Как сделать расходную накладную в 1С: пошаговое руководство

Расходная накладная в 1С — это документ, которым компания оформляет отпуск товара покупателю. В конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация» он называется «Реализация товаров и услуг», в «Бухгалтерии предприятия» — «Реализация (акты, накладные, УПД)». Независимо от названия логика одна: документ списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печати ТОРГ-12 или УПД.

Порядок действий почти не зависит от версии программы: выбрать контрагента и договор, указать склад, добавить товары с количеством и ценой, проверить итоги и провести документ. Ошибки чаще всего возникают не на этапе ввода, а при проведении — когда на складе не хватает остатков или не заполнены счета учёта.

Ниже разобран полный цикл работы с расходной накладной: от подготовки справочников до печати и исправления ошибок. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Предприятие 8.3, но применима и к более ранним релизам с небольшими отличиями в названиях кнопок.

Где находится документ и что подготовить заранее

В 1С:Управление торговлей документ расположен в разделе «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». В 1С:Бухгалтерии путь такой: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Если раздел не виден, проверьте права пользователя и настройки функциональности — возможно, торговый учёт отключён администратором.

Перед созданием накладной убедитесь, что заполнены базовые справочники. Контрагент должен существовать в базе с корректными ИНН и КПП — эти данные попадут в печатную форму. По контрагенту нужен договор с правильным видом (с покупателем) и валютой. Номенклатура должна иметь установленные цены, иначе табличную часть придётся заполнять вручную.

Также проверьте, что на складе есть остатки по продаваемым позициям. Отчёт «Остатки товаров на складах» покажет доступное количество. Если учёт ведётся без контроля остатков, программа позволит продать «в минус», но это создаст проблемы при инвентаризации и закрытии месяца.

Создание документа и заполнение шапки

Откройте список документов реализации и нажмите «Создать». Программа подставит текущую дату и очередной номер — менять их без необходимости не стоит: нумерация должна быть непрерывной, а дата документа влияет на период, в котором отразится выручка.

В шапке последовательно заполните поля. Сначала выберите контрагента — после этого программа автоматически подставит договор по умолчанию. Если договоров несколько, убедитесь, что выбран нужный: от него зависят валюта, условия оплаты и счета учёта расчётов. Затем укажите склад списания и организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам.

Поле «Тип цен» определяет, какие цены подтянутся в табличную часть. Обычно тип цен привязан к договору и подставляется автоматически, но при ручном вводе его можно изменить. Обратите внимание на флажок «Цена включает НДС» — от него зависит, как программа рассчитает сумму налога и что увидит покупатель в печатной форме.

Заполнение табличной части товарами

Товары добавляются кнопкой «Добавить» (по одной позиции) или «Подбор» (множественный выбор из справочника с остатками и ценами). Для накладных на десятки позиций подбор удобнее: в нём видны свободные остатки, и можно сразу указать количество по каждой строке.

В каждой строке проверьте количество, цену и ставку НДС. Сумма рассчитывается автоматически. Если цена не подставилась, либо не установлена в базе, либо выбран не тот тип цен — исправьте причину, а не только значение в строке, иначе ошибка повторится в следующих накладных.

Быстрый способ ввода — загрузка из внешнего файла или сканер штрихкодов. В типовых конфигурациях работает и ввод по артикулу: начните вводить артикул в поле номенклатуры, и программа предложит подходящие позиции. Для повторяющихся отгрузок используйте кнопку «Скопировать» на существующем документе — это быстрее и исключает расхождения в ценах.

1. 1
   Создайте документ «Реализация товаров и услуг»
2. 2
   Выберите контрагента и проверьте договор
3. 3
   Укажите склад и организацию
4. 4
   Добавьте товары через «Подбор» или «Добавить»
5. 5
   Проверьте количество, цены, ставки НДС и итог
6. 6
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»

Проведение и проверка движений документа

Кнопка «Провести» записывает документ и формирует движения по регистрам: товар списывается со склада, создаётся задолженность покупателя, в бухгалтерском учёте отражается выручка и НДС. Документ, который только записан, но не проведён, в учёте не участвует — это частая причина расхождений между складом и бухгалтерией.

После проведения откройте движения документа: кнопка «Ещё» → «Движения документа» или пиктограмма «Дт/Кт». В бухгалтерской конфигурации вы увидите проводки вида Дт 62 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС) и Дт 90.02 Кт 41 (себестоимость). В управленческих конфигурациях проверьте регистры «Товары на складах» и «Расчёты с клиентами».

Если проведение завершилось ошибкой, программа покажет сообщение с причиной. Самые частые: недостаточно остатков на складе, не заполнен счёт учёта номенклатуры, отрицательные остатки по партиям. Текст сообщения обычно содержит конкретную позицию и недостающее количество — исправляйте по нему, а не вслепую.

Контрольные точки

Как проверить результат проведения

Статус документа

Норма

Документ проведён, значок без пометки

Тревожный признак

Документ только записан — движений нет

Остатки склада

Норма

Остаток уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Задолженность

Норма

По контрагенту появился долг на сумму накладной

Тревожный признак

Задолженность не сформировалась

Проводки

Норма

Дт 62 Кт 90.01, НДС и себестоимость

Тревожный признак

Проводок нет или не заполнены счета

Печать ТОРГ-12, УПД и счёта-фактуры

Кнопка «Печать» в документе предлагает список форм: ТОРГ-12, УПД (универсальный передаточный документ), накладная на отпуск материалов и другие в зависимости от конфигурации. ТОРГ-12 применяется, когда счёт-фактура оформляется отдельно; УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе — это сокращает документооборот.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены подписанты: руководитель, главный бухгалтер, ответственное лицо за отпуск товара. Эти ФИО попадают в подписи печатной формы. Если поля пустые, форма выйдет с прочерками, и покупатель может отказаться принимать документ.

Счёт-фактура создаётся на основании накладной кнопкой «Ввести счёт-фактуру» или формируется автоматически при проведении — зависит от настроек. Если используете УПД, отдельный счёт-фактура не нужен: статус «1» в УПД означает, что он заменяет оба документа. Для обмена электронными документами (ЭДО) накладная отправляется через встроенный сервис 1С-ЭДО кнопкой «Отправить».

ТОРГ-12 или УПД: что выбрать

ТОРГ-12 + счёт-фактура

Классическая схема; подходит, если покупатель требует привычную форму, но документов два

УПД со статусом 1

Один документ вместо двух; удобен для ЭДО, принимается налоговой как счёт-фактура

УПД со статусом 2

Только первичный документ без функции счёта-фактуры; для льготных операций без НДС

Типичные ошибки и способы их исправления

Чаще всего пользователи сталкиваются с отказом проведения из-за нехватки остатков. Причины бывают разные: товар оприходован на другой склад, приходная накладная не проведена, включён резерв под другой заказ. Последовательно проверьте эти точки через отчёт по остаткам с детализацией до документов.

Вторая группа ошибок — неверные цены и НДС. Если в печатной форме итог не сходится с ожиданиями покупателя, проверьте флажок «Цена включает НДС» и тип цен. Сумма НДС в строке можно скорректировать вручную, но лучше выяснить, почему расчёт пошёл не так, — иначе расхождения накапливаются.

Исправить уже проведённую накладную можно двумя способами. Если документ в текущем периоде и по нему нет связанных документов — откорректируйте и перепроведите. Если накладная в прошлом периоде или на её основании созданы счёт-фактура и оплата, используйте документ «Корректировка реализации» — он сохраняет историю и корректно отражается в отчётности.

FAQ: частые вопросы по расходным накладным

Чем расходная накладная отличается от счёта на оплату?

Счёт на оплату — это предложение оплатить, он не формирует движений по складу и расчётам. Расходная накладная фиксирует факт отгрузки: списывает товар и создаёт задолженность. Обычно сначала выставляют счёт, а после оплаты или отгрузки создают накладную на его основании.

Можно ли создать накладную на основании заказа покупателя?

Да, и это рекомендуемый способ. Откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор и товары, а также свяжет документы — это упрощает контроль исполнения заказа и анализ неотгруженных остатков.

Почему программа не даёт провести накладную, хотя товар есть?

Проверьте три момента: товар может быть оприходован на другой склад, зарезервирован под другой заказ или приходный документ не проведён. Откройте отчёт по остаткам с отбором по складу и позиции — он покажет свободный остаток с учётом резервов.

Как изменить проведённую накладную, по которой уже есть оплата?

Если период открыт, распроведите связанные документы в обратном порядке, исправьте накладную и проведите всё заново. Если период закрыт или накладная попала в отчётность, создайте «Корректировку реализации» — она оформит изменение официально и отразится в корректировочных счетах-фактурах.

Как оформить возврат товара от покупателя?

Используйте документ «Возврат товаров от покупателя», созданный на основании расходной накладной. Он вернёт товар на склад, уменьшит задолженность и выручку. Вручную дублировать накладную с отрицательными количествами не нужно — типовой документ возврата делает все движения корректно.

Можно ли выгрузить накладную в Excel или PDF?

Да. Откройте печатную форму и нажмите «Сохранить» или используйте команду «Файл» → «Сохранить как» — доступны форматы PDF, Excel (MXL, XLSX) и другие. Для отправки покупателю удобнее PDF: он сохраняет оформление и не редактируется.