Документы и Печать · 10 мин
Как сделать реестр документов в 1С Предприятие
Как сделать реестр документов в 1С: журналы документов, настройка граф, отборы, печатные формы реестра и типовые ошибки при настройке.
Реестр документов в 1С — это сводный список проведённых или созданных документов за период с ключевыми реквизитами: номером, датой, контрагентом, суммой и ответственным. Он нужен для сверки с контрагентами, передачи бумажных комплектов в архив, контроля нумерации и подготовки описей к отчётности. В зависимости от задачи реестр строится тремя способами: через журнал документов, через универсальный отчёт или через специализированную печатную форму.
Выбор способа зависит от конфигурации и цели. Для быстрой сверки достаточно стандартного журнала с настроенными колонками. Для регулярной выгрузки реестра в Excel удобнее отчёт с сохранёнными настройками. Для официального реестра, который подписывает руководитель, потребуется печатная форма с подписями — в типовых конфигурациях она есть, например, у документов реализации и поступления.
Определитесь с форматом реестра и его назначением
Прежде чем настраивать что-либо, ответьте на три вопроса: какие виды документов входят в реестр, какие колонки обязательны, кто и как будет его использовать. Реестр для внутренней сверки может содержать технические поля вроде «Проведён» и «Пометка удаления», а реестр для передачи контрагенту — только номер, дату, наименование и сумму.
Также важно понять, нужен ли реестр по одному виду документов (например, только счета-фактуры) или смешанный по нескольким видам. Смешанные реестры в 1С строятся через общие журналы, объединяющие несколько типов документов, либо через отчёты по регистрам. Это принципиально влияет на выбор инструмента.
Как выбрать инструмент
Сделайте реестр через журнал документов
Журнал документов — основной рабочий инструмент. В типовых конфигурациях почти каждый раздел (Продажи, Покупки, Банк, Склад) содержит готовые журналы: «Документы реализации», «Поступления товаров и услуг», «Счета-фактуры» и другие. Откройте нужный журнал через главное меню или панель разделов.
Установите период кнопкой выбора интервала в шапке списка. Затем настройте отбор: через «Ещё — Настроить список» добавьте условия по организации, контрагенту, складу или ответственному. Отборы сохраняются для текущего пользователя, поэтому настроенный однажды реестр можно открывать повторно.
Для вывода реестра на бумагу или в файл используйте команду «Ещё — Вывести список». В диалоге отметьте нужные колонки и выберите формат: табличный документ (для печати) или лист Excel. Сформированный табличный документ можно сохранить в форматах MXL, XLSX, PDF или ODS через «Файл — Сохранить как».
- 1Откройте нужный журнал документов в соответствующем разделе
- 2Установите период реестра кнопкой выбора интервала
- 3Настройте отборы через «Ещё — Настроить список»
- 4Добавьте или скройте колонки через «Ещё — Изменить форму» или контекстное меню колонок
- 5Выполните «Ещё — Вывести список», отметьте колонки и формат
- 6Проверьте итоговый документ и сохраните в нужном формате
Настройте колонки и состав данных
Набор колонок журнала определяется графами журнала в конфигурации. В пользовательском режиме можно скрыть лишние колонки и изменить их порядок: откройте настройку формы списка и перетащите поля. Типовые полезные колонки для реестра: дата, номер, контрагент, договор, сумма документа, валюта, ответственный, комментарий.
Если нужного поля нет в списке доступных, значит оно не включено в графы журнала на уровне конфигурации. В типовых конфигурациях добавить произвольный реквизит в журнал без доработки нельзя — потребуется либо отчёт, либо изменение конфигурации. Это частая причина, почему пользователи переходят к универсальному отчёту.
Для реестров, передаваемых в архив или аудитору, добавьте колонку «Проведён» или убедитесь, что в отборе стоит условие «только проведённые». Непроведённые документы в реестре искажают суммы и вызывают вопросы при сверке.
Постройте реестр через универсальный отчёт
Универсальный отчёт (в типовых конфигурациях — раздел «Отчёты» или «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки») позволяет строить реестры по документам с группировками и итогами. Выберите тип объекта «Документ», конкретный вид документа и период.
В настройках добавьте поля: номер, дату, контрагента, сумму. При необходимости включите группировку — например, по контрагентам с промежуточными итогами, что удобно для реестра сверки. Отборы позволяют исключить помеченные на удаление и непроведённые документы.
Сохраните вариант отчёта под понятным именем («Реестр реализаций за месяц», «Реестр счетов-фактур для архива»), чтобы не настраивать его заново. Сохранённый вариант можно вынести в подменю отчётов раздела и открывать в один клик.
Используйте типовые печатные формы реестров
Во многих типовых конфигурациях есть готовые печатные формы реестров. Например, в списке документов реализации или поступления в меню «Печать» может быть команда «Реестр документов». В конфигурациях с документооборотом есть реестры для передачи дел в архив с полями под подписи ответственных лиц.
Проверьте также обработку «Печать реестра документов» — в ряде конфигураций она доступна в разделе «Отчёты» или «Сервис». Такие формы уже содержат шапку с организацией, периодом, итоговой суммой и строкой для подписи, что избавляет от ручной доработки макета.
Если типовой формы нет, а официальный реестр нужен регулярно, разумный путь — заказать доработку внешней печатной формы. Внешняя форма подключается через «Дополнительные отчёты и обработки» без изменения конфигурации, что сохраняет её на поддержке и не мешает обновлениям.
Создайте собственный журнал документов в конфигураторе
Когда стандартных журналов не хватает — например, нужен единый реестр по пяти видам документов с особыми колонками — создаётся собственный журнал. В конфигураторе откройте ветку «Общие — Журналы документов», добавьте новый объект и на закладке «Данные» отметьте регистрируемые виды документов.
Затем настройте графы: добавьте реквизиты, общие для выбранных видов документов (контрагент, сумма, договор). Графа может ссылаться на реквизиты с одинаковым именем в разных документах — тогда колонка будет заполняться для всех видов. Создайте форму списка журнала или сгенерируйте её автоматически.
После обновления конфигурации базы данных журнал появится в интерфейсе. Добавьте его в командный интерфейс нужного подсистемы, чтобы пользователи видели его в привычном разделе. Права на журнал настраиваются через роли — проверьте, что у целевых пользователей есть право просмотра.
Если требуется реестр с нумерацией строк и итоговой суммой для подписи, а дорабатывать конфигурацию нельзя, выведите список журнала в табличный документ и доработайте его вручную перед печатью: добавьте шапку, итоги и строку подписи. Для разовых задач это быстрее, чем разработка внешней формы.
Проверьте реестр и избегайте типичных ошибок
Готовый реестр проверяйте до передачи дальше. Сверьте количество строк с количеством документов в журнале при тех же отборах, сравните итоговую сумму реестра с оборотами по счётам учёта (например, по счёту 62 для реализаций) и убедитесь, что в списке нет дублей и непроведённых документов.
Как проверить результат
Совпадает с числом документов в журнале при тех же отборах
Строк меньше или больше — проверьте отборы и период
Совпадает с оборотом по соответствующему счёту учёта
Расхождение — ищите непроведённые документы или документы другой организации
Только проведённые, без помеченных на удаление
Есть непроведённые или удалённые — скорректируйте отбор
Хронологический порядок, без пропусков периода
Документы вне периода или нарушен порядок сортировки
Частые вопросы о реестрах документов в 1С
Как выгрузить реестр документов в Excel?
Откройте журнал, установите период и отборы, затем выполните «Ещё — Вывести список» и выберите формат «Лист Excel». Либо сформируйте универсальный отчёт и сохраните результат через «Файл — Сохранить как» в формате XLSX. Второй способ предпочтительнее, если нужны группировки и итоги.
Можно ли сделать общий реестр по разным видам документов?
Да. В пользовательском режиме — через общий журнал, если он предусмотрен конфигурацией (например, «Складские документы»). Если подходящего журнала нет, потребуется создать собственный журнал в конфигураторе, отметив в нём все нужные виды документов, либо построить отчёт по регистру, в котором они отражаются.
Почему в журнале не видно нужной колонки?
Колонки журнала определяются графами, заданными в конфигурации. Если реквизит не включён в графы, в пользовательском режиме добавить его нельзя. Варианты решения: использовать универсальный отчёт по документу, где доступны почти все реквизиты, или попросить разработчика добавить графу в журнал.
Как сделать реестр с подписями для архива?
Поищите типовую команду «Реестр документов» в меню «Печать» списка документов — в ряде конфигураций такая форма есть. Если её нет, выведите список в табличный документ и вручную добавьте шапку и строки для подписей, либо закажите внешнюю печатную форму, которая подключается без изменения конфигурации.
Итоги реестра не совпадают с оборотами по счёту. Что проверить?
Проверьте три вещи: отбор по организации (в многофирменной базе легко захватить чужие документы), наличие непроведённых документов в реестре и границы периода — документ, проведённый задним числом, может попасть в реестр, но не в тот отчётный период, который вы сверяете.
Можно ли сохранить настройки реестра для всех пользователей?
Настройки журнала хранятся персонально. Чтобы дать всем сотрудникам единый реестр, создайте отчёт на СКД с фиксированной структурой и отборами, сохраните вариант и сделайте его доступным в панели отчётов раздела — тогда все пользователи будут открывать одинаковую форму.
Что важно запомнить
Для разового реестра достаточно журнала документов с отборами и выводом списка. Для регулярных реестров с итогами используйте универсальный отчёт с сохранёнными вариантами. Официальные формы с подписями делайте через типовые или внешние печатные формы, не изменяя типовую конфигурацию. Перед передачей реестра сверяйте количество строк и итоговые суммы с данными учёта.