Как создать новую заявку в 1С

Заявка в 1С — это документ, которым сотрудник или подразделение фиксируют потребность: в закупке товаров, расходовании денежных средств, ремонте оборудования, согласовании отпуска или выполнении работ. Конкретный вид заявки зависит от конфигурации: в «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» есть заявки на расходование ДС и внутреннее потребление, в «1С:Документооборот» — заявки на согласование, в отраслевых решениях — заявки на ремонт и обслуживание.

Несмотря на различия, логика работы везде одинакова: найти нужный раздел, создать документ кнопкой «Создать», заполнить обязательные поля, проверить данные и провести документ. Ниже разобран универсальный порядок действий, который подходит для большинства типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание документов этого вида. Если кнопка «Создать» недоступна или нужный раздел не отображается — это вопрос к администратору 1С, а не ошибка в ваших действиях.

Найдите нужный вид заявки в вашей конфигурации

Первый шаг — определить, какой именно документ вам нужен и где он находится. В типовых конфигурациях заявки сгруппированы по разделам главного меню:

• Закупки — заявки поставщикам, заказы поставщикам на основании потребностей;
• Казначейство / Банк и касса — заявки на расходование денежных средств, заявки на оплату;
• Склад и доставка — заявки на перемещение, внутреннее потребление;
• Производство — заявки на производство, обеспечение потребностей;
• Сервис и ремонты — заявки на ремонт и обслуживание оборудования.

Быстрый способ найти документ — воспользоваться строкой поиска в меню функций. Нажмите на кнопку меню (значок в левом верхнем углу), выберите «Все функции» и введите в поиске слово «заявка». Система покажет все документы, в названии которых есть это слово. Если пункт «Все функции» не отображается, включите его: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду Все функции».

Создайте новый документ

Откройте журнал нужных заявок — вы увидите список ранее созданных документов. Для создания новой заявки нажмите кнопку «Создать» (плюсик) в командной панели журнала или клавишу Insert. Откроется форма нового документа.

Есть и альтернативные способы: скопировать существующую заявку кнопкой «Скопировать» (удобно для повторяющихся заявок — останется только изменить дату и детали) или создать заявку на основании другого документа через кнопку «Создать на основании». Копирование экономит время, но требует внимательности: легко забыть заменить старые позиции или получателя.

1. 1
   Откройте раздел с нужным видом заявки и журнал документов
2. 2
   Нажмите «Создать» или Insert
3. 3
   Заполните шапку: организация, подразделение, дата, ответственный
4. 4
   Заполните табличную часть: позиции, количество, суммы
5. 5
   Проверьте обязательные поля — они подчёркнуты красным
6. 6
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
7. 7
   Убедитесь, что документ появился в журнале без пометки непроведённого

Заполните шапку документа

Шапка — это верхняя часть формы с общими реквизитами. Обязательные поля 1С подчёркивает красной пунктирной линией: пока они не заполнены, провести документ не получится. Типовой набор полей шапки:

• Организация — от чьего имени оформляется заявка. Если в базе одна организация, поле подставится автоматически;
• Подразделение — кто инициирует потребность. От этого часто зависит маршрут согласования;
• Дата — по умолчанию текущая, при необходимости измените;
• Ответственный — подставляется текущий пользователь;
• Комментарий — необязательное поле, но полезное: пояснение помогает согласующим быстрее принять решение.

В заявках на расходование ДС дополнительно указываются форма оплаты (безналичная или наличная), статья расходования и желаемая дата платежа. В заявках на закупку — склад поставки и приоритет. Заполняйте все поля, значение которых вам известно: неполная заявка уходит на уточнение и теряет время.

Заполните табличную часть и проведите документ

Табличная часть — это список позиций заявки: номенклатура, количество, цена, сумма. Добавляйте строки кнопкой «Добавить» и выбирайте позиции из справочника номенклатуры. Если позиции много, используйте кнопку «Подбор» — она открывает справочник в отдельном окне и позволяет переносить товары группами.

При вводе количества и цены сумма пересчитывается автоматически. Обратите внимание на ставку НДС: она подставляется из карточки номенклатуры, но её можно изменить в строке. Итоговая сумма документа отображается внизу формы — сверьте её с вашими ожиданиями до проведения.

Когда все поля заполнены, нажмите «Провести» — документ сохранится и останется открытым, или «Провести и закрыть» — форма закроется, и вы вернётесь в журнал. Если нужно сохранить черновик без проведения, нажмите «Записать»: документ сохранится, но в учёте участвовать не будет.

Проверьте результат

После проведения вернитесь в журнал заявок и убедитесь, что документ отображается корректно. Признаки успешно проведённой заявки:

• документ есть в списке с нужной датой и номером;
• рядом нет значка непроведённого (серый) или помеченного на удаление (красный крест) документа;
• при открытии документа сумма и состав совпадают с введёнными;
• в статусной строке документа указано «Проведен».

Если заявка предусматривает согласование, проверьте её статус. В конфигурациях с маршрутами согласования после проведения документ получает статус вроде «На согласовании», и дальнейшая работа с ним возможна только после утверждения. Статус виден в журнале в отдельной колонке или внутри формы документа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Виден с корректными датой, номером и суммой, без серого значка

Тревожный признак

Отсутствует в списке или отображается серым (не проведён)

Обязательные поля

Норма

Все поля заполнены, красного подчёркивания нет

Тревожный признак

При проведении появляется сообщение о незаполненных полях

Статус согласования

Норма

Соответствует этапу: «На согласовании» или «Согласована»

Тревожный признак

Статус «Отклонена» или заявка зависла без движения

Связанные документы

Норма

Через «Связанные документы» видны созданные на основании заказы или платежи

Тревожный признак

Основание есть, а документов на его основе нет при необходимости

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего при создании заявки встречаются следующие проблемы. Сообщение «Поле не заполнено» при проведении означает, что пропущен обязательный реквизит — найдите его по красному подчёркиванию и заполните. Ошибка «Дата запрета изменения данных» говорит о том, что вы пытаетесь создать документ в закрытом периоде: исправьте дату на текущую или обратитесь к бухгалтеру.

Если при выборе номенклатуры справочник пуст или нужной позиции нет, сначала создайте карточку номенклатуры в разделе «НСИ» (или попросите ответственного за справочники), а затем возвращайтесь к заявке. Не вводите произвольный текст вместо выбора из справочника — это нарушает аналитику учёта.

Ошиблись в проведённой заявке? Откройте документ, нажмите «Ещё» → «Отменить проведение», внесите правки и проведите заново. Если права на отмену проведения нет, попросите пользователя с соответствующими полномочиями. Для исправления без изменения самой заявки иногда правильнее создать корректировочный документ — уточните принятый порядок в вашей организации.

Если заявки однотипные и повторяются регулярно, создайте один раз корректно заполненный документ-образец и в дальнейшем используйте кнопку «Скопировать» — это сокращает время оформления и снижает количество ошибок в реквизитах. Только всегда проверяйте дату, состав и суммы после копирования.

Частые вопросы

Нет кнопки «Создать» в журнале заявок — что делать?

Скорее всего, у вашей учётной записи нет прав на добавление документов этого вида. Обратитесь к администратору 1С с просьбой выдать соответствующую роль. Проверить себя можно просто: если кнопка «Создать» неактивна (серая) или отсутствует во всех журналах документов, дело именно в правах, а не в настройках формы.

Чем «Записать» отличается от «Провести»?

«Записать» сохраняет документ как черновик: он виден в журнале, но не участвует в учёте и не запускает согласование. «Провести» делает документ действующим: он начинает влиять на учётные данные и маршруты согласования. Черновик можно дополнять сколько угодно, а проведённый документ редактируется только с отменой проведения.

Можно ли создать заявку на основании другого документа?

Да, если в конфигурации предусмотрена такая связь. Откройте документ-основание (например, заказ клиента или согласованную потребность) и нажмите «Создать на основании» — система предложит доступные виды документов и перенесёт данные автоматически. Это надёжнее ручного ввода: состав и суммы не разойдутся.

Как удалить ошибочно созданную заявку?

Выделите документ в журнале и нажмите Delete или кнопку «Пометить на удаление». Проведённый документ сначала будет распроведён автоматически. Окончательное удаление помеченных объектов выполняет администратор через «Удаление помеченных объектов». Если на заявку ссылаются другие документы, удалить её не получится, пока эти связи не разорваны.

Почему заявка не уходит на согласование после проведения?

Проверьте, запущен ли в системе маршрут согласования для вашего подразделения и вида заявки, а также заполнены ли поля, влияющие на маршрут (подразделение, сумма, статья расходов). Если маршрут настроен, но статус не меняется, причина обычно в настройках бизнес-процессов — это зона ответственности администратора или внедренца.

Можно ли приложить файл к заявке?

В большинстве конфигураций — да. В форме документа есть кнопка со скрепкой или команда «Присоединенные файлы» в меню «Ещё». Через неё добавляют сканы счетов, коммерческие предложения и обоснования. Прикладывайте подтверждающие документы сразу — это ускоряет согласование.