Документы и Печать · 11 мин
Как сделать смету в 1С: пошаговое руководство
Как составить смету в 1С: выбор конфигурации, создание документа, добавление работ и материалов, расчёт итогов, печать и типичные ошибки.
Смета в 1С — это документ, который фиксирует перечень работ, материалов и затрат по проекту или заказу с расчётом итоговой стоимости. Способ её создания зависит от конфигурации: в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) смета оформляется через заказ-наряд или документ «Смета», в 1С:ERP и Комплексной автоматизации — через бюджетирование и калькуляции, а для строительных компаний существуют специализированные решения вроде 1С:Смета и отраслевых конфигураций. Прежде чем начинать, определите, какая у вас конфигурация и какая задача: предварительный расчёт для клиента, плановая калькуляция себестоимости или полноценная строительная смета по нормативам.
Общая логика одинакова во всех решениях: создаётся документ, в табличную часть добавляются позиции номенклатуры (работы, материалы, услуги), указываются количества и цены, программа считает итоги, при необходимости применяются наценки, скидки и НДС. Результат выводится на печать в виде согласованной формы или сохраняется как основание для последующих документов — счёта, акта, реализации.
Ниже разобран практический порядок работы на примере типовых механизмов УНФ и общих подходов, применимых в других конфигурациях: подготовка справочников, создание документа, заполнение позиций, проверка расчёта и вывод на печать. Отдельно рассмотрены варианты для строительных смет и типичные ошибки, из-за которых итоги сметы расходятся с фактом.
Какая конфигурация 1С подходит для смет
Перед началом работы важно понять, какой инструмент сметирования доступен в вашей программе. В 1С:УНФ есть встроенный документ «Смета» и механизм заказ-нарядов, где табличная часть «Работы» фактически выполняет роль сметы с последующей привязкой к выполнению. Это удобно для услуг, ремонта, монтажа и небольшого производства.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации прямого документа «смета» нет — там используются ресурсные спецификации, плановые калькуляции и подсистема бюджетирования. Для строительства существуют отраслевые продукты (например, 1С:Смета и конфигурации на базе БИТ.Строительство), которые поддерживают нормативные базы, коэффициенты и формы КС-2, КС-3.
Сравнение вариантов
Подходит для услуг, ремонта, монтажа. Простое заполнение, связь с оплатой и актами. Ограничение: нет строительных нормативов и форм КС.
Подходит для производства и планирования затрат. Требует настройки спецификаций и статей расходов, сложнее в освоении.
Для строительных организаций: нормативные базы, индексы, формы КС-2/КС-3. Требуют отдельной покупки и обновления нормативов.
Подготовка: справочники и цены
Качество сметы на 80% определяется состоянием справочников. Убедитесь, что в номенклатуре заведены все работы и материалы, которые планируете включать: для работ укажите тип «Услуга» или «Работа», для материалов — «Запас» (товар). Для каждой позиции задайте единицу измерения — от неё зависит корректность количества и итогов.
Заполните цены номенклатуры через документ «Установка цен номенклатуры» (в УНФ — раздел «Настройки и администрирование» → «Цены» или прямо из карточки номенклатуры). Если цены не заданы, при заполнении сметы придётся вводить их вручную по каждой строке, что повышает риск ошибки. Полезно завести отдельные виды цен: «Закупочная», «Оптовая», «Розничная» — и указать в смете нужный вид цен, тогда цены подтянутся автоматически.
Если смета регулярно содержит одинаковые наборы работ (например, типовой ремонт), создайте шаблоны: в УНФ это можно сделать через сохранение документа как образца или через механизм комплектов. Это сокращает время подготовки повторных смет до нескольких минут.
Создание документа сметы в УНФ
В 1С:УНФ откройте раздел «Работы» (или «Продажи», в зависимости от настройки интерфейса) и выберите «Сметы» либо «Заказ-наряды». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента (заказчика), дату и при необходимости договор. Если смета готовится под конкретный заказ покупателя, её можно создать на основании заказа — тогда часть данных подставится автоматически.
Заполните табличную часть: добавьте строки, выберите номенклатуру, укажите количество и цену. Программа автоматически рассчитает сумму по строке и общий итог. Если работа требует материалов, удобно разделить табличные части: «Работы» и «Материалы» (в заказ-наряде) — так заказчик видит структуру стоимости, а вы получаете корректное списание материалов при закрытии заказа.
- 1Откройте раздел «Работы» → «Сметы» (или «Заказ-наряды») и нажмите «Создать»
- 2Заполните шапку: организация, контрагент, дата, договор
- 3Добавьте строки работ: номенклатура, количество, цена — сумма посчитается автоматически
- 4Добавьте материалы в отдельную табличную часть, если они входят в стоимость
- 5Проверьте итоговую сумму, НДС и примените скидку/наценку при необходимости
- 6Запишите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»
Заполнение позиций: работы, материалы, наценки
Работы добавляйте с реальными трудозатратами или расценками за единицу. Если цена формируется от нормы времени, используйте в УНФ механизм норм времени в карточке работы — тогда при изменении объёма стоимость пересчитается корректно. Материалы добавляйте с учётом нормы расхода: например, не «краска — 1 шт.», а «краска — 2,5 л» по фактической потребности объекта.
Наценки и скидки в УНФ применяются через механизм скидок/наценок (кнопка в табличной части или автоматические скидки по условиям). Учтите: скидка на отдельную строку и скидка на документ в целом распределяются по-разному, и это влияет на сумму НДС по строкам. Перед печатью сверьте итог «Всего» с ожидаемой суммой договора.
Проверка расчёта перед выдачей заказчику
Прежде чем отправлять смету клиенту, выполните контрольную проверку. Сверьте итоговую сумму документа с суммой по строкам, убедитесь, что НДС выделен или включён в соответствии с вашей системой налогообложения, и что печатная форма содержит все необходимые реквизиты: наименование организации, заказчика, номер и дату документа, подписи.
Полезно проверить смету «от обратного»: пересчитайте вручную две-три строки (количество × цена) и сравните с программой. Если позиций много, используйте итог по группам. Расхождения чаще всего возникают из-за округления цен с копейками или применённой скидки, о которой забыли.
Как проверить результат
Равна сумме по строкам с учётом скидок и совпадает с условиями договора
Итог отличается — ищите строку с ручной правкой цены или неприменённой скидкой
Ставка и сумма налога соответствуют системе налогообложения организации
НДС отсутствует у плательщика налога или начислен у неплательщика
Есть реквизиты сторон, номер, дата, детализация работ и материалов
Форма пустая или без подписей — проверьте настройки печатного макета
Печать и согласование сметы
Для вывода на печать нажмите кнопку «Печать» в документе и выберите форму. В типовой УНФ доступны варианты сметы; если стандартный макет не подходит, его можно доработать через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм» — редактирование доступно встроенным редактором без программирования, но требует аккуратности: измените копию макета, а не оригинал.
Согласованную с заказчиком смету зафиксируйте: проведите документ, а при изменениях создавайте новую версию сметы или корректировку, не редактируя задним числом уже согласованный документ. Это сохранит историю и убережёт от споров о том, какая версия была утверждена.
Строительная смета: особенности
Если речь о строительной смете с нормативами (ГЭСН, ФЕР, ТЕР), типовых УНФ и бухгалтерии недостаточно — там нет нормативных баз, индексов пересчёта в текущие цены и форм КС-2, КС-3, КС-6а. Для таких задач используются специализированные решения: 1С:Смета или отраслевые конфигурации партнёров. В них смета строится по позициям расценок, к которым применяются коэффициенты, накладные расходы и сметная прибыль.
Альтернатива для небольших объёмов — вести расчёт в привычном сметном ПО (например, Гранд-Смета) и загружать итоги в 1С для учёта, либо использовать обработки обмена. Такой вариант дешевле, но требует ручной сверки данных между программами.
Как выбрать действие
Частые вопросы о сметах в 1С
Что важно запомнить
Смета строится на подготовленных справочниках и ценах: сначала номенклатура и виды цен, затем документ, проверка итогов и печать. Для услуг достаточно УНФ, для строительства нужны отраслевые решения с нормативными базами.
В какой 1С есть готовый документ «Смета»?
Готовый документ «Смета» есть в 1С:Управление нашей фирмой, а роль сметы также выполняет заказ-наряд. В 1С:Бухгалтерии отдельной сметы нет — там используют счёт на оплату с детализацией или сторонние печатные формы. В ERP и КА вместо сметы применяются калькуляции и бюджеты.
Как добавить в смету свои коэффициенты и наценки?
В УНФ используйте механизм скидок и наценок: наценку можно задать проценtом на строку или на документ. Более сложные формулы (коэффициенты по видам работ) реализуются через виды цен с расчётом от базового либо через доработку конфигурации программистом.
Можно ли сделать смету на основании заказа покупателя?
Да. В УНФ смета и заказ-наряд создаются на основании заказа покупателя — данные контрагента и позиции подставятся автоматически. Это удобно, когда смета уточняет уже согласованный заказ.
Как изменить печатную форму сметы под свою компанию?
Откройте «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм», найдите макет сметы, скопируйте его и отредактируйте во встроенном редакторе: добавьте логотип, реквизиты, измените колонки. Сохраните и проверьте вывод на тестовом документе.
Что делать, если итог сметы не сходится с суммой по строкам?
Проверьте строки с вручную изменённой ценой или суммой, применённые скидки (они могли не пересчитаться после редактирования) и округление цен. Переоткройте документ и пересчитайте итоги кнопкой обновления; при необходимости удалите и заново добавьте проблемную строку.
Подходит ли 1С для строительных смет по ГЭСН и ФЕР?
Типовые конфигурации общего назначения нормативные базы не содержат. Для смет по ГЭСН/ФЕР/ТЕР с индексами и формами КС-2, КС-3 используют специализированные решения на платформе 1С или отдельное сметное ПО с последующей выгрузкой итогов в учётную систему.