Документы и Печать · 12 мин
Как сделать скан в 1С: настройка сканера и сканирование документов
Как сделать скан в 1С: подключение сканера, настройка потокового сканирования в 1С:Документооборот и Бухгалтерии, прикрепление файлов, типичные ошибки.
Сканирование документов в 1С нужно в двух типовых ситуациях: прикрепить скан первички (накладной, акта, счёта) к документу в базе или организовать потоковый ввод бумажных документов с распознаванием. В обоих случаях работа строится через стандартный механизм присоединённых файлов, а для массового сканирования используется рабочее место сканирования в 1С:Документооборот или внешние программы сканирования с последующей загрузкой.
Важно понимать сразу: типовые конфигурации вроде 1С:Бухгалтерии не управляют сканером напрямую «из коробки» в полном объёме. Они умеют принимать уже готовые файлы и в ряде конфигураций — вызывать диалог сканирования через интерфейс TWAIN/WIA, если на компьютере установлены драйверы устройства. Поэтому первый шаг всегда один — убедиться, что сканер корректно работает в операционной системе.
Ниже разобраны все рабочие сценарии: от разового прикрепления скана к документу до настройки потокового сканирования, а также типичные ошибки и способы проверить результат.
Что понадобится перед началом работы
Для сканирования из 1С потребуется: сам сканер или МФУ с установленными драйверами, права пользователя на добавление файлов в базу и, для прямого сканирования, поддержка устройством интерфейса TWAIN или WIA. Большинство современных устройств поддерживают оба стандарта, но проверить это стоит заранее — в документации к устройству или просто попробовав просканировать через стандартную утилиту Windows «Факсы и сканирование».
Если сканер сетевой и подключён к другому компьютеру, прямое сканирование из 1С может быть недоступно. В этом случае рабочая схема такая: сканировать на сетевую папку штатными средствами МФУ, а затем загружать файлы в 1С вручную или через автоматическую загрузку из каталога (такая возможность есть, например, в 1С:Документооборот).
Как прикрепить готовый скан к документу
Самый простой и универсальный способ — сначала отсканировать документ любой программой (штатной утилитой сканера, «Факсы и сканирование» в Windows), сохранить файл в PDF, JPEG или TIFF, а затем прикрепить его к документу в 1С. Этот способ работает во всех типовых конфигурациях без какой-либо настройки.
Откройте нужный документ (например, «Поступление товаров и услуг»), найдите кнопку со скрепкой или команду «Прикрепить» на панели присоединённых файлов. В открывшемся диалоге выберите файл скана. После прикрепления файл сохраняется либо в информационной базе, либо в томах на диске — это зависит от настройки хранения файлов, которую задаёт администратор.
Проверить результат просто: в списке присоединённых файлов документа должен появиться новый элемент, и по двойному щелчку файл открывается для просмотра. Если база файловая и лежит в общей папке, учитывайте, что большие сканы заметно увеличивают размер базы — при массовом сканировании лучше заранее настроить хранение файлов в томах.
- 1Отсканируйте документ штатной программой сканера и сохраните файл (PDF, JPEG или TIFF)
- 2Откройте нужный документ в 1С
- 3Нажмите кнопку со скрепкой или команду «Прикрепить» на панели присоединённых файлов
- 4Выберите файл скана и подтвердите добавление
- 5Откройте прикреплённый файл двойным щелчком и убедитесь, что скан читаемый и полный
Как сканировать напрямую из 1С
В конфигурациях с развитой работой с файлами — в первую очередь 1С:Документооборот — есть встроенная команда сканирования. Она вызывает диалог сканера через TWAIN/WIA, и готовое изображение сразу попадает в базу как присоединённый файл, минуя промежуточное сохранение на диск.
Порядок действий: откройте карточку документа или справочника «Файлы», выберите команду «Сканировать» (она может находиться в меню «Ещё» или на панели присоединённых файлов). Если на компьютере несколько сканеров, программа предложит выбрать устройство. Далее откроется диалог драйвера сканера, где задаются разрешение, цветность и область сканирования. После завершения сканирования изображение автоматически прикрепляется к объекту.
Если команды сканирования в интерфейсе нет, это обычно означает одно из двух: либо конфигурация не поддерживает прямое сканирование (тогда используйте прикрепление файлов), либо не установлен TWAIN-драйвер устройства. Во втором случае установите полный пакет драйверов с сайта производителя сканера — урезанные драйверы WIA иногда не дают нужного диалога.
Потоковое сканирование в 1С:Документооборот
Когда документов много — десятки и сотни в день — прикреплять каждый скан вручную нерационально. В 1С:Документооборот для этого предусмотрено рабочее место потокового сканирования: документы загружаются пачкой в автоподатчик, сканируются подряд, а затем разбиваются на отдельные файлы и привязываются к карточкам.
Типовая схема настройки: в разделе настроек работы с файлами укажите параметры сканирования по умолчанию — разрешение (для архивного хранения обычно достаточно 200–300 dpi), формат (многостраничный TIFF или PDF) и цветность. Затем в рабочем месте сканирования выберите устройство и запустите процесс. Программа покажет полученные страницы, где их можно повернуть, удалить лишние и разрезать пакет на отдельные документы.
Альтернатива для конфигураций без потокового сканирования — автозагрузка из каталога. Настройте МФУ на сохранение сканов в сетевую папку, а в 1С:Документооборот настройте загрузку файлов из этой папки по расписанию. Файлы будут попадать в базу автоматически, останется только разнести их по документам.
Способы получить скан в 1С
Универсально, работает в любой конфигурации. Подходит для разовых сканов, но медленно при больших объёмах.
Быстрее на 1–5 документов за раз. Требует установленных драйверов и поддержки в конфигурации.
Для десятков и сотен документов в день с автоподатчиком. Требует настройки и дисциплины разбора пакетов.
Удобно для сетевых МФУ без TWAIN. Файлы попадают в базу автоматически, но привязку к документам делает пользователь.
Распознавание текста и автоматический ввод документов
Скан сам по себе — это картинка: поиск по его содержимому в 1С невозможен, пока не выполнено распознавание. В 1С:Документооборот есть интеграция с механизмами OCR: при загрузке скана можно запустить распознавание, и текст сохранится вместе с файлом, что даст полнотекстовый поиск по содержимому документов.
Для автоматического ввода первичных документов (когда из скана накладной создаётся заполненный документ «Поступление») используются специализированные сервисы и решения класса «ввод первички из сканов». Они извлекают реквизиты — номер, дату, контрагента, суммы — и передают их в 1С. Точность распознавания зависит от качества скана, поэтому для таких сценариев критичны разрешение не ниже 300 dpi и отсутствие перекосов.
Практическая граница: даже хорошие системы распознавания требуют обязательной визуальной проверки оператором. Полностью автоматический ввод без контроля допустим только для типовых документов с проверенными поставщиками, иначе ошибки в суммах и реквизитах попадут в учёт.
Настройка качества и формата сканов
Выбор параметров сканирования — это баланс между читаемостью и размером файла. Для текстовых документов обычно достаточно 200–300 dpi в оттенках серого: текст остаётся чётким, а файл компактным. Цветное сканирование оправдано, когда важны печати и подписи в цвете, но файл получается в несколько раз больше.
По форматам: PDF удобен для многостраничных документов и просмотра на любом устройстве, TIFF традиционно используется в архивном деле, JPEG подходит только для одностраничных изображений и заметно проигрывает в качестве текста при сильном сжатии. Для юридически значимого электронного архива заранее уточните требования к формату у вашего архива или в методических материалах по делопроизводству.
Если сканы получаются слишком большими и база быстро растёт, не уменьшайте разрешение ниже читаемого уровня — лучше перенастройте хранение присоединённых файлов в томах на диске и настройте сжатие. Чёрно-белый режим (1 бит) даёт минимальный размер, но годится только для чистого текста без серых печатей.
Как проверить качество скана
Мелкий шрифт и реквизиты читаются без увеличения
Буквы расплываются, мелкие цифры сливаются
Все страницы документа присутствуют и в правильном порядке
Пропущены страницы, есть дубли или чужие листы
Страницы прямые, поля не обрезаны
Перекос, обрезанные подписи или печати
Файл открывается быстро, размер разумный для числа страниц
Одна страница весит десятки мегабайт
Типичные ошибки и их устранение
Наиболее частая проблема — 1С не видит сканер при попытке прямого сканирования. Причины по убыванию вероятности: не установлен TWAIN-драйвер (поставьте полный пакет с сайта производителя), сканер сетевой и доступен только через WIA (используйте сканирование в папку), либо 1С запущена в веб-клиенте, где доступ к локальным устройствам ограничен. В веб-клиенте прямое сканирование обычно недоступно — работайте через тонкий клиент.
Вторая группа ошибок связана с правами: пользователь не может прикрепить файл, потому что у него нет прав на добавление присоединённых файлов к данному типу объектов. Это решается настройкой ролей администратором, а не переустановкой программы.
Третья типичная ситуация — скан прикрепили не к тому объекту или дублируют один и тот же файл к нескольким документам. Периодически проверяйте базу на дубли (в Документообороте есть отчёты по файлам) и удаляйте лишние копии — они раздувают базу и путают пользователей при поиске.
Когда привлекать специалиста
Разовое прикрепление сканов и настройка параметров сканирования — задачи пользовательского уровня, они безопасны и не требуют вмешательства в конфигурацию. Но есть ситуации, где самостоятельные действия рискованны: перенос хранения присоединённых файлов из базы в тома, настройка регламентных заданий автозагрузки, доработка конфигурации под нестандартный сканер или интеграция с внешней системой распознавания.
В этих случаях сначала сделайте полную резервную копию базы, а изменения выполняйте на копии или привлеките специалиста по 1С. Потеря присоединённых файлов при неудачной настройке хранения — одна из самых тяжёлых аварий: сами документы остаются, а сканы первички пропадают.
Что важно запомнить
Разовый скан проще всего прикрепить к документу как файл; прямое сканирование требует TWAIN-драйвера и тонкого клиента; массовый ввод делается через потоковое сканирование или автозагрузку из папки; качество 200–300 dpi обязательно, а перед изменением настроек хранения файлов нужна резервная копия.
Частые вопросы
Почему в 1С нет кнопки «Сканировать»?
Команда прямого сканирования есть не во всех конфигурациях — в основном в 1С:Документооборот и отраслевых решениях. В типовой Бухгалтерии и Управлении торговлей стандартный путь — прикрепить готовый файл через кнопку со скрепкой. Также проверьте, что работаете в тонком клиенте, а не в браузере.
Можно ли сканировать с сетевого МФУ в 1С?
Да, но чаще всего не напрямую. Настройте на МФУ сканирование в сетевую папку (Scan to Folder), а затем загружайте файлы в 1С вручную или настройте автоматическую загрузку из каталога в 1С:Документооборот.
Какой формат выбрать для сканов первички?
Для многостраничных документов удобнее PDF, для архивного хранения часто используют TIFF. Разрешение — 200–300 dpi. JPEG подходит только для одиночных страниц и хуже сохраняет текст при сжатии.
Сканер работает в Windows, но 1С его не видит. Что делать?
Установите полный пакет драйверов производителя с поддержкой TWAIN — стандартный драйвер Windows часто даёт только WIA. Также убедитесь, что 1С запущена в тонком клиенте: в веб-клиенте доступ к локальному сканеру ограничен.
База сильно выросла из-за сканов. Как это исправить?
Переведите хранение присоединённых файлов из базы в тома на диске — настройка выполняется администратором в параметрах работы с файлами. Перед переносом обязательно сделайте резервную копию и проверьте на копии, что файлы открываются после изменения настроек.