Как сделать печать в 1С: от простого вывода до настройки макетов

Печать документов — одна из самых частых операций в 1С: счета, акты, накладные, доверенности и приказы формируются ежедневно. В большинстве типовых конфигураций печать уже настроена, и пользователю достаточно нажать одну кнопку, но на практике регулярно возникают задачи сложнее: изменить макет, добавить логотип, вывести факсимиле, настроить печать без предварительного просмотра или разобраться, почему документ выводится не так, как нужно.

Способ печати зависит от того, какая у вас конфигурация и что именно требуется получить. В типовых решениях на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP) печатные формы подключаются через подсистему «Печать» из библиотеки стандартных подсистем. В старых конфигурациях на обычных формах механизм отличается, но логика та же: документ выводится по макету — шаблону, в который подставляются данные.

Ниже разобраны все основные сценарии: быстрая печать готовой формы, работа с предварительным просмотром, изменение макета без доработки конфигурации, подключение внешних печатных форм и решение типичных проблем. Отдельно описано, когда изменения можно сделать самостоятельно, а когда лучше привлечь специалиста по 1С.

Быстрая печать документа стандартными средствами

Самый простой сценарий — вывод документа на принтер готовой печатной формой. Откройте документ (например, «Реализация товаров и услуг») и нажмите кнопку «Печать» в командной панели. Программа покажет список доступных для этого вида документа форм: счет на оплату, ТОРГ-12, акт, счет-фактура, универсальный передаточный документ и другие — состав зависит от конфигурации.

После выбора формы 1С формирует табличный документ и открывает его в окне предварительного просмотра. Отсюда можно сразу отправить документ на принтер кнопкой с изображением принтера, сохранить в файл (PDF, Excel, Word, HTML) через «Файл — Сохранить» или отправить по электронной почте, если почтовый клиент настроен в программе.

Если нужно напечатать сразу несколько документов, используйте групповую печать: выделите документы в списке (с зажатой клавишей Ctrl или Shift) и нажмите «Печать» в командной панели списка. Программа сформирует один общий табличный документ со всеми формами подряд — удобно для печати пачки накладных в конце дня.

1. 1
   Откройте документ или выделите несколько документов в списке
2. 2
   Нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму
3. 3
   Проверьте результат в окне предварительного просмотра
4. 4
   Нажмите кнопку принтера, выберите принтер и число копий
5. 5
   При необходимости сохраните форму в PDF для отправки контрагенту

Предварительный просмотр и настройка параметров страницы

Перед отправкой на принтер проверьте, как документ ляжет на лист: откройте «Файл — Параметры страницы» в окне предварительного просмотра. Здесь задаются ориентация (книжная или альбомная), поля, масштаб и размещение колонтитулов. Если таблица накладной не помещается по ширине, переключите ориентацию на альбомную или уменьшите масштаб.

Полезная настройка — режим «Поместить на странице» (подгонка под ширину). Она позволяет уместить широкую таблицу на один лист без ручного подбора масштаба. Учтите, что при сильном сжатии шрифт становится мелким, и такие документы могут не принять в контролирующих органах или у контрагентов, предъявляющих требования к читаемости.

Если колонтитулы мешают (например, внизу страницы выводится путь к файлу или дата печати), уберите их в тех же параметрах страницы. Настройки сохраняются для конкретного табличного документа, поэтому при следующем формировании формы параметры, возможно, придется выставить заново — это ограничение стандартного механизма.

Как изменить печатную форму без доработки конфигурации

В конфигурациях на базе библиотеки стандартных подсистем макеты печатных форм можно редактировать прямо в режиме предприятия, без снятия конфигурации с поддержки. Перейдите в «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм». Откроется список макетов, сгруппированных по объектам: документам и справочникам.

Найдите нужный макет (например, «Счет на оплату») и нажмите «Изменить». Макет откроется как табличный документ с именованными областями: шапка, строка таблицы, подвал. Текст в угловых скобках вида <НомерДокумента> — это параметры, вместо которых подставляются данные. Статичный текст, логотипы, подписи и реквизиты можно править напрямую, как в обычной таблице.

Типовые задачи, которые решаются правкой макета: добавление логотипа компании (вставка картинки в область шапки), изменение текста условий оплаты в счете, добавление строки с подписью менеджера, вывод дополнительных реквизитов организации. После сохранения макета новая форма применяется сразу — перезапуск программы не требуется.

Подключение внешних печатных форм

Когда возможностей правки макета недостаточно — например, нужна форма с другой логикой заполнения, дополнительными вычислениями или несколькими вариантами вывода — используются внешние печатные формы. Это файлы с расширением .epf, которые подключаются к конфигурации без ее изменения.

Подключение выполняется в разделе «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки». Предварительно убедитесь, что включен флажок использования дополнительных отчетов и обработок. Нажмите «Добавить из файла», выберите файл .epf — программа зарегистрирует обработку, и новая форма появится в меню «Печать» соответствующих документов.

Используйте внешние формы только из проверенных источников: файл обработки содержит исполняемый код, который выполняется с правами текущего пользователя. Обработка из неизвестного источника может читать и передавать данные информационной базы. В файловых базах без разграничения прав риск особенно высок — перед подключением желательно, чтобы код посмотрел специалист по 1С.

Способы получить нужную печатную форму

Правка макета в режиме предприятия

Подходит для косметических изменений: логотип, текст, реквизиты, подписи. Не требует программирования, но не позволяет менять логику заполнения

Внешняя печатная форма (.epf)

Подходит для форм со своей логикой и вычислениями. Требует готового файла или разработки, конфигурация не изменяется

Доработка конфигурации

Подходит для глубокой интеграции формы в документооборот. Требует разработчика и усложняет обновления, если снимать объекты с поддержки

Печать факсимиле, печати организации и подписей

Частая задача — выводить на печатную форму изображение печати организации и подписи руководителя, чтобы не ставить их вручную. В типовых конфигурациях для этого есть штатные механизмы: в карточке организации (раздел «Главное — Организации») в 1С:Бухгалтерии предусмотрены поля для загрузки изображений печати и подписей, которые затем выводятся на соответствующие формы.

Если штатного вывода нет, картинку добавляют в макет: откройте макет печатной формы, вставьте изображение в нужную область через «Таблица — Рисунки» и расположите поверх подписи. Изображение должно быть на прозрачном фоне (PNG), иначе оно закроет текст формы белым прямоугольником.

Учитывайте юридический момент: факсимиле на документах, где требуется собственноручная подпись (например, на доверенностях и ряде первичных документов по соглашению сторон), может быть оспорено. Перед массовым использованием факсимильной подписи согласуйте этот порядок с контрагентами и закрепите в договорах.

Типовые проблемы с печатью и их решение

Самая частая жалоба — кнопка «Печать» неактивна или список форм пуст. Причины: документ не записан (печать доступна только после проведения или записи), у пользователя нет прав на печать объекта, либо в конфигурации для данного вида документа не предусмотрено печатных форм. Проверьте сначала, записан ли документ, затем — права пользователя в разделе администрирования.

Вторая типичная ситуация — форма выводится с ошибками: пустые поля, неактуальные реквизиты, «Объект не найден». Пустые поля обычно означают, что не заполнены данные в карточке организации или контрагента — проверьте адреса, банковские реквизиты, подписантов. Ошибка «Поле объекта не обнаружено» после обновления конфигурации указывает на устаревший пользовательский макет или внешнюю форму, которые ссылаются на переименованные реквизиты.

Третья группа проблем связана с самим принтером: документ формируется корректно, но печатается с обрезанными полями или не тем шрифтом. Здесь проверяйте параметры страницы в 1С, настройки принтера по умолчанию в операционной системе и актуальность драйвера. Если 1С работает через RDP или веб-клиент, убедитесь, что принтер проброшен в сессию и выбран именно он.

Контрольные точки

Как проверить результат

Предварительный просмотр формы

Норма

Все поля заполнены, таблица помещается на лист, подписи и реквизиты актуальны

Тревожный признак

Пустые поля, обрезанные колонки, устаревшие данные организации

Печать пробного экземпляра

Норма

Документ выводится на нужный принтер без смещений и обрезки

Тревожный признак

Текст смещен, поля обрезаны, печать уходит на другой принтер

Форма после обновления конфигурации

Норма

Форма содержит новые поля и соответствует текущим требованиям

Тревожный признак

Форма выглядит по-старому — вероятно, действует устаревший пользовательский макет

Часто задаваемые вопросы

Как сохранить печатную форму в PDF?

Сформируйте печатную форму, затем в окне предварительного просмотра выберите «Файл — Сохранить» и укажите тип файла PDF. Во многих конфигурациях есть также кнопка «Сохранить в PDF» прямо в меню печати или команда отправки по почте, которая автоматически прикладывает форму в PDF.

Почему кнопка «Печать» недоступна?

Чаще всего документ не записан — сначала нажмите «Записать» или «Провести». Если документ записан, а кнопка всё равно неактивна, проверьте права пользователя: администратор должен дать право на печать соответствующих объектов. В непроведенных документах часть форм (например, счет-фактура) может быть недоступна по логике конфигурации.

Можно ли печатать без предварительного просмотра?

Да, в ряде конфигураций в настройках пользователя или в разделе «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки» можно включить печать без предварительного просмотра — документ сразу отправляется на принтер по умолчанию. Это ускоряет массовую печать, но лишает возможности проверить форму перед выводом.

Как вернуть типовой макет после неудачной правки?

Откройте «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Макеты печатных форм», найдите измененный макет и используйте команду возврата к типовому макету (кнопка «Использовать стандартный макет» или удаление пользовательского макета из списка — зависит от версии библиотеки). После этого будет применяться типовая форма из конфигурации.

Как напечатать документ в нескольких экземплярах?

В диалоге печати (после нажатия кнопки принтера) укажите нужное число копий. Если нужно, чтобы на каждом экземпляре стояла отметка «Экземпляр №1», «Экземпляр №2», используйте внешние печатные формы с такой логикой — стандартный механизм номера экземпляров на форму не выводит.

Почему после обновления 1С печатная форма сломалась?

Наиболее вероятная причина — пользовательский макет или внешняя печатная форма ссылаются на реквизиты, переименованные при обновлении. Проверьте список пользовательских макетов и подключенных внешних форм: временно вернитесь к типовой форме, чтобы подтвердить причину, затем актуализируйте макет или обратитесь к разработчику внешней формы.