Как сделать счет на оплату в 1С УНФ

Счет на оплату в 1С:Управление нашей фирмой — это документ, который фиксирует обязательство покупателя оплатить товары или услуги и служит основанием для отгрузки и контроля задолженности. В УНФ счет можно создать как отдельно, так и на основании заказа покупателя или коммерческого предложения, что заметно ускоряет работу менеджеров.

Правильно оформленный счет автоматически подтягивает реквизиты вашей организации и контрагента, рассчитывает НДС, формирует печатную форму и участвует в отчетах по дебиторской задолженности. Поэтому важно не просто «заполнить бумажку», а корректно оформить документ в программе: от этого зависят взаиморасчеты, акты сверок и корректность оплаты со стороны клиента.

Ниже разобран полный цикл работы со счетом в УНФ: подготовка справочников, создание документа разными способами, печать и отправка, контроль оплаты, а также типичные ошибки и ответы на частые вопросы.

Подготовка: что проверить перед созданием счета

Прежде чем выставлять первый счет, убедитесь, что в базе корректно заполнены основные справочники. Без этого счет будет формироваться с пустыми или неверными реквизитами, и клиент может отклонить оплату.

Во-первых, проверьте карточку вашей организации: раздел «Компания» → «Организации». Должны быть указаны ИНН, КПП, юридический адрес и, что особенно важно для счета, банковские реквизиты — расчетный счет, банк, БИК и корреспондентский счет. Именно эти данные попадут в печатную форму.

Во-вторых, заведите контрагента-покупателя с ИНН и наименованием. Если клиент работает по договору, создайте договор в карточке контрагента — УНФ будет подставлять его в документы автоматически. В-третьих, проверьте номенклатуру: у товаров и услуг должны быть заданы цены (виды цен заполняются в разделе «Настройки» → «Ценообразование») и корректные ставки НДС.

Создание счета с нуля через раздел «Продажи»

Основной способ — ручное создание документа. Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Счета на оплату». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где последовательно заполняются поля.

Укажите организацию (если их несколько), покупателя и договор. Затем заполните табличную часть: добавьте строки с номенклатурой, количеством и ценой. Программа сама рассчитает сумму по строке и итог по документу, а также выделит НДС, если он предусмотрен вашей системой налогообложения. Если работаете без НДС, проверьте, что в документе выбран соответствующий вариант налогообложения — иначе в печатной форме появится лишняя строка с налогом.

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Документ получит номер и дату, которые увидит клиент. Дату при необходимости можно изменить, но помните: счет должен соответствовать реальному моменту выставления, чтобы не было расхождений в акте сверки.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, покупателя и договор
3. 3
   Добавьте товары и услуги в табличную часть, проверьте цены и количество
4. 4
   Убедитесь в корректности НДС и итоговой суммы
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму
6. 6
   Отправьте счет клиенту по email или распечатайте

Выставление счета на основании заказа покупателя

Если в компании ведутся заказы покупателей, выставлять счет удобнее на их основании — тогда не придется вручную переносить позиции, а связь документов сохранится для аналитики. Откройте нужный заказ в разделе «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Счет на оплату».

Программа перенесет в счет контрагента, договор и всю табличную часть заказа с ценами и скидками. При этом вы можете отредактировать состав: например, выставить счет на частичную предоплату, удалив часть строк или изменив количество. Связь с заказом сохранится, и в дальнейшем по заказу будет видно, какие счета выставлены и оплачены ли они.

Аналогично счет создается из коммерческого предложения или из карточки события в CRM-блоке, если сделка ведется через него. Это удобно, когда менеджер работает с клиентом от первого контакта до оплаты в одной цепочке документов.

Способы создания счета

Вручную с нуля

Подходит для разовых продаж без заказа. Полный контроль, но все поля заполняются вручную

На основании заказа

Быстро и без ошибок в позициях; сохраняется связь для контроля оплаты и отгрузки по заказу

Из коммерческого предложения

Удобно при длинном цикле сделки: КП превращается в счет без повторного ввода

Печать и отправка счета клиенту

Из проведенного документа доступна печатная форма счета. Нажмите кнопку «Печать» и выберите «Счет на оплату». В форму подставляются реквизиты организации и покупателя, таблица с позициями, сумма прописью и, при наличии настройки, подписи руководителя и бухгалтера.

Если нужен логотип, факсимиле или печать организации на документе, это настраивается в карточке организации — загрузите изображения в соответствующие поля, и они появятся на печатной форме. Также можно отредактировать макет: в УНФ печатные формы строятся на основе редактируемых шаблонов.

Отправить счет можно прямо из программы: кнопка с конвертом или команда «Отправить по email» сформирует письмо с вложенным PDF. Для этого должна быть настроена учетная запись электронной почты в разделе администрирования. Такой способ быстрее, чем сохранять файл и прикреплять его вручную, а в истории взаимодействий останется след отправки.

Контроль оплаты и связь с оплатой

Выставленный счет сам по себе не закрывается автоматически — оплату нужно зарегистрировать. Когда деньги приходят на расчетный счет, создайте документ «Поступление на счет» (раздел «Деньги») и укажите в нем счет на оплату как основание. Тогда программа свяжет оплату со счетом, и задолженность по нему закроется.

Состояние оплаты видно прямо в журнале счетов: УНФ показывает статусы оплаты по документам, если включен соответствующий учет. Кроме того, взаиморасчеты с клиентом проверяются отчетами «Дебиторская задолженность» и «Взаиморасчеты с контрагентами» в разделе «Деньги» или «Анализ».

Если клиент оплатил частично, зафиксируйте фактическую сумму поступления — программа покажет остаток долга. Это удобно при работе с предоплатой в несколько этапов: по одному счету может быть зарегистрировано несколько платежей.

Контрольные точки

Как проверить, что счет оформлен правильно

Реквизиты на печатной форме

Норма

Банк, расчетный счет, ИНН совпадают с актуальными данными организации

Тревожный признак

Пустые поля, старый расчетный счет, ошибка в ИНН

Сумма и НДС

Норма

Итог совпадает с договоренностью, НДС выделен или корректно отсутствует

Тревожный признак

Лишняя строка НДС при работе без налога, расхождение копеек

Статус оплаты

Норма

После поступления денег счет отображается как оплаченный

Тревожный признак

Оплата есть, а счет висит неоплаченным — платеж не привязан к счету

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — неверные банковские реквизиты в печатной форме. Причина почти всегда в том, что в карточке организации заведено несколько банковских счетов, а основной не назначен или устарел. Проверяйте, какой счет подставляется в документ, особенно после смены банка.

Вторая типичная ошибка — выставление счета с НДС при работе на упрощенке без налога. В этом случае клиент может ошибочно принять налог к вычету, а вам придется объясняться и переделывать документ. Настройте налогообложение в учетной политике организации и проверяйте поле НДС в каждом счете.

Третья ошибка — удаление или ручная правка оплаченного счета. Если по счету уже зарегистрировано поступление денег, изменение суммы приведет к расхождениям во взаиморасчетах. Корректный путь — создать новый счет или скорректировать заказ, а не переписывать оплаченный документ.

Частые вопросы по счетам в УНФ

Можно ли изменить номер счета вручную?

Да, номер документа редактируется при создании или через команду изменения номера, если у пользователя есть соответствующие права. Учтите, что нарушение сквозной нумерации затруднит поиск документов и может вызвать вопросы при сверке с клиентами.

Как выставить счет в валюте?

Выберите договор с контрагентом, в котором указана валюта расчетов, — документ автоматически переключится на валютный режим. Суммы будут указаны в валюте, а для учета программа пересчитает их по курсу на дату счета.

Что делать, если клиент просит счет с другой датой?

Дату документа можно изменить до момента оплаты, но злоупотреблять этим не стоит: дата счета должна соответствовать реальному выставлению. Если счет уже оплачен, корректнее создать новый документ, а не переписывать старый.

Как добавить на счет логотип и печать организации?

Откройте карточку организации и загрузите изображения логотипа, подписи и печати в предназначенные для этого поля. После этого они автоматически появятся на печатной форме счета. Проверьте результат на тестовом документе, прежде чем отправлять клиенту.

Почему счет не попадает в отчет по задолженности?

Сам счет — это не долг, а лишь требование об оплате. Задолженность формируется при отгрузке (расходная накладная, акт) или при поступлении аванса. Если нужно видеть неоплаченные счета, используйте статусы оплаты в журнале счетов и отчеты по заказам покупателей.

Можно ли отправить счет клиенту прямо из программы?

Да, если в настройках администрирования подключена учетная запись электронной почты. Из документа доступна команда отправки, которая формирует письмо с PDF-вложением. Без настроенной почты счет сохраняется в файл и отправляется вручную.