Документы и Печать · 9 мин
Как сделать справку НДФЛ в 1С Предприятие
Как сформировать справку о доходах и НДФЛ в 1С:Предприятие: где найти документ, как заполнить, проверить данные и выгрузить файл для ФНС или сотрудника.
Справка о доходах и суммах налога физического лица (ранее 2-НДФЛ) формируется в 1С на основе данных учёта зарплаты и налогов. Если расчёт зарплаты ведётся в программе корректно, создание справки занимает несколько минут: достаточно выбрать сотрудника, налоговый период и проверить автоматически заполненные суммы. Проблемы возникают только там, где учёт вёлся с ошибками или документы прошлых периодов не проведены.
Порядок действий зависит от конфигурации: чаще всего справку делают в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или в «1С:Бухгалтерии», если зарплата считается там. В обеих программах есть отдельный документ для справки сотруднику и отдельный механизм для сдачи сведений в налоговую инспекцию в составе расчёта 6-НДФЛ. Важно не путать эти два сценария: справка, выдаваемая работнику «на руки», и сведения, передаваемые в ФНС, формируются по-разному.
Ниже разобраны оба сценария, типичные ошибки заполнения и способы проверить, что справка сформирована корректно и не расходится с данными учёта.
Какая справка нужна: для сотрудника или для налоговой
С 2021 года отдельная форма 2-НДФЛ для сдачи в инспекцию отменена: сведения о доходах физлиц передаются в составе годового расчёта 6-НДФЛ как приложение. При этом для работников справка о доходах по-прежнему оформляется как отдельный документ — её запрашивают банки, посольства, соцзащита и другие организации.
Поэтому первый шаг — определить назначение документа. Если справку просит сотрудник, создаётся документ «Справка о доходах (2-НДФЛ)» по конкретному физлицу. Если нужно отчитаться перед ФНС, используется отчёт 6-НДФЛ с заполненным приложением о доходах, и ручное создание справок по каждому человеку не требуется.
Сравнение вариантов
Отдельный документ по одному физлицу, печатается и выдаётся на руки. Подходит для банков, виз, соцвыплат.
Приложение к годовому расчёту, формируется массово по всем застрахованным лицам и отправляется в ФНС. Для выдачи работнику не предназначено.
Где найти документ в разных конфигурациях
В «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Отчетность, справки» и найдите пункт «Справки сотрудникам» либо сразу «Справка о доходах (2-НДФЛ)» — расположение зависит от версии программы. Для сведений в налоговую используйте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или «6-НДФЛ».
В «1С:Бухгалтерии» перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите «Справки о доходах (2-НДФЛ)». Если зарплата в бухгалтерской программе не ведётся, документ будет пустым — в этом случае справку нужно формировать в той программе, где рассчитываются начисления.
Пошаговое создание справки для сотрудника
Создайте новый документ и заполните ключевые поля. Программа подтянет большинство данных автоматически, но их нужно проверить.
- 1Откройте список справок и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, налоговый период (год) и сотрудника.
- 3Проверьте поле «ОКТМО/КПП» и признак справки (обычно «Исходная»).
- 4Нажмите «Заполнить» — программа подтянет доходы, вычеты и суммы налога по месяцам.
- 5Сверьте итоговые суммы с данными учёта, проведите документ.
- 6Распечатайте справку по кнопке «Печать» или сохраните в PDF.
Признак справки имеет значение: «Исходная» ставится при первом формировании, «Корректирующая» — при исправлении ошибок с указанием номера корректировки, «Аннулирующая» — если справка подана ошибочно. Для справки, выдаваемой работнику, корректировочные признаки обычно не используются.
После заполнения проверьте, что в разделе доходов отражены все месяцы, в которых были выплаты, а в разделе вычетов — предоставленные стандартные, социальные и иные вычеты. Если сотрудник работал неполный год, пустые месяцы в справке отсутствуют, и это нормально.
Если справка нужна за прошлые годы
Программа формирует справку за любой период, по которому сохранились данные учёта. Укажите нужный год в поле «Налоговый период» и заполните документ. Учтите, что форма справки со временем менялась: программа подставит актуальный бланк, который для старых периодов может отличаться от того, что выдавался тогда, — для большинства организаций-получателей это допустимо.
Как проверить правильность заполнения
Главная проверка — сходимость справки с регистрами учёта НДФЛ. Итоговая сумма исчисленного налога в справке должна совпадать с данными отчёта «Анализ НДФЛ» или регистра «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» за тот же год по этому сотруднику.
Обратите внимание на три строки в итоговой части: налог исчисленный, удержанный и перечисленный. В идеальной ситуации по итогам года они равны. Если удержанный налог меньше исчисленного, возможно, часть зарплаты начислена, но не выплачена; если есть сумма «не удержано налоговым агентом» — её нужно разбирать отдельно, так как она влияет на обязанности сотрудника перед ФНС.
Как проверить результат
Совпадает с расчётными листками и отчётом «Анализ НДФЛ» за год
Расходится с учётом — есть непроведённые или исправленные задним числом документы
Суммы равны по итогам года
Есть разница без видимой причины — проверьте выплаты декабря
Отражены все вычеты, на которые сотрудник подавал заявление
Вычет пропущен или завышен — проверьте заявления и право на вычет
Выгрузка и отправка сведений в ФНС
Для сдачи в инспекцию откройте годовой расчёт 6-НДФЛ, заполните приложение со сведениями о доходах физлиц и нажмите «Проверить» — программа выполнит форматно-логический контроль. Затем сформируйте файл выгрузки или отправьте отчёт напрямую через 1С-Отчетность, если она подключена.
Перед отправкой убедитесь, что количество справок в приложении совпадает с количеством лиц, получавших доход, и что контрольные соотношения не выдают ошибок. Файл, который не прошёл форматный контроль, инспекция не примет, и его придётся формировать заново после исправления данных.
Типичные ошибки и способы их устранения
Чаще всего проблемы связаны не с самой справкой, а с состоянием учёта. Документ просто отражает то, что накоплено в регистрах, поэтому «чинить» нужно первичные данные, а не править справку вручную.
Если после исправления учёта справка всё равно заполняется некорректно, попробуйте удалить документ и создать его заново, а также выполнить перепроведение документов по зарплате за период. В сложных случаях помогает отчёт «Анализ НДФЛ по документам-основаниям», который показывает, какие операции попали в налоговый учёт.
Перед массовой формовкой справок в конце года сделайте сверку: сформируйте «Сводную справку 2-НДФЛ» (регистр налогового учёта) по организации и сравните с оборотами по счёту 68.01. Расхождения проще устранить до начала отчётной кампании, чем исправлять десятки справок после.
FAQ: частые вопросы о справке НДФЛ в 1С
Почему справка заполняется пустой, хотя зарплата начислялась?
Чаще всего документы начисления или выплаты не проведены, либо справка создаётся в базе, где зарплата не ведётся. Проверьте журнал начислений за нужный год и убедитесь, что вы работаете в той программе, где рассчитывается НДФЛ. Также проверьте, что выбран правильный налоговый период.
Можно ли сформировать справку уволенному сотруднику?
Да. Увольнение не мешает формированию: выберите сотрудника в документе, укажите нужный год и заполните. Данные по уволенным хранятся в регистрах учёта, и программа подтянет их автоматически. Ограничение — только отсутствие данных за запрошенный период.
Что делать, если в справке есть сумма «налог не удержан»?
Эта сумма появляется, когда доход выплачен, но удержать налог невозможно (например, доход в натуральной форме без денежных выплат). Проверьте, корректно ли отражена такая операция в учёте. Если сумма возникла из-за ошибки, исправьте первичные документы и перезаполните справку.
Нужно ли заверять электронную справку подписью?
Справка, распечатанная из 1С и подписанная руководителем или уполномоченным лицом с печатью организации, действительна на бумаге. Для электронной передачи в банки и госорганы обычно требуется файл, подписанный усиленной квалифицированной подписью, — уточните требования у принимающей стороны.
Как исправить уже выданную справку с ошибкой?
Исправьте данные в учёте (персональные данные — в карточке физлица, суммы — в первичных документах), затем сформируйте новую справку. Если сведения уже ушли в ФНС, подайте корректирующий расчёт 6-НДФЛ с исправленным приложением по этому сотруднику.
Где взять справку, если учёт вёлся в другой программе?
Если зарплата раньше считалась в другой системе, а данные в 1С не переносились, сформировать корректную справку в 1С не получится. Варианты: восстановить справку из старой программы или ввести в 1С начальные остатки по НДФЛ за нужный период и затем сформировать документ.
Что важно запомнить
Справка формируется автоматически из данных учёта: выберите сотрудника и год, заполните документ и сверьте итоги с отчётом «Анализ НДФЛ». Ошибки исправляйте в первичных документах, а не в самой справке. Для ФНС сведения сдаются в составе 6-НДФЛ, для сотрудника — отдельным документом.