Как сделать счет на оплату в 1С 8: полная инструкция

Счет на оплату — документ, который продавец выставляет покупателю для перечисления денег за товары или услуги. В «1С:Бухгалтерии 8» он оформляется за пару минут, если справочники контрагентов и номенклатуры уже заполнены. Документ не формирует проводок и не влияет на учет — это чисто расчетный документ, поэтому ошибиться в нем не страшно: счет всегда можно исправить или удалить.

Порядок действий почти одинаков в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8.3», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация»: создается документ «Счет на оплату покупателю», заполняются шапка и табличная часть, затем счет распечатывается или отправляется контрагенту электронно. Ниже разобран каждый шаг, включая настройку печатной формы и типичные ошибки.

Где находится документ «Счет на оплату» в 1С 8

В «1С:Бухгалтерии 8.3» счет на оплату находится в разделе «Продажи» → «Счета покупателям». В некоторых конфигурациях тот же документ доступен из раздела «Покупки и продажи» или «CRM и маркетинг» — зависит от версии и настроек интерфейса. Если раздел «Продажи» не виден, проверьте права пользователя и настройки функциональности: раздел «Администрирование» → «Функциональность».

Быстрый способ найти документ — воспользоваться строкой поиска в правом верхнем углу окна программы или нажать «Добавить» в меню «Создать» главной панели. В «1С:УНФ» документ называется «Счет на оплату» и находится в разделе «Продажи».

Если счетов в базе еще нет, откроется пустой журнал с кнопкой «Создать». Если счета уже выставлялись, в списке будут видны номер, дата, контрагент и сумма каждого документа — по этим полям удобно искать нужный счет позже.

Создание счета: заполнение шапки документа

Нажмите кнопку «Создать». Программа откроет форму нового документа, где номер и дата подставляются автоматически — менять их обычно не требуется. Дата счета влияет только на срок оплаты и очередность нумерации, на учет она не влияет.

Заполните поля шапки в таком порядке:

• Организация — если в базе ведется одна организация, поле заполнится само. При нескольких организациях выберите ту, от имени которой выставляется счет: от этого зависят реквизиты в печатной форме.
• Контрагент — покупатель. Начните вводить название или ИНН, и программа предложит варианты из справочника. Если контрагента нет, создайте его прямо из формы: достаточно указать наименование, ИНН и адрес.
• Договор — подтянется автоматически, если у контрагента один договор с видом «С покупателем». При нескольких договорах выберите нужный — от него зависят условия оплаты и валюта.
• Банковский счет — счет вашей организации, на который покупатель переведет деньги. Реквизиты попадут в печатную форму, поэтому проверьте их особенно внимательно.

Заполнение табличной части: товары и услуги

В табличной части «Товары и услуги» нажмите «Добавить» и выберите позицию из справочника номенклатуры. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма строки рассчитается автоматически, как и итоговая сумма счета внизу документа.

Если номенклатуры еще нет в справочнике, создайте ее кнопкой «Создать» в поле выбора: укажите наименование, единицу измерения и вид номенклатуры (товар или услуга). От вида зависит, как счет будет связан с последующими документами — реализацией товаров или актом оказания услуг.

Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры или настроек организации. Если организация работает без НДС (например, на упрощенной системе), выберите ставку «Без НДС» — в печатной форме появится соответствующая пометка. Проверьте ставку в каждой строке: смешение ставок 20% и «Без НДС» в одном счете допустимо, но должно быть осознанным.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и банковский счет
3. 3
   Добавьте товары или услуги, укажите количество, цены и ставки НДС
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
5. 5
   Распечатайте счет или отправьте его контрагенту по электронной почте

Проведение, печать и отправка счета

После заполнения нажмите «Провести». Документ сохранится в журнале и получит окончательный номер. Проводок при этом не создается — счет на оплату в бухгалтерском и налоговом учете не участвует, это только основание для платежа.

Для печати нажмите кнопку «Печать» → «Счет на оплату». Откроется предварительный просмотр типовой формы. Если в организации принято ставить печать и подписи, проверьте, что в справочнике «Организации» загружены изображения подписей руководителя и главного бухгалтера — тогда они подставятся в форму автоматически.

Отправить счет можно прямо из 1С: кнопка с изображением конверта или команда «Отправить по электронной почте» сформирует письмо с вложением в формате PDF. Для этого должна быть настроена учетная запись почты в разделе «Администрирование» → «Органайзер» → «Настройки электронной почты». Также счет можно сохранить в PDF или Excel через кнопку «Сохранить» в окне предпросмотра.

Настройка печатной формы и нумерации

Типовая печатная форма счета устраивает большинство организаций, но ее можно дополнить. В форме счета по кнопке «Еще» доступны варианты изменения макета: добавление логотипа, изменение текста условий оплаты, вывод дополнительных реквизитов. Логотип и факсимиле загружаются в карточке организации в разделе «Логотип и печать».

Нумерация счетов ведется автоматически и сквозная в пределах года. Если нужен префикс (например, по организации или подразделению), он задается в настройках нумерации. Вручную менять номер не рекомендуется: программа при следующем создании документа может выдать дубль, и в журнале появятся два счета с одинаковыми номерами.

Если типовой формы недостаточно — например, нужен счет с колонкой «Скидка» или особой структурой — макет дорабатывается программистом через конфигуратор. Для большинства задач проще использовать внешнюю печатную форму, которую подключают через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки», не изменяя конфигурацию.

Поле «Комментарий» в счете видно только внутри программы и не выводится на печать. А вот текст «Условия оплаты» или назначение платежа, которое вы хотите показать клиенту, нужно добавлять в печатную форму или в сопроводительное письмо при отправке по почте.

Счет на основании других документов и оплата

Счет удобно создавать не с нуля, а на основании другого документа: заказа покупателя, коммерческого предложения или реализации. Откройте документ-основание, нажмите «Создать на основании» → «Счет покупателю» — контрагент, договор и табличная часть заполнятся автоматически, останется проверить цены и провести.

Когда покупатель оплатит счет, поступление денег отразится документом «Поступление на расчетный счет» (или «Приходный кассовый ордер» при оплате наличными). При загрузке выписок из банка программа сама подберет счет по контрагенту и сумме, если в платежном поручении указан номер счета. Связь оплаты со счетом видно в журнале счетов — у оплаченных документов меняется статус или появляется отметка об оплате.

Если оплата прошла частично, счет останется в состоянии «частично оплачен». Это нормально: по одному счету может быть несколько платежей. Контролировать долги по счетам удобно через отчет «Задолженность покупателей» или «Анализ неоплаченных счетов» в разделе «Продажи».

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета

Норма

Верные реквизиты организации и банка, правильный контрагент, итоговая сумма совпадает с договоренностью

Тревожный признак

Ошибки в ИНН или номере счета, не та организация, расхождение суммы

Статус в журнале счетов

Норма

Документ проведен, после оплаты появилась отметка об оплате

Тревожный признак

Счет не проведен (помечен серым) или оплата не связана со счетом

Ставки НДС

Норма

Ставка соответствует системе налогообложения организации

Тревожный признак

В счете НДС 20% у организации на УСН без НДС

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — неверные реквизиты банка в печатной форме. Причина обычно в том, что у организации несколько расчетных счетов, а в документ подставился не тот. Исправление: откройте счет, выберите правильный банковский счет в шапке, перепроведите документ и заново распечатайте. Если счет уже отправлен клиенту, вышлите исправленную версию с пояснением.

Вторая типичная ситуация — счет выставлен не тому контрагенту. Пока по счету нет оплаты и связанных документов, его можно просто отредактировать или пометить на удаление. Если оплата уже поступила, счет не удаляйте: исправьте реквизиты или создайте корректный счет, а ошибочный оставьте с комментарием, чтобы сохранить историю взаиморасчетов.

Иногда пользователи не могут найти созданный счет в журнале. Проверьте отборы в списке: возможно, установлен фильтр по периоду или организации. Также убедитесь, что документ был проведен, а не просто записан — непроведенные счета в некоторых настройках журнала скрываются.

FAQ: частые вопросы о счетах на оплату в 1С 8

Влияет ли счет на оплату на бухгалтерский учет и отчетность?

Нет. Счет на оплату не формирует проводок, не попадает в книгу покупок или продаж и не влияет на декларации. Это информационный документ для покупателя. Учетные записи появляются только при оплате (поступление денег) и отгрузке (реализация).

Можно ли изменить счет после того, как он отправлен клиенту?

Да, технически счет можно отредактировать и перепровести в любой момент, если по нему нет связанных документов оплаты. После изменения обязательно отправьте клиенту актуальную версию и сообщите, что прежний счет недействителен, чтобы избежать оплаты по старым реквизитам или сумме.

Как выставить счет без НДС, если организация на УСН?

В табличной части счета в колонке «Ставка НДС» выберите значение «Без НДС» для каждой строки. Если ставка подставляется автоматически, проверьте карточку номенклатуры и настройки учетной политики организации — там должен быть указан режим без НДС.

Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры в 1С?

Счет на оплату — это запрос денег от покупателя, он не участвует в налоговом учете. Счет-фактура — налоговый документ для НДС, который оформляется по факту отгрузки или аванса на основании реализации или поступления оплаты. В 1С это разные документы с разными журналами.

Как узнать, оплатил ли клиент выставленный счет?

Откройте журнал «Счета покупателям»: у оплаченных документов отображается статус оплаты или сумма задолженности. Также можно открыть сам счет — внизу формы есть ссылка на связанные документы оплаты. Для массового контроля используйте отчет «Задолженность покупателей по срокам долга».

Можно ли выставить счет в валюте?

Да, если в договоре с контрагентом указана валюта расчетов. Создайте или выберите договор в валюте — тогда цены и итог счета будут в ней, а в печатной форме отобразится валюта документа. Оплата по такому счету регистрируется валютным документом с пересчетом по курсу.