Документы и Печать · 9 мин
Как сделать счет и договор в 1С Бухгалтерия
Пошаговая инструкция: как в 1С Бухгалтерия создать договор с контрагентом, выставить счет на оплату, распечатать и проверить документы. Частые ошибки и FAQ.
Выставление счета на оплату и оформление договора — базовые операции в 1С:Бухгалтерии, с которых начинается работа с любым покупателем. Счет формируется на основании данных контрагента и договора, поэтому порядок действий важен: сначала создается карточка контрагента, затем договор, и только потом счет на оплату.
Инструкция подходит для конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), как для локальной версии, так и для облачного сервиса 1С:Фреш. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика работы одинакова.
Перед началом убедитесь, что у вас заполнены реквизиты собственной организации: без них счет сформируется с пустыми полями, и такой документ покупатель может не принять к оплате. Проверить это можно в разделе «Главное — Реквизиты организации».
Подготовка: реквизиты организации и настройки
Откройте «Главное — Реквизиты организации» и проверьте поля: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, расчетный счет и банк. Именно эти данные попадут в печатную форму счета. Если расчетный счет не указан, программа не сможет корректно сформировать платежные реквизиты.
Банковский счет добавляется по ссылке «Банковские счета» в карточке организации. Укажите номер счета и выберите банк из классификатора — БИК, корсчет и название подтянутся автоматически. Если банка нет в справочнике, обновите классификатор банков через «Администрирование — Обслуживание».
Также проверьте настройку нумерации и подписей. В печатной форме счета подставляются данные руководителя и главного бухгалтера из раздела «Ответственные лица» карточки организации.
Создание контрагента
Перейдите в «Справочники — Контрагенты» и нажмите «Создать». Выберите тип: юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или физическое лицо. Для юрлица достаточно ввести ИНН — программа через встроенный сервис автоматически подтянет название, КПП и адрес из официальных реестров.
Проверьте автоматически заполненные данные вручную: адрес и наименование должны совпадать с информацией из договора. Ошибка в ИНН или названии покупателя приведет к тому, что банк или бухгалтерия контрагента отклонит документы.
Если контрагент уже есть в справочнике, не создавайте дубликат — воспользуйтесь поиском по ИНН или названию. Дубли контрагентов усложняют сверку взаиморасчетов и искажают отчеты по дебиторской задолженности.
Как завести договор с контрагентом
Откройте карточку контрагента и перейдите на вкладку «Договоры», нажмите «Создать». Выберите вид договора — для продажи товаров и услуг это «С покупателем». Вид договора определяет, какие документы будут доступны при работе с контрагентом.
Заполните номер и дату договора так, как они указаны в бумажном документе. Эти данные выводятся в счете и акте в строке основания. Если счет выставляется без заключенного договора, в типовых конфигурациях можно оставить поле пустым или создать «без номера» — но для корректного учета лучше завести договор сразу.
Укажите срок действия договора, если он ограничен. В поле расчетов проверьте валюту — по умолчанию рубли. Для валютных договоров потребуется дополнительная настройка счетов учета и загрузка курсов валют.
- 1Откройте карточку контрагента: Справочники — Контрагенты
- 2Перейдите на вкладку «Договоры» и нажмите «Создать»
- 3Выберите вид договора «С покупателем»
- 4Введите номер и дату из бумажного договора
- 5Проверьте валюту расчетов и запишите договор
Выставление счета на оплату
Откройте «Продажи — Счета покупателям» и нажмите «Создать». В поле «Контрагент» выберите покупателя — договор подставится автоматически, если он один. Если договоров несколько, выберите нужный вручную в поле «Договор».
Заполните табличную часть: нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру из справочника или введите новую позицию. Укажите количество, цену и ставку НДС. Программа автоматически рассчитает сумму, сумму НДС и итог по счету.
Проверьте ставку НДС внимательно: она зависит от настроек налогообложения организации и вида номенклатуры. Если организация работает без НДС, в счете должна стоять ставка «Без НДС» — иначе у покупателя возникнут вопросы при оплате и учете.
Нажмите «Провести», затем кнопку «Счет на оплату» в командной панели печати. Откроется печатная форма, которую можно сохранить в PDF, отправить по электронной почте прямо из программы или распечатать.
Как проверить результат
Указаны наименование, ИНН, КПП, банк и расчетный счет
Пустые поля или устаревший банковский счет
Название и ИНН совпадают с договором
Опечатки, старое название, неверный адрес
Итог, сумма НДС и ставка соответствуют договоренности
НДС начислен при работе без НДС или наоборот
В счете ссылка на номер и дату договора
Поле основания пустое при наличии договора
Печать, подпись и отправка счета
В печатной форме счета автоматически ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера. Если подписи отсутствуют, проверьте раздел «Ответственные лица» в карточке организации и укажите ФИО с датой начала полномочий.
Счет можно отправить контрагенту напрямую из 1С кнопкой «Отправить», если настроена учетная запись электронной почты в разделе «Администрирование — Органайзер». Либо сохраните документ в PDF и отправьте обычным письмом.
Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), счет и последующие документы удобнее передавать через оператора ЭДО — это ускоряет оплату и исключает потерю бумажных оригиналов.
Удобно настроить единый шаблон номенклатуры для типовых услуг: если вы регулярно выставляете счета на одни и те же позиции, создайте их один раз в справочнике «Номенклатура» с ценой и ставкой НДС — тогда заполнение счета займет меньше минуты.
Типичные ошибки и способы их исправить
Самая частая проблема — счет создан, но не проведен: такой документ не участвует в учете и может затеряться. Всегда нажимайте «Провести» или «Провести и закрыть» после заполнения.
Вторая ошибка — неверный договор в счете. Если у контрагента несколько договоров, программа подставляет первый по списку. Проверяйте поле «Договор» перед печатью, иначе оплата может быть разнесена не на тот договор, что вызовет расхождения в актах сверки.
Третья ситуация — изменение счета после отправки покупателю. Если реквизиты или сумма изменились, исправьте документ в программе, распечатайте новую версию с тем же номером и направьте контрагенту с пояснением. Не создавайте новый счет на ту же поставку — это приведет к двойному учету задолженности.
Что делать после оплаты счета
Когда деньги поступят на расчетный счет, загрузите банковскую выписку в разделе «Банк и касса — Банковские выписки». Программа сопоставит платеж со счетом по сумме и контрагенту и закроет задолженность автоматически.
На основании оплаченного счета создайте документ реализации: откройте счет и нажмите «Создать на основании — Реализация (акты, накладные)». Все данные — контрагент, договор, позиции и суммы — перенесутся автоматически, останется проверить и провести документ.
Такая связка «счет — оплата — реализация» обеспечивает корректное отражение выручки, НДС и взаиморасчетов в отчетности без ручного дублирования данных.
Что важно запомнить
Цепочка работы: реквизиты организации → контрагент → договор → счет на оплату → печать и отправка → оплата → реализация. Проверяйте договор, ставку НДС и банковские реквизиты перед отправкой счета покупателю.
Частые вопросы
Можно ли выставить счет без договора?
Да, технически программа позволяет создать счет без указания договора, если в настройках учета это разрешено. Однако для корректного ведения взаиморасчетов и формирования актов сверки рекомендуется всегда заводить договор, даже если сделка разовая.
Как изменить номер счета вручную?
Номер присваивается автоматически при записи. Чтобы изменить его, откройте счет и отредактируйте поле номера — программа может предупредить о нарушении нумерации, но разрешит сохранить. Учтите, что ручная правка номеров может привести к дублям.
Почему в печатной форме счета нет подписей?
Подписи берутся из раздела «Ответственные лица» в карточке организации. Откройте «Главное — Реквизиты организации», перейдите по ссылке «Ответственные лица» и укажите руководителя и главного бухгалтера с датой назначения.
Как выставить счет в валюте?
Создайте договор с валютой расчетов (например, USD или EUR), убедитесь, что загружены курсы валют, и выставите счет по этому договору. Сумма оплаты в рублях будет пересчитываться по курсу на дату платежа.
Что делать, если покупатель просит счет с другим расчетным счетом?
Откройте счет, в поле «Банковский счет» организации выберите нужный счет (он должен быть заранее добавлен в карточке организации), перепроведите документ и распечатайте форму заново.
Можно ли скопировать счет для повторного выставления?
Да, в списке «Счета покупателям» выделите нужный документ и нажмите «Скопировать» (или F9). Программа создаст новый счет с теми же контрагентом, договором и позициями — останется изменить дату и при необходимости суммы.