Как сделать накладные в 1С: пошаговое руководство

Накладная в 1С — это документ, которым оформляют отгрузку или поступление товаров. В зависимости от конфигурации он называется «Реализация (акты, накладные)», «Реализация товаров и услуг» или «Поступление товаров и услуг», но логика работы везде одинаковая: создать документ, заполнить шапку и табличную часть, провести и распечатать унифицированную форму ТОРГ-12 или товарную накладную по форме организации.

Перед началом работы убедитесь, что в базе заполнены справочники: контрагенты, номенклатура, договоры и склады. Если этих данных нет, накладную создать можно, но провести её корректно не получится — программа либо откажется проводить документ, либо сформирует проводки с пустыми аналитиками, которые потом придётся исправлять вручную.

Ниже разобраны основные сценарии: создание расходной накладной в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP», оформление реализации в «1С:Бухгалтерии», приходные накладные, печать ТОРГ-12 и проверка того, что документ отработал правильно.

Какие бывают накладные и где они находятся в 1С

В типовых конфигурациях 1С встречаются несколько видов накладных. Расходная (отгрузочная) оформляет продажу или перемещение товара покупателю, приходная — поступление от поставщика, внутренняя — перемещение между складами собственной организации. Для каждой операции используется свой документ, и важно не путать их: реализация списывает товар и формирует выручку, а перемещение лишь меняет склад хранения.

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» расходная накладная находится в разделе «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» (или «Оптовые продажи»). В «1С:Бухгалтерии 8» — в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)». Приходные документы расположены симметрично в разделах «Закупки» и «Покупки» соответственно.

Как создать расходную накладную в УТ 11 и ERP

Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Реализация товаров и услуг». Нажмите «Создать» — откроется форма нового документа. В шапке укажите организацию-продавца, контрагента-покупателя, договор и склад отгрузки. Если ведёте учёт по заказам клиентов, накладную удобнее создавать на основании заказа: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг» — все позиции и цены подтянутся автоматически.

Табличную часть заполняйте кнопкой «Добавить» или через подбор (кнопка «Подобрать товары»). Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Программа сама рассчитает сумму по строке и итог по документу. Если цены подставляются из соглашения с клиентом или вида цен, проверьте, что они актуальны — расхождение с договорной ценой обнаружится при сверке с покупателем.

После заполнения нажмите «Провести». При включённом контроле остатков программа не даст отгрузить больше, чем есть на складе, и выведет сообщение о нехватке с указанием позиции. Это защита от отрицательных остатков, и обходить её принудительным отключением контроля без понимания причин не стоит.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, проверьте цены и НДС
4. 4
   Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок контроля остатков
5. 5
   Нажмите «Печать» → «Товарная накладная (ТОРГ-12)» и распечатайте документ

Как оформить накладную в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Реализация» → «Товары (накладная)». Заполните контрагента, договор и склад. В табличной части добавьте номенклатуру — программа автоматически подставит счета учёта (41.01 для товаров, 90.02 для себестоимости), если они настроены в регистре «Счета учёта номенклатуры».

Обратите внимание на НДС: в накладной укажите ставку по каждой строке, а затем нажмите «Выписать счёт-фактуру» внизу документа — счёт-фактура создастся автоматически на основании накладной. Без выписанного счёта-фактуры покупатель не сможет принять НДС к вычету, а у вас в отчётах по НДС появится разрыв.

После проведения откройте кнопку «Дт/Кт» и проверьте проводки: должна быть списана себестоимость с 41-го счёта, отражена выручка по 90.01 и начислен НДС. Если проводки сформировались с пустыми субконто или не на те счета — проблема в настройке счетов учёта номенклатуры, а не в самой накладной.

Как оформить приходную накладную от поставщика

Поступление товара оформляется документом «Поступление товаров и услуг» («Закупки» в УТ/ERP, «Покупки» в Бухгалтерии). Логика зеркальная: укажите поставщика, договор, склад приёмки и заполните табличную часть по бумажной накладной поставщика. Сверьте количество и цены с первичным документом — именно данные поставщика являются основанием, а не ваши ожидания по заказу.

Если поставка шла по заказу поставщику, создавайте поступление на его основании — тогда программа покажет расхождения между заказанным и фактически полученным количеством. В УТ 11 для этого есть рабочее место «Оформление накладных и ордеров» в разделе «Закупки», где видны все неотгруженные и непринятые распоряжения.

При расхождении количества или качества не проводите документ на фактические данные «как есть», пока расхождение не оформлено актом. Иначе оприходуете товар, которого физически нет, и получите завышенную кредиторскую задолженность.

Печать ТОРГ-12 и подписание накладной

Из проведённого документа нажмите «Печать» и выберите нужную форму: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Накладная на отпуск материалов (М-15)» для отпуска на сторону материалов или печатную форму, утверждённую в вашей организации. В УТ и ERP доступен также комплект документов: накладная + счёт-фактура + УПД одним действием.

Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет накладную и счёт-фактуру одновременно — это удобно, когда покупатель согласен работать с УПД. В Бухгалтерии УПД выбирается при выписке счёта-фактуры, в УТ — через переключатель вида документа в реализации. Перед массовым переходом на УПД согласуйте это с контрагентами: не все бухгалтерии принимают его по умолчанию.

Проверьте в печатной форме поля «Грузоотправитель», «Грузополучатель» и подписи ответственных лиц. Отсутствие реквизитов грузополучателя или подписи лица, принявшего товар, — частая причина отказа налоговой в вычете НДС у покупателя и претензий при спорах о поставке.

ТОРГ-12 или УПД

ТОРГ-12 + счёт-фактура

Классическая схема, принимается всеми контрагентами. Минус — два документа вместо одного, больше бумаги и согласований.

УПД

Один документ вместо двух, удобен при ЭДО. Ограничение — нужно согласие покупателя и корректная настройка статуса документа (1 или 2).

Собственная форма накладной

Допустима, если утверждена в учётной политике и содержит обязательные реквизиты первичного документа. Требует настройки макета в 1С.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения накладной убедитесь, что документ дал ожидаемый эффект в учёте. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ/ERP) или оборотно-сальдовую ведомость по 41-му счёту (в Бухгалтерии): количество по отгруженной позиции должно уменьшиться ровно на величину из накладной. В УТ полезен также отчёт «Ведомость по товарам на складах» — он показывает движение по конкретному документу.

Для расходной накладной проверьте задолженность покупателя: отчёт «Задолженность клиентов» или ОСВ по 62-му счёту должны показать долг на сумму документа. Если задолженность не появилась — скорее всего, документ не проведён или выбран неверный договор с другой аналитикой расчётов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Уменьшился на количество из накладной

Тревожный признак

Не изменился или ушёл в минус

Дебиторская задолженность

Норма

Долг покупателя равен сумме накладной

Тревожный признак

Задолженности нет или она на другом договоре

Проводки (Дт/Кт)

Норма

Списана себестоимость, отражена выручка и НДС

Тревожный признак

Пустые субконто или неверные счета

Печатная форма

Норма

Заполнены грузоотправитель, грузополучатель, подписи

Тревожный признак

Пустые реквизиты или нулевые суммы

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить проведённую накладную?

Да, если документ ещё не подписан сторонами и не попал в закрытый период. Откройте накладную, внесите изменения и перепроведите. Если бумажный оригинал уже подписан покупателем, корректируйте через документ «Корректировка реализации», а не правкой исходной накладной — так сохранится история и корректный НДС-учёт.

Почему программа не даёт провести накладную из-за нехватки товара?

Включён контроль остатков, и на выбранном складе недостаточно товара. Проверьте отчётом по остаткам: возможно, поступление не введено, товар лежит на другом складе или в накладной выбрана другая единица измерения (короб вместо штуки). После устранения причины документ проведётся.

Как распечатать накладную сразу по нескольким документам?

В журнале документов выделите нужные накладные с зажатой клавишей Ctrl, нажмите «Печать» и выберите форму — программа сформирует печатные формы по всем выделенным документам. В УТ и ERP также доступна групповая печать из рабочего места оформления накладных.

Чем накладная отличается от ордера на отгрузку?

Накладная — финансовый документ: списывает товар в бухгалтерском учёте и формирует выручку. Расходный ордер — складской документ, фиксирующий фактическую отгрузку со склада. При ордерной схеме складского учёта сначала создаётся накладная (распоряжение), затем кладовщик оформляет ордер по факту отбора товара.

Можно ли отправить накладную покупателю электронно?

Да, если подключён обмен электронными документами (ЭДО). Из накладной нажмите «ЭДО» → «Отправить» — документ уйдёт контрагенту через оператора, а подписание происходит электронной подписью. Это юридически равноценно бумажному оригиналу при соблюдении требований к формату документа.

Что делать, если в печатной форме ТОРГ-12 пустые поля?

Пустые реквизиты означают, что не заполнены данные в справочниках: проверьте адрес и банковские реквизиты организации и контрагента, ФИО ответственных лиц в настройках организации. Заполните недостающие данные и сформируйте печатную форму заново — документ перепроводить не требуется.