется. В этом случае либо прикладывайте сам файл к письму, либо используйте внешнюю ссылку на файл (см. следующий раздел).
Как сделать внешнюю ссылку на файл документа
Для передачи документа контрагенту без доступа к базе в некоторых редакциях 1С:Документооборот доступна публикация внешних ссылок на файлы. Функционал включается администратором в настройках программы, поэтому первым шагом убедитесь, что он активен в вашей системе.
Если функция включена, откройте карточку файла (не документа, а именно приложенного файла) и найдите команду публикации ссылки — обычно она называется «Опубликовать ссылку» или находится в меню «Ещё». Система сформирует веб-адрес, который можно отправить внешнему получателю. Файл откроется в браузере без входа в 1С.
Обращайте внимание на срок действия ссылки и права: внешняя ссылка делает файл доступным любому, у кого есть адрес. Для конфиденциальных документов проверьте, предусмотрена ли в вашей конфигурации отмена публикации, и не забывайте отзывать ссылки после передачи.
Как проверить, что ссылка работает
После создания ссылки полезно убедиться, что получатель действительно сможет открыть документ. Проверка занимает меньше минуты и избавляет от повторной переписки.
Для навигационной ссылки вставьте её в команду «Перейти по ссылке» в своём клиенте — документ должен открыться. Затем уточните у получателя, есть ли у него права на этот документ: если документ входит в закрытую папку или ограничен настройками доступа, ссылка у коллеги не сработает.
Для внешней ссылки на файл откройте её в браузере в режиме приватного окна — так вы увидите страницу глазами внешнего получателя. Если файл скачивается или открывается без запроса логина, ссылка работает.
Как проверить результат
Документ открывается в клиенте 1С по команде «Перейти по ссылке»
Сообщение «объект не найден» — документ удалён или ссылка скопирована неполностью
Коллега открывает документ и видит его содержимое
Отказ в доступе — нужно выдать права или отправить файл иначе
Файл открывается или скачивается в приватном окне без авторизации
Ошибка 404 или запрос входа — публикация отозвана или функционал отключён
Ограничения и частые проблемы
Главное ограничение навигационных ссылок — привязка к конкретной базе. После переноса данных в новую базу, восстановления из резервной копии под другим адресом или удаления документа старые ссылки перестают работать. Хранить важные связи только в виде текстовых ссылок в письмах не стоит — для этого существуют связи документов.
Вторая частая проблема — права доступа. Если документ находится в папке с ограниченным доступом или на него действуют настройки прав по подразделениям, ссылка откроется не у всех. Перед массовой рассылкой ссылки проверьте состав группы доступа документа.
Третий момент — версии файлов. Ссылка на документ ведёт на карточку, внутри которой может быть несколько версий файла. Если коллеге нужна конкретная редакция, уточните это в сообщении или дайте ссылку непосредственно на файл нужной версии.
Что важно запомнить
Для быстрой отправки используйте «Ещё» → «Получить ссылку», для постоянной связки документов — вкладку «Связи», для внешнего получателя — публикацию ссылки на файл. Навигационная ссылка работает только внутри базы и при наличии прав у получателя. Внешние ссылки на конфиденциальные файлы публикуйте только с учётом требований безопасности.
Частые вопросы
Почему коллега не может открыть ссылку, которую я отправил?
Чаще всего причина в правах доступа: навигационная ссылка открывает документ только у пользователей, у которых есть права на него. Проверьте, входит ли коллега в группу доступа документа или папки. Вторая возможная причина — ссылка скопирована не полностью или документ был удалён после отправки.
Можно ли отправить ссылку на документ контрагенту, у которого нет 1С?
Навигационную ссылку — нет, она работает только внутри информационной базы. Для внешнего получателя либо приложите сам файл к письму, либо используйте публикацию внешней ссылки на файл, если этот функционал включён администратором в вашей конфигурации.
Чем связь документов отличается от обычной ссылки?
Связь — это зарегистрированное в системе отношение между документами (основание, ответ, приложение), которое хранится постоянно и видно на вкладке «Связи» обеих карточек. Обычная навигационная ссылка — просто текстовый адрес, который можно вставить в любое сообщение, но он нигде не сохраняется в системе как факт связи.
Сохранится ли ссылка после обновления конфигурации?
Обновление конфигурации само по себе навигационные ссылки не ломает — они привязаны к данным, а не к версии программы. Ссылки перестают работать при переносе данных в другую базу, удалении документа или смене способа публикации базы.
Как отозвать опубликованную внешнюю ссылку на файл?
Откройте карточку файла и найдите команду отмены публикации — обычно она расположена рядом с командой создания ссылки в меню «Ещё». После отзыва адрес перестаёт открываться. Если такой команды нет, обратитесь к администратору: возможно, публикация управляется централизованно в настройках обмена.
Можно ли сделать ссылку на конкретную версию файла, а не на весь документ?
Навигационная ссылка ведёт на объект целиком. Если принципиально важна конкретная версия, откройте список версий файла, выделите нужную и скопируйте ссылку на неё через «Ещё» → «Получить ссылку», либо просто укажите в сообщении номер и дату нужной версии.