Документы и Печать · 10 мин
Как сделать накладную в программе 1С
Пошаговая инструкция, как создать товарную накладную в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: заполнение шапки, табличной части, проведение и печать ТОРГ-12.
Накладная в 1С — это документ, который фиксирует отпуск товара покупателю и одновременно формирует проводки по списанию себестоимости и начислению выручки. В разных конфигурациях он называется по-разному: в 1С:Бухгалтерии это «Реализация (акты, накладные, УПД)», в Управлении торговлей — «Реализация товаров и услуг». Логика работы с документом при этом одинаковая: создать, заполнить шапку, добавить товары, проверить и провести.
Основные ошибки при оформлении накладных — неправильно выбранный договор, отсутствие остатков на складе и ручное исправление цен без проверки. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до печати ТОРГ-12 и выставления счёта-фактуры.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 11, но подойдёт и для других решений на платформе 8.3, поскольку структура документов реализации в них схожа.
Подготовка: что должно быть заполнено до создания накладной
Документ реализации подтягивает данные из справочников, поэтому перед созданием накладной убедитесь, что в базе есть организация с реквизитами, контрагент-покупатель, договор с ним и карточки номенклатуры. Если какого-то элемента нет, его можно создать прямо из формы документа — 1С откроет нужный справочник в новом окне.
Отдельно проверьте склад: он должен быть заведён в справочнике «Склады», а товары должны числиться на нём в учёте. Если остатков нет, документ в конфигурациях с контролем остатков не проведётся либо проведётся с отрицательным остатком, что исказит себестоимость и отчёты.
Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов продажи. В типовых конфигурациях это роли «Добавление изменение документов продажи» или полные права. Если кнопка «Создать» недоступна, обратитесь к администратору 1С.
Где найти документ реализации в разных конфигурациях
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Товары (накладная)» — именно этот вариант формирует товарную накладную ТОРГ-12.
В 1С:Управлении торговлей 11 путь такой: раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать». Здесь документ сразу предназначен для отгрузки товара, а печатные формы ТОРГ-12 и УПД доступны из него же.
В 1С:Комплексной автоматизации и ERP документ также называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи» или «Казначейство и продажи» в зависимости от настроек интерфейса.
Сравнение вариантов
Документ «Реализация (акты, накладные, УПД)», вид «Товары (накладная)». Подходит, если учёт ведётся только в бухгалтерии без складских ордеров.
Документ «Реализация товаров и услуг». Подходит для торговых компаний со складами, заказами клиентов и соглашениями об условиях продаж.
Накладная создаётся кнопкой «Создать на основании» из счёта на оплату или заказа — все данные подставляются автоматически, меньше риск ошибки.
Заполнение шапки документа
Шапка накладной определяет, от чьего имени и кому отгружается товар. Заполните поля в таком порядке: организация, контрагент, договор, склад. Дата документа подставляется текущая — при отгрузке задним числом измените её, но учитывайте, что проведение задним числом может потребовать перепроведения более поздних документов.
Поле «Договор» влияет на валюту, условия оплаты и налоговые настройки. Если договоров несколько, выберите тот, по которому реально отгружаете товар, — от этого зависят взаиморасчёты и зачёт авансов.
В Управлении торговлей дополнительно укажите соглашение с клиентом, если оно используется: из соглашения подтянутся цены, скидки и условия доставки. В Бухгалтерии вместо соглашения работает тип цен продажи в карточке договора или документа.
Добавление товаров в табличную часть
Товары добавляются на вкладке «Товары» кнопкой «Добавить» (по одной позиции) или «Подбор» — откроется форма подбора, где удобно выбрать сразу несколько позиций из справочника с видимыми остатками и ценами. Для больших накладных подбор экономит заметное время.
Для каждой строки проверьте количество, цену и ставку НДС. Цены подставляются из последней установки цен или соглашения; при ручном изменении цены помните, что это не изменит цену в справочнике и в следующий раз снова подставится старое значение.
Если ведётся учёт по сериям или характеристикам (размеры, цвета, сроки годности), эти поля обязательны к заполнению — без серии документ не проведётся в конфигурациях с серийным учётом.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», проверьте цены и НДС
- 4Сверьте итоговую сумму документа с договорённостью с покупателем
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 6Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать»
Проведение документа и проверка результата
Кнопка «Провести» фиксирует документ в учёте: списываются остатки со склада, формируется задолженность покупателя, в бухгалтерском учёте создаются проводки по выручке и себестоимости. До проведения накладная — просто черновик, который не влияет ни на какие отчёты.
После проведения откройте движения документа (кнопка «Ещё» → «Движения документа» или пиктограмма «Дт/Кт» в Бухгалтерии) и убедитесь, что проводки сформированы корректно: Дт 90.02 Кт 41 — себестоимость, Дт 62 Кт 90.01 — выручка, Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС при общей системе налогообложения.
Контрольный показатель — остаток по складу: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и проверьте, что отгруженное количество списалось и не появилось отрицательных остатков. Минус по позиции означает, что товар продан «в воздух», и себестоимость по нему рассчитана некорректно.
Как проверить результат
Документ проведён, в списке стоит зелёная галочка
Документ записан, но не проведён — остатки и проводки не сформированы
Отгруженное количество списалось, остатки положительные или нулевые
Появился отрицательный остаток по позиции
Сформированы проводки по выручке, себестоимости и НДС
Проводок нет или счета учёта не соответствуют настройкам
По контрагенту появилась дебиторская задолженность на сумму накладной
Задолженность повисла на другом договоре или не отразилась
Печать ТОРГ-12 и УПД
Из проведённого документа доступны печатные формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)» и, в зависимости от конфигурации, транспортная накладная. Нажмите кнопку «Печать» в командной панели документа и выберите нужную форму.
ТОРГ-12 применяется, когда счёт-фактура выставляется отдельно. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе — это сокращает документооборот, и большинство компаний сейчас использует именно его. Для УПД в 1С:Бухгалтерии нужно, чтобы в документе был выставлен счёт-фактура (ссылка внизу формы документа).
Подписи и печать в печатной форме подтягиваются из карточки организации и настроек ответственных лиц. Если в ТОРГ-12 пустые поля «Грузоотправитель» или «Руководитель», заполните их в справочнике «Организации» и регистре ответственных лиц, затем пересформируйте печатную форму.
Частые проблемы и их решение
Если документ не проводится с сообщением о нехватке товара, проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах» на дату документа. Частая причина — оприходование оформлено позже датой, чем продажа, либо товар лежит на другом складе.
Если цены не подставляются вовсе, проверьте, заполнен ли тип цен в договоре или соглашении и есть ли действующий документ «Установка цен номенклатуры» на эти позиции. Без установленных цен подставлять нечего — цену придётся вводить вручную.
Сообщение об ошибке заполнения счетов учёта лечится настройкой счетов в карточке номенклатуры или в общем регистре «Счета учёта номенклатуры» в Бухгалтерии. Заполните счета для группы товаров один раз — дальше они будут подставляться автоматически.
FAQ
Можно ли создать накладную на основании счёта на оплату?
Да. Откройте счёт на оплату покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные)». Контрагент, договор и список товаров с ценами подставятся автоматически, останется указать склад и проверить количество.
Чем накладная отличается от УПД в 1С?
ТОРГ-12 — только товаросопроводительный документ, счёт-фактура к нему выставляется отдельно. УПД совмещает обе функции: в 1С он формируется из документа реализации при наличии выставленного счёта-фактуры и заменяет комплект из двух документов.
Почему документ проводится, но проводок нет?
Проверьте, не стоит ли в карточке организации упрощённый режим без формирования проводок в отдельных настройках, и откройте «Движения документа» — возможно, проводки есть, но вы смотрите не тот регистр. Также убедитесь, что счета учёта заполнены для номенклатуры.
Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?
Если период ещё открыт и отчётность не сдана, документ можно распровести, исправить и провести заново, предупредив покупателя. Для закрытых периодов используйте документ «Корректировка реализации» — он сформирует исправительные записи и корректировочный счёт-фактуру.
Можно ли оформить накладную без договора?
В большинстве конфигураций поле «Договор» обязательно. Если договорных отношений фактически нет, создайте в карточке контрагента договор с видом «С покупателем» и условным названием — без него документ не проведётся, а взаиморасчёты не сформируются.
Как распечатать накладную в двух экземплярах?
В форме печати ТОРГ-12 или УПД укажите количество экземпляров в поле «Количество копий» перед отправкой на принтер, либо распечатайте форму дважды. Один экземпляр остаётся у продавца с подписью покупателя, второй передаётся с товаром.
Что важно запомнить
Накладная в 1С создаётся через документ реализации: заполните шапку, добавьте товары, проверьте остатки, цены и НДС, затем проведите и распечатайте ТОРГ-12 или УПД. Контролируйте результат по движениям документа и отчёту по остаткам, а ошибки прошлых периодов исправляйте только корректировкой.