Документы и Печать · 11 мин
Как сделать расходную накладную в 1С
Как создать и провести расходную накладную в 1С: выбор документа, заполнение реквизитов, печать ТОРГ-12 и УПД, проверка остатков и исправление ошибок.
Расходная накладная — основной документ, которым в 1С оформляется отгрузка товара покупателю. От корректности её оформления зависят складские остатки, дебиторская задолженность, НДС и выручка в отчётах. Ошибка в документе почти всегда всплывает позже — при сверке с контрагентом или при инвентаризации, когда исправлять уже сложнее.
Способ оформления зависит от конфигурации: в «Управлении торговлей 11» это документ «Реализация товаров и услуг», в «Бухгалтерии предприятия» — «Реализация (акты, накладные, УПД)», в старых версиях — «Расходная накладная». Логика везде одинаковая: документ списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печатной формы ТОРГ-12 или УПД.
Ниже разобран полный цикл работы: подготовка справочников, создание накладной вручную и на основании заказа, проведение, печать, проверка результата и исправление типовых ошибок.
Подготовка: что должно быть заполнено до создания накладной
Документ «не соберётся» корректно, если в базе отсутствуют базовые справочники. Перед первой отгрузкой проверьте четыре вещи: карточку контрагента с реквизитами и договором, номенклатуру с единицами измерения и ставками НДС, склад, с которого идёт отгрузка, и остатки товара на этом складе.
Особое внимание уделите договору с покупателем: от его настроек зависит порядок расчётов, валюта и вид цен. Если цены вводятся вручную, проверьте, что в карточке номенклатуры или в документе «Установка цен номенклатуры» заданы актуальные отпускные цены — иначе в накладную подставятся нули или устаревшие значения.
Отдельно проверьте остатки: отчёт «Остатки товаров на складах» (УТ) или «Остатки по складу» в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 41 (БП). Отгрузка «в минус» в ряде конфигураций запрещена настройкой, а где разрешена — создаёт отрицательные остатки, которые потом придётся разбирать.
Создание накладной вручную: пошагово
Ручной ввод нужен, когда отгрузка разовая и заказ в системе не вёлся. Последовательность действий одинакова во всех типовых конфигурациях.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» (в БП: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)») и нажмите «Создать».
- 2Укажите дату, контрагента и договор — программа подставит валюту и порядок расчётов.
- 3Выберите склад отгрузки и организацию, если их несколько.
- 4В табличной части добавьте товары: подберите через «Добавить», «Подбор» или сканер штрихкода.
- 5Проверьте количество, цены, ставки НДС и итоговую сумму документа.
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ провёлся без ошибок.
- 7Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать».
После проведения документ окрашивается иначе (иконка без карандаша), а в журнале у него появляются признаки проведения. Если программа выдала сообщение об ошибке — например, «не хватает товара на складе» — не отключайте контроль, а сначала разберитесь с причиной.
Оформление в 1С:Бухгалтерии 8.3
В БП при создании реализации выберите вид операции «Товары (накладная)». После проведения документ формирует проводки Дт 62 — Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 — Кт 68.02 (НДС) и Дт 90.02 — Кт 41 (списание себестоимости). Счёт-фактура или УПД создаётся кнопкой внизу формы документа — не забудьте этот шаг, иначе счёт-фактуры в базе не будет.
Оформление в 1С:Управление торговлей 11
В УТ 11 реализация обычно привязана к соглашению с клиентом и складу. Если включён ордерный склад, после проведения реализации дополнительно оформляется расходный ордер на товары — без него товар не спишется с ордерного склада. Это частая причина расхождений: реализация проведена, а остатки не уменьшились.
Создание накладной на основании заказа или счёта
Если продажа началась с заказа покупателя или счёта на оплату, не вводите накладную с нуля — создавайте её на основании. Откройте заказ, нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор, товары, количество и цены, а также свяжет документы для взаиморасчётов.
Преимущества ввода на основании: исключаются расхождения между заказом и отгрузкой, автоматически закрывается потребность по заказу, зачитывается аванс, если он был. При частичной отгрузке отредактируйте количество в накладной — заказ останется открытым на неотгруженный остаток.
Сравнение вариантов
Подходит для разовых отгрузок без предварительного заказа. Быстрее на старте, но выше риск ошибиться в ценах и реквизитах.
Оптимально для регулярных продаж: цены и состав переносятся автоматически, контролируется закрытие заказа. Требует дисциплины в ведении заказов.
Удобно, когда с клиентом согласовывается счёт на оплату: накладная создаётся после оплаты, аванс зачитывается автоматически.
Печать ТОРГ-12 и УПД
Из проведённой накладной доступны печатные формы: ТОРГ-12 (товарная накладная), УПД (универсальный передаточный документ), счёт-фактура, М-15 и другие — набор зависит от конфигурации. Кнопка «Печать» находится в верхней части формы документа.
УПД заменяет связку «накладная + счёт-фактура» и сейчас используется чаще всего. Для его корректного заполнения важны поля: статус (1 — отгрузка с НДС, 2 — без НДС), коды ОКЕИ единиц измерения, код товара и страна происхождения с номером ГТД для импортных товаров. Проверьте эти поля в карточках номенклатуры заранее — пустые графы в УПД могут стать поводом для вопросов налоговой у покупателя.
Если стандартная форма не устраивает (нужен дополнительный столбец, логотип, другие подписи), макет дорабатывается в конфигураторе или через механизм внешних печатных форм. Для разовой правки проще выгрузить печатную форму в Excel и отредактировать вручную, но для постоянной работы лучше настроить внешнюю печатную форму.
Печатайте накладную только после проведения документа. Непроведённый документ не списывает товар, и напечатанная «в воздух» накладная — частая причина расхождений между бумажным документооборотом и базой.
Проверка результата: что контролировать после проведения
Проведение накладной — не конец работы. Убедитесь, что документ дал ожидаемый эффект в учёте, особенно если настройки менялись недавно или отгрузка нестандартная.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на отгруженное количество, отрицательных позиций нет
Остаток не изменился (ордерный склад без ордера) или ушёл в минус
Появилась задолженность на сумму накладной, аванс зачтён
Задолженность дублируется или аванс висит незачтённым
Есть проводки 62/90 и 90/41, создан счёт-фактура или УПД
Проводок нет, счёт-фактура отсутствует в журнале
Суммы и реквизиты в ТОРГ-12/УПД совпадают с документом
Пустые графы, устаревшие цены, неверные реквизиты договора
Удобный способ проверки в БП — кнопка «Дт/Кт» в форме документа: она показывает сформированные проводки. В УТ аналогичную информацию даёт отчёт «Движения документа» и карточка расчётов с партнёром.
Частые ошибки и как их исправить
Если ошибку нашли после того, как покупатель получил документы, действуйте аккуратно. В текущем периоде можно распровести накладную, исправить и провести заново, затем распечатать новый экземпляр. Если период закрыт или документы уже подписаны сторонами, оформляйте корректировку реализации — она создаёт корректировочный счёт-фактуру и не трогает исходный документ.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная работа с расходными накладными безопасна, пока речь идёт о типовых операциях в текущем периоде: создание, проведение, печать, исправление собственных свежих ошибок. Здесь достаточно понимания логики документа и контрольных отчётов.
К специалисту стоит обращаться, когда требуется: изменить типовую печатную форму, настроить автоматическое заполнение цен или скидок, разобраться с массовыми отрицательными остатками, исправить учёт прошлых закрытых периодов или настроить обмен накладными через ЭДО. Вмешательство в проведение документов через обработки «групповое перепроведение» без резервной копии — тоже рискованная зона.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Чем расходная накладная отличается от реализации товаров и услуг?
В современных конфигурациях 1С это один и тот же документ под разными названиями: «расходная накладная» — привычное название из старых версий, в УТ 11 и БП 3.0 документ называется «Реализация». Функция одна: списать товар со склада и оформить продажу покупателю.
Можно ли провести накладную, если товара нет на остатке?
Зависит от настроек: в ряде конфигураций контроль остатков можно отключить, и документ проведётся в минус. Делать этого не стоит без крайней необходимости — отрицательные остатки искажают себестоимость и создают проблемы при закрытии месяца. Правильнее найти и оформить недостающее поступление.
Как отменить ошибочно проведённую накладную?
Если документ не нужен совсем — пометьте его на удаление (пометка автоматически отменяет проведение). Если документ нужен, но с другими данными — распроведите, исправьте и проведите заново. Оба действия безопасны только в открытом периоде.
Почему после проведения реализации остатки на складе не изменились?
Наиболее частая причина в УТ 11 — ордерный склад: финансовый документ проведён, но расходный ордер не оформлен, поэтому физическое списание не произошло. Оформите ордер через рабочее место «Оформление расходных ордеров» или отключите ордерную схему для этого склада, если она не нужна.
Как выставить УПД вместо ТОРГ-12?
В форме реализации нажмите «Печать» и выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)». В БП предварительно убедитесь, что создан счёт-фактура — УПД формируется на его основе. Перед отправкой покупателю проверьте заполненность кодов ОКЕИ, ГТД и страны происхождения по импортным товарам.
Можно ли загрузить расходные накладные из Excel массово?
Да, в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа», а для регулярного обмена лучше настроить ЭДО или интеграцию с учётной системой покупателя. Разовая загрузка через Excel требует аккуратного сопоставления колонок и проверки итогов после загрузки.
Что важно запомнить
Расходная накладная в 1С — это документ реализации: заполните контрагента, склад и товары, проведите и распечатайте ТОРГ-12 или УПД. Вводите накладные на основании заказов, контролируйте остатки и взаиморасчёты после проведения, а ошибки закрытых периодов исправляйте только корректировкой реализации.