Документы и Печать · 9 мин
Как сделать счет-фактуру и накладную в 1С
Как создать счет-фактуру и товарную накладную в 1С:Бухгалтерии: пошаговое оформление реализации, печать ТОРГ-12 и УПД, исправления и типичные ошибки.
Накладная и счет-фактура — две стороны одной хозяйственной операции: накладная подтверждает передачу товара, а счет-фактура нужен покупателю для вычета НДС. В 1С:Бухгалтерии оба документа создаются на основании одной «Реализации (акты, накладные, УПД)», поэтому правильно заполненная отгрузка автоматически дает корректный счет-фактуру. Ошибка в первичном документе потянется во все связанные формы, поэтому важно сразу заполнить реквизиты верно.
Ниже разобран порядок действий для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» в типовой поставке. В «1С:Управление торговлей» и «Комплексной автоматизации» логика та же, отличаются только названия разделов меню и расположение команд.
Что подготовить перед оформлением документов
Чтобы документы сформировались без ошибок, в базе должны быть заполнены справочники. Проверьте карточку организации: ИНН, КПП, юридический адрес и данные о системе налогообложения — именно они попадут в шапку счета-фактуры. У покупателя в карточке контрагента должны быть заполнены ИНН, КПП и адрес, иначе печатная форма выйдет с пустыми полями.
Также проверьте договор с контрагентом: вид договора «С покупателем», валюта и признаки расчетов. Если номенклатура еще не заведена, создайте позиции заранее с указанием единицы измерения, ставки НДС и, при необходимости, кода ТН ВЭД — это важно для товаров, облагаемых по ставке 0% или отгружаемых на экспорт.
Как создать накладную на отгрузку товара
Откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)». Если отгружаете и товары, и услуги одним документом, используйте операцию «Товары, услуги, комиссия».
Заполните шапку документа: дату отгрузки, организацию, контрагента и договор. Номер документа программа присвоит автоматически при записи. В табличной части добавьте номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС — суммы и итоги рассчитаются сами. Если включен складской учет, выберите склад, с которого списывается товар.
Нажмите «Провести». Программа сформирует проводки: спишет себестоимость товара, отразит выручку и начислит НДС. Если остатков на складе не хватает, при проведении появится сообщение об ошибке — проверьте остатки по отчету или отключите контроль остатков только осознанно, понимая риск отрицательных остатков в учете.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 2Нажмите «Создать» и выберите операцию «Товары (накладная)»
- 3Заполните контрагента, договор, склад и табличную часть
- 4Проверьте ставки НДС и итоговые суммы
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 6Через «Печать» выведите ТОРГ-12 или товарную накладную
Как выписать счет-фактуру на основании накладной
В проведенной реализации в нижней части формы есть поле «Счет-фактура» и кнопка «Выписать счет-фактуру». Нажмите ее — программа создаст документ «Счет-фактура выданный» и автоматически перенесет в него все данные: номер, дату, продавца, покупателя и суммы. Менять что-либо в счете-фактуре вручную обычно не требуется.
Альтернативный путь — журнал «Продажи» → «Счета-фактуры», кнопка «Создать» с выбором документа-основания. Этот способ удобен, когда нужно выписать счета-фактуры пакетно за период. После проведения счет-фактура попадет в книгу продаж того квартала, к которому относится его дата.
Если в реализации несколько строк с разными ставками НДС, счет-фактура отразит каждую строку отдельно — это нормально. Проверьте, чтобы сумма НДС в счете-фактуре совпадала с суммой НДС накладной до копейки: расхождение — признак ручной правки одного из документов.
Как распечатать ТОРГ-12, УПД и счет-фактуру
В форме реализации нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. Для отгрузки товара доступны «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и «Универсальный передаточный документ (УПД)». УПД объединяет накладную и счет-фактуру в одном документе — если покупатель согласен принимать УПД, отдельный счет-фактура на бумаге можно не печатать, но в программе документ все равно регистрируется.
Счет-фактура печатается из одноименного документа по кнопке «Печать» → «Счет-фактура». Форма соответствует утвержденному бланку и обновляется с релизами конфигурации — поэтому важно своевременно обновлять программу, чтобы печатные формы соответствовали действующим требованиям.
Перед отправкой документов покупателю сверьте печатную форму с экранной версией: номер и дата документа, ИНН/КПП обеих сторон, наименования товаров, количество, суммы и НДС. Подписи в бумажных документах проставляются вручную, электронные документы подписываются через оператора ЭДО.
Сравнение форм отгрузочных документов
Классический комплект из двух документов. Подходит, когда покупатель работает с традиционным документооборотом или требует отдельный счет-фактуру на бумаге.
Один документ вместо двух, со статусом 1 заменяет накладную и счет-фактуру. Экономит бумагу и упрощает ЭДО, но требует согласия покупателя принимать универсальную форму.
Допустима, если организация утвердила свою форму в учетной политике. Ограничение: форма должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа.
Исправления и корректировки после отгрузки
Если ошибку нашли до передачи документов покупателю, достаточно исправить реализацию и перевыпустить счет-фактуру. Если документы уже переданы и ошибка влияет на сумму или НДС, оформляется корректировка: в реализации нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации». Программа создаст корректировочный документ и корректировочный счет-фактуру.
При изменении только реквизитов (адреса, номера) без изменения сумм выписывается исправленный счет-фактура: в документе счета-фактуры укажите номер и дату исправления. В книге продаж такой документ отразится с учетом исправления.
Как выбрать способ исправления
Проверка результата и типичные ошибки
После оформления комплекта проверьте отражение в учете. Откройте «Операции» → «Книга продаж» и убедитесь, что счет-фактура попал в нужный квартал с верной суммой НДС. Проводки реализации смотрите по кнопке «Дт/Кт» в форме документа: должна быть выручка по кредиту 90.01, НДС по кредиту 68.02 и списание себестоимости.
Также полезно сверить взаиморасчеты: отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62» покажет задолженность покупателя на сумму накладной. Если задолженность не появилась — документ не проведен или выбран неверный договор.
Как проверить результат
Есть проводки по выручке, НДС и списанию себестоимости
Документ не проведен или проводки только по части сумм
Счет-фактура присутствует в квартале отгрузки с верной суммой НДС
Документа нет в книге или сумма НДС отличается от накладной
Все реквизиты сторон, номер, дата и суммы совпадают с экранной формой
Пустые поля ИНН/КПП или устаревший бланк
Задолженность покупателя по счету 62 равна сумме накладной
Задолженность отсутствует или зависла на другом договоре
Частые вопросы
Можно ли выписать один счет-фактуру на несколько накладных?
Да, если отгрузки были в адрес одного покупателя. В документе «Счет-фактура выданный» можно подобрать несколько документов-оснований. На практике удобнее выписывать счет-фактуру на каждую отгрузку — так проще сверять взаиморасчеты и исправления.
Чем УПД отличается от комплекта «накладная + счет-фактура»?
УПД — универсальный передаточный документ, объединяющий обе формы. Со статусом 1 он полностью заменяет накладную и счет-фактуру. Использовать его можно только по согласованию с покупателем, в программе печатная форма УПД формируется из той же реализации.
Как выписать накладную, если организация на УСН без НДС?
Порядок тот же: создается реализация, но в табличной части указывается ставка «Без НДС». Счет-фактура при этом не оформляется, покупателю передается только накладная или УПД с соответствующим статусом. Проводки по НДС не формируются.
Что делать, если при проведении накладной программа пишет о нехватке товара?
Проверьте остатки по складу в отчете «Остатки товаров на складах». Обычно причина в том, что поступление товара не оприходовано, оформлено на другой склад или проведено более поздней датой. Оприходуйте товар корректным документом, а затем перепроведите реализацию.
Как исправить счет-фактуру прошлого квартала, если отчетность уже сдана?
Исправление оформляется текущей датой через корректировку реализации или исправление счета-фактуры. Изменения отразятся в дополнительном листе книги продаж за прошлый квартал, что обычно требует подачи уточненной декларации по НДС. При значительных суммах имеет смысл проконсультироваться с бухгалтером, ведущим налоговый учет.
Что важно запомнить
Накладная в 1С создается документом «Реализация», счет-фактура выписывается на его основании одной кнопкой. Печатные формы ТОРГ-12 и УПД формируются из того же документа. Все исправления делайте через первичный документ или корректировку, а результат проверяйте по проводкам, книге продаж и взаиморасчетам.