Документы и Печать · 11 мин
Как сделать счет-фактуру в 1С: Управление торговлей
Пошаговая инструкция: как создать счет-фактуру в 1С Управление торговлей 11 на основании реализации, проверить номер, дату, НДС и распечатать документ.
Счет-фактура в «1С: Управление торговлей» (редакция 11) почти никогда не создается «с нуля» вручную: документ формируется автоматически на основании реализации товаров и услуг, акта или корректировки реализации. Такой подход исключает расхождения между отгрузкой и счетом-фактурой: сумма НДС, контрагент, договор и номенклатура подтягиваются из исходного документа, а вам остается проверить номер, дату и код вида операции.
Перед началом работы убедитесь, что в карточке организации заполнены ИНН, КПП и юридический адрес, а у контрагента указаны корректные реквизиты. Без этих данных счет-фактура сформируется, но будет содержать ошибки, которые придется исправлять отдельно. Также проверьте, что в учетной политике организации выбран правильный режим налогообложения: для плательщика УСН счет-фактура в общем случае не требуется, и программа поведет себя иначе.
Ниже разобраны основные сценарии: выставление счета-фактуры на отгрузку, на аванс, корректировочный документ, а также печать, исправление ошибок и типичные проблемы.
Где в программе находятся счета-фактуры
Журнал выданных счетов-фактур расположен в разделе «Продажи» → «Счета-фактуры выданные». Полученные документы от поставщиков находятся в разделе «Закупки» → «Счета-фактуры полученные». Если вы не видите этих пунктов, проверьте права пользователя и включенные функциональные опции в разделе «НСИ и администрирование».
Открыть журнал удобно для контроля: здесь видно, какие реализации закрыты счетами-фактурами, а какие нет. Если отгрузок много, периодически сверяйте список реализаций за период со списком выданных счетов-фактур — пропущенный документ обнаружится сразу.
Обратите внимание: в УТ 11 счет-фактура является подчиненным документом. Он «привязан» к основанию, и удалить основание, пока существует счет-фактура, не получится — сначала нужно пометить на удаление сам счет-фактуру.
Счет-фактура на отгрузку: основной сценарий
Стандартная цепочка выглядит так: заказ клиента (если используется) → «Реализация товаров и услуг» → «Счет-фактура выданный». Счет-фактура создается только после того, как реализация проведена: по непроведенному документу программа либо не предложит ввод счета-фактуры, либо выдаст предупреждение.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» и найдите нужный документ отгрузки
- 2Убедитесь, что реализация проведена (в списке нет серой пометки)
- 3Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Счет-фактура выданный»
- 4Проверьте автоматически заполненные поля: контрагент, договор, сумма, ставка и сумма НДС
- 5Укажите код вида операции, если он не подставился автоматически (обычно 01 для обычной реализации)
- 6Нажмите «Провести и закрыть» и распечатайте документ через кнопку «Печать»
Номер счета-фактуры программа присваивает автоматически в соответствии с нумератором. Если нумерация сбилась (например, после ручного ввода номера), исправьте номер вручную и в следующий раз дайте программе присвоить его самой — нумератор продолжит последовательность от максимального значения.
Дата счета-фактуры по умолчанию равна дате реализации. Если отгрузка была в одном квартале, а счет-фактуру вы выставляете позже, помните о правиле пяти календарных дней со дня отгрузки — нарушение срока формально является нарушением, хотя на вычет у покупателя обычно не влияет.
Счет-фактура на аванс от покупателя
Если покупатель платит аванс, плательщик НДС обязан выставить авансовый счет-фактуру. В УТ 11 он создается на основании документа оплаты: «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата от покупателя».
Откройте документ оплаты, нажмите «Создать на основании» → «Счет-фактура выданный (аванс)». Программа рассчитает НДС по расчетной ставке (20/120 или 10/110 в зависимости от ставки товаров). Если в оплате участвуют товары с разными ставками, проверьте, какую ставку применила программа, — при неоднозначности сумму НДС лучше сверить с расчетом вручную.
После отгрузки товара под аванс создается обычный счет-фактура на реализацию, а авансовый НДС принимается к вычету. В УТ 11 зачет аванса отражается автоматически при проведении реализации, если оплата и отгрузка связаны одним договором и заказом. Если расчеты «повисли», проверьте отчет «Ведомость расчетов с клиентами» — чаще всего оплата не разнесена на конкретный заказ.
Корректировочный и исправительный счет-фактура
Если после отгрузки изменилась цена или количество (по соглашению с покупателем), оформляется корректировка. В УТ 11 для этого служит документ «Корректировка реализации»: создайте его на основании исходной реализации, укажите новые значения, а затем на основании корректировки сформируйте корректировочный счет-фактуру с кодом вида операции 18.
Исправительный счет-фактура нужен в другой ситуации: когда в исходном документе допущена техническая ошибка — неверный адрес, ИНН, номер. В этом случае в счете-фактуре заполните поля «Исправление №» и «от даты», не создавая новый документ основания. Исправление вводится в том же периоде, в котором обнаружена ошибка, но относится к периоду исходного документа.
Корректировка или исправление
Изменились цена, количество или сумма по соглашению сторон. Основание — документ «Корректировка реализации». Код вида операции 18.
Техническая ошибка в реквизитах: ИНН, адрес, номер, дата. Суммы не меняются. Заполняется номер и дата исправления в том же документе.
Проверка документа перед печатью
Прежде чем отправлять счет-фактуру покупателю, пройдитесь по ключевым реквизитам. Ошибка в ИНН или адресе покупателя — формальный повод для отказа в вычете, и хотя судебная практика часто на стороне налогоплательщика, лучше не давать повода для споров.
Как проверить результат
ИНН, КПП, наименование и адрес совпадают с учредительными данными
Пустые поля, старый адрес, ИНН с ошибкой
Ставка соответствует товару, сумма НДС сходится с реализацией
Ставка «Без НДС» у облагаемого товара, расхождение копеек
Номер соответствует хронологии, дата в пределах 5 дней от отгрузки
Пропуски или дубли в нумерации, дата раньше даты реализации
Код валюты 643 для рублей, код операции 01 для обычной продажи
Пустой код операции или неверная валюта
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Счет-фактура». В УТ 11 доступна актуальная форма, утвержденная постановлением Правительства РФ № 1137. Если у вас доработанная форма и после обновления конфигурации она «слетела», проверьте подключение внешних печатных форм в разделе «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».
Отправка покупателю и электронный документооборот
Бумажный счет-фактура распечатывается в двух экземплярах: один остается у продавца, второй передается покупателю. Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), счет-фактуру удобнее отправить прямо из программы: в документе нажмите кнопку ЭДО и выберите отправку УПД или счета-фактуры.
Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет накладную и счет-фактуру в одном документе. В УТ 11 УПД со статусом «1» печатается из реализации и заменяет оба документа. Это сокращает документооборот, но требует согласования с покупателем: не все контрагенты готовы принимать УПД.
Если покупатель просит счет-фактуру «как можно скорее», а реализация еще не оформлена, не создавайте документ задним числом вручную. Оформите реализацию фактической датой отгрузки, а счет-фактуру — текущей датой: небольшая задержка в пределах пяти дней допустима, а подмена дат создает риски при сверке с контрагентом.
Типичные ошибки и как их исправить
Большинство проблем со счетами-фактурами в УТ 11 связано не с самим документом, а с исходными данными: незаполненными реквизитами, неверной ставкой НДС в номенклатуре или разорванной связью оплаты и отгрузки.
Если счет-фактура создан ошибочно и период еще открыт, пометьте его на удаление через меню «Еще» → «Пометить на удаление». Проведенный документ сначала нужно отменить проведением. Учтите: удаленный номер в нумерации образует «дыру», которую при проверке могут попросить объяснить, поэтому вместо удаления иногда корректнее ввести исправление.
FAQ: частые вопросы по счетам-фактурам в УТ 11
Можно ли создать один счет-фактуру на несколько реализаций?
Да, если все отгрузки относятся к одному контрагенту и договору. В журнале «Счета-фактуры выданные» создайте новый документ и в поле основания подберите несколько реализаций, либо используйте обработку «Оформление накладных и счетов-фактур» в разделе «Продажи». Проверьте, чтобы все отгрузки попадали в один налоговый период.
Почему кнопка «Счет-фактура» в реализации неактивна?
Чаще всего реализация не проведена либо организация применяет УСН и в договоре не установлен признак обложения НДС. Также проверьте права пользователя и не создан ли счет-фактура уже — тогда программа предложит открыть существующий документ вместо создания нового.
Как выставить счет-фактуру, если покупатель — физическое лицо?
При розничной продаже за наличный расчет счет-фактура не выставляется: в книге продаж регистрируются данные кассового чека. В УТ 11 для этого используется документ «Отчет о розничных продажах», а отдельный счет-фактура не требуется.
Что делать, если сумма НДС в счете-фактуре отличается на копейку от расчета покупателя?
Копеечные расхождения возникают из-за округления при построчном расчете НДС. В счете-фактуре действуют данные документа-основания: пересчитайте НДС в реализации (команда пересчета цен и сумм в табличной части) и перепроведите счет-фактуру. Расхождение в пределах рубля, как правило, не является основанием для отказа в вычете.
Нужно ли выставлять счет-фактуру при возврате товара от покупателя?
При возврате от покупателя-неплательщика или физлица продавец оформляет корректировочный счет-фактуру на основании документа «Возврат товаров от клиента». Если покупатель — плательщик НДС и возврат оформляется как обратная реализация, счет-фактуру выставляет уже он.
Как найти все реализации, по которым не выставлены счета-фактуры?
Используйте отчет «Оформление накладных и счетов-фактур» в разделе «Продажи» — он показывает отгрузки, требующие оформления документов. Альтернатива — журнал реализаций с отбором по признаку наличия счета-фактуры, если такая колонка включена в настройках списка.
Что важно запомнить
Счет-фактура в УТ 11 создается на основании проведенной реализации или документа оплаты — не вручную. Проверяйте реквизиты, ставку НДС и нумерацию до печати, ошибки исправляйте через корректировку или исправление, а документы закрытого периода не трогайте без согласования с бухгалтером.