Как сделать счет в 1С:Розница

Документ «Счет на оплату покупателю» в 1С:Розница нужен, когда торговая точка работает не только с розничными покупателями за наличный расчет, но и с юридическими лицами или ИП, которые оплачивают товар по безналичному расчету. Счет фиксирует состав товара, цены и реквизиты сторон, а оприходование выручки по нему происходит после поступления денег на расчетный счет.

Важно понимать: в конфигурации «1С:Розница» счет на оплату не является первичным учетным документом для списания товара. Он лишь резервирует позиции и служит основанием для последующей реализации. Фактическая отгрузка оформляется документом «Реализация товаров» или через отчет о розничных продажах — в зависимости от схемы работы магазина.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек до печати счета и контроля оплаты, а также типичные ошибки, из-за которых документ не проводится или печатается с неверными данными.

Проверьте настройки перед созданием счета

Перед первым выставлением счета убедитесь, что в программе включена нужная функциональность. Откройте раздел «Администрирование» → «Продажи» и проверьте, что установлен флаг использования счетов на оплату и заказов покупателей. Без этого соответствующий журнал документов может быть недоступен в меню.

Также проверьте карточку вашей организации: в ней должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты — именно они попадут в печатную форму счета. Если реквизиты пустые, покупатель получит документ, который банк или бухгалтерия контрагента не примет.

Создайте счет на оплату покупателю

Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Счета на оплату покупателям». Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где последовательно заполняются основные поля.

В поле «Покупатель» выберите контрагента из справочника или создайте нового, указав наименование, ИНН и КПП. Далее укажите склад, с которого будет отгружен товар, и при необходимости договор с покупателем. После этого переходите к табличной части: добавьте товары через кнопку «Добавить» или подбор, укажите количество и проверьте цены — они подставляются из действующего вида цен магазина.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите покупателя из справочника контрагентов или заведите нового
3. 3
   Укажите склад и договор, если ведется учет по договорам
4. 4
   Добавьте товары, проверьте количество, цены и ставки НДС
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и нажмите «Провести»
6. 6
   Распечатайте счет через кнопку «Печать» → «Счет на оплату»

Проверьте цены, НДС и итоговую сумму

Цены в счет подставляются автоматически из вида цен, назначенного магазину, но программа не запрещает менять их вручную. Если менеджер редактировал цену, убедитесь, что скидка или наценка согласована — после проведения документа сумма зафиксируется, и покупатель будет оплачивать именно её.

Отдельно проверьте ставки НДС в строках товаров. Они зависят от системы налогообложения организации и настроек номенклатуры. Если организация работает без НДС, а в счете появились строки со ставкой 20%, значит, в карточке товара или учетной политике заданы неверные параметры — исправьте их до печати, иначе покупатель получит счет с искаженной суммой к оплате.

Распечатайте и отправьте счет покупателю

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы и выберите «Счет на оплату». Программа сформирует типовую печатную форму с реквизитами сторон, таблицей товаров, итоговой суммой и строкой «Всего наименований, на сумму». Проверьте предпросмотр: все реквизиты должны быть заполнены, сумма прописью — соответствовать цифровой.

Печатную форму можно сохранить в PDF и отправить покупателю по электронной почте. Если в вашей организации требуется подпись и печать на счете, уточните у руководителя: по действующей практике счет на оплату не является документом, обязательным к подписанию, но многие компании по-прежнему требуют подписанный вариант.

Если нужен счет с логотипом и факсимиле

Стандартную форму можно дополнить логотипом и факсимильной подписью через настройки печатных форм в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки». Логотип загружается в карточку организации. Учтите, что факсимиле удобно, но для спорных ситуаций надежнее оригинальная подпись.

Отследите оплату и оформите отгрузку

После отправки счета покупатель перечисляет деньги на ваш расчетный счет. В 1С:Розница поступление безналичной оплаты отражается документом «Поступление безналичных денежных средств» (или загружается из банковской выписки при обмене с банком). В документе оплаты укажите счет как основание — тогда программа свяжет оплату с конкретным счетом.

Отгрузка товара оформляется на основании счета документом «Реализация товаров»: откройте счет и нажмите «Создать на основании». Табличная часть заполнится автоматически, останется проверить количество и провести документ. Именно реализация спишет товар со склада и сформирует задолженность или закроет её ранее поступившей оплатой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус счета в журнале

Норма

Документ проведен, сумма совпадает с намерением покупателя

Тревожный признак

Документ в статусе «Не проведен» — печатная форма может быть недействительной

Печатная форма

Норма

Заполнены реквизиты обеих сторон, сумма прописью совпадает с цифрой

Тревожный признак

Пустые поля банка или ИНН, расхождение суммы

Связь оплаты со счетом

Норма

В поступлении денег указан счет-основание

Тревожный признак

Оплата висит как аванс без привязки, долг покупателя не закрывается

Работа со счетом через заказ покупателя

Если магазин работает с предварительными заказами, счет удобнее выставлять на основании документа «Заказ покупателя». Заказ фиксирует потребность клиента и позволяет зарезервировать товар на складе, чтобы его не продали в розницу, пока покупатель собирается оплатить.

Схема выглядит так: создается заказ покупателя с резервированием, на его основании выставляется счет на оплату, после поступления денег оформляется реализация. Такая цепочка документов дает полную прослеживаемость: видно, что заказано, что выставлено к оплате, что оплачено и что отгружено. Для точек с частыми корпоративными продажами это существенно снижает количество расхождений.

Маршрут решения

Как выбрать схему работы

Разовая продажа юрлицу, товар есть на складеСоздайте счет напрямую через «Продажи» → «Счета на оплату покупателям»

Покупатель заказывает товар заранее или нужен резервОформите заказ покупателя, затем счет на его основании

Оплата проходит на кассе по счетуПроверьте, что счет проведен, и пробивайте чек с указанием контрагента

Товара нет в наличииНе выставляйте счет до поступления товара или согласуйте срок с покупателем письменно

Ограничения и когда нужна другая конфигурация

1С:Розница ориентирована на розничную торговлю, и работа со счетами в ней упрощена по сравнению с 1С:Управление торговлей или 1С:Комплексная автоматизация. В частности, возможности по этапам оплаты, графикам платежей и сложным договорам ограничены. Если доля безналичных продаж юрлицам велика и требуется полноценный учет взаиморасчетов, рассмотрите обмен с 1С:Бухгалтерией: счета и реализации выгружаются туда для отражения в учете.

Еще одно ограничение — счет на оплату не формирует проводок сам по себе. Не пытайтесь закрыть продажу одним только счетом: без документа реализации товар останется на складе, а выручка не будет отражена. Это самая частая причина расхождений при инвентаризации у начинающих пользователей.

Частые вопросы по счетам в 1С:Розница

Почему в меню нет пункта «Счета на оплату покупателям»?

Скорее всего, отключена функциональная опция. Откройте «Администрирование» → «Продажи» и включите использование счетов на оплату. Также проверьте права пользователя: у кассира может не быть роли для работы с этим документом — тогда доступ настраивает администратор.

Можно ли оплатить счет частями?

Да, каждое поступление денег оформляется отдельным документом с указанием счета-основания. Программа будет накапливать оплаченную сумму, а остаток долга виден в отчетах по взаиморасчетам с покупателями. Отгрузку при частичной оплате согласуйте с руководителем — программа не блокирует реализацию по неоплаченному счету.

Чем счет отличается от реализации товаров?

Счет — это предложение оплатить: он фиксирует состав и цены, но не списывает товар и не формирует выручку. Реализация — факт отгрузки: она списывает товар со склада и отражает продажу в учете. Счет без реализации не влияет на остатки.

Как исправить ошибку в уже напечатанном счете?

Если оплаты по счету еще не было, распроведите документ, исправьте данные и проведите заново, затем распечатайте новую форму. Если оплата уже поступила, сначала отмените привязку оплаты, исправьте счет и заново укажите его в документе поступления денег.

Нужно ли резервировать товар при выставлении счета?

Сам по себе счет не резервирует товар. Если между выставлением счета и оплатой проходит время, а товар ходовой, оформите счет на основании заказа покупателя с включенным резервированием — иначе последнюю единицу могут продать в розницу.

Можно ли выставить счет физическому лицу?

Да, в поле покупателя можно выбрать физическое лицо из справочника. Это удобно для продаж по безналичному расчету частным клиентам. Убедитесь, что в справочнике корректно указан тип контрагента, чтобы отчеты по взаиморасчетам формировались правильно.