Документы и Печать · 10 мин
Как сделать накладную в 1С Бухгалтерия
Как создать расходную накладную в 1С Бухгалтерия 8.3: заполнение документа «Реализация товаров», печать ТОРГ-12, типовые ошибки и проверка проводок.
Накладная в 1С Бухгалтерия создаётся документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» из раздела «Продажи». Именно этот документ формирует печатную форму ТОРГ-12, проводки по списанию товара и начислению выручки, а также запись в книге продаж. Ошибка на этом этапе ведёт к расхождениям в складе, НДС и отчётности, поэтому важно заполнить документ правильно с первого раза.
Инструкция ниже подходит для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3» (редакция 3.0). В других конфигурациях — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» — документ называется иначе, но логика заполнения похожая. Перед началом убедитесь, что у вас есть права на создание документов продажи и что в базе заведены контрагент, договор и номенклатура.
Подготовка: что должно быть заведено в базе
Прежде чем создавать накладную, проверьте справочники. В карточке контрагента-покупателя должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический и фактический адреса — эти данные попадут в печатную форму ТОРГ-12. Если адрес не указан, в накладной останутся пустые поля, и покупатель может отказаться принимать документ.
Далее проверьте договор с покупателем: он должен иметь вид «С покупателем» и действовать на дату отгрузки. Также убедитесь, что отгружаемая номенклатура есть в справочнике с корректным типом (товар или услуга) и правильной ставкой НДС. Если товара нет в базе, создайте карточку заранее — заполнять её «на лету» из документа можно, но легко ошибиться в настройках учёта.
Отдельно проверьте остатки на складе. Если товар не был оприходован, документ реализации либо не проведётся, либо спишет товар в минус — это зависит от настроек учётной политики. Отрицательные остатки потом придётся исправлять вручную.
Откройте карточку покупателя и сверьте реквизиты с договором
Договор выбирается в шапке документа реализации
Отчёт «Остатки товаров на складах» по нужной дате
Неверная ставка исказит книгу продаж и декларацию
Создание документа «Реализация (акты, накладные, УПД)»
Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)» — именно этот вариант формирует товарную накладную ТОРГ-12. Если отгружаете товары и услуги одновременно, выберите соответствующий комбинированный вид операции.
В шапке документа заполните поля: дата (по умолчанию текущая, при необходимости измените на дату фактической отгрузки), контрагент, договор и склад. Номер документа программа присвоит автоматически при записи. Если отгрузка оформляется по счёту на оплату, накладную удобнее создать на его основании: откройте счёт и нажмите «Создать на основании» — все позиции и цены подставятся автоматически.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 2Нажмите «Создать» и выберите операцию «Товары (накладная)»
- 3Заполните контрагента, договор и склад в шапке документа
- 4Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и цены
- 5Проверьте итоговую сумму и НДС
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 7Распечатайте ТОРГ-12 через кнопку «Печать»
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (по одной позиции) или «Подбор» (выбор нескольких позиций из справочника с остатками и ценами). Для больших накладных удобнее подбор: в нём видно остаток на складе и текущую цену, что снижает риск продать товар, которого нет в наличии.
Для каждой строки укажите количество и цену. Сумма посчитается автоматически. Проверьте колонку «% НДС»: ставка подставляется из карточки номенклатуры, но её можно изменить вручную, если по конкретной операции применяется другая ставка. Если организация работает без НДС (например, на УСН), в колонке должно стоять «Без НДС».
Обратите внимание на поле «Счета учёта» в табличной части или по ссылке над ней. По умолчанию товары списываются со счёта 41.01, а выручка отражается по 90.01. Если у вас нестандартный учёт (например, торговля в розницу через 41.02), проверьте эти счета до проведения — исправлять проводки после закрытия периода заметно сложнее.
Проведение документа и проверка проводок
Нажмите кнопку «Провести». Если программа выдала сообщение об ошибке — например, «Не хватает остатка товара на складе» — не игнорируйте его: либо измените дату документа на момент, когда товар был в наличии, либо сначала оформите поступление товара, либо скорректируйте количество.
После проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Должны сформироваться записи: Дт 90.02 Кт 41.01 — списание себестоимости товара, Дт 62.01 Кт 90.01 — задолженность покупателя и выручка, Дт 90.03 Кт 68.02 — начисление НДС (если применяется). Если какой-то проводки нет или счета не те — отмените проведение и проверьте настройки счетов учёта номенклатуры.
Как проверить результат
Есть списание себестоимости, выручка и НДС с корректными счетами
Проводок нет, счета не соответствуют вашему плану учёта
Остаток уменьшился на отгруженное количество
Появился отрицательный остаток по позиции
В ТОРГ-12 заполнены все реквизиты сторон и итоги
Пустые поля адресов, неверные суммы или ставка НДС
Печать накладной ТОРГ-12 и УПД
Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)». Форма заполнится автоматически: грузоотправитель, грузополучатель, поставщик, плательщик, позиции товаров с количеством, ценами и суммами. Проверьте поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» — если склад отгрузки отличается от адреса организации, адреса могут потребовать ручной корректировки в карточках.
Если покупатель просит универсальный передаточный документ, выберите печатную форму «Универсальный передаточный документ (УПД)». УПД заменяет одновременно накладную и счёт-фактуру, что упрощает документооборот. Счёт-фактура при необходимости создаётся отдельно — по ссылке внизу документа реализации «Выписать счёт-фактуру».
Подписи в печатной форме подставляются из настроек ответственных лиц организации. Если в накладной пустые поля подписантов, заполните их в карточке организации на закладке «Подписи» или укажите ответственных лиц в самом документе перед печатью.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — отрицательные остатки: товар отгружен раньше, чем оприходован. Второе место занимает неверная ставка НДС, из-за которой искажается книга продаж. Третья типичная ситуация — документ создан не тем видом операции (например, «Услуги» вместо «Товары»), и печатная форма ТОРГ-12 просто недоступна.
Если ошибку обнаружили после того, как документ ушёл покупателю, не редактируйте исходную накладную «задним числом» молча. Правильный способ — документ «Корректировка реализации», который создаётся на основании исходной накладной и корректно отражает изменения в учёте НДС.
Массовое оформление и обмен документами
Если накладных много, используйте создание на основании счетов или заказов — это исключает ручной ввод позиций. Для регулярных отгрузок одним и тем же покупателям документ можно копировать: выделите накладную в списке и нажмите F9 или «Скопировать», затем измените дату и при необходимости состав.
Для обмена с контрагентами в электронном виде настройте ЭДО (1С-ЭДО или другой оператор): накладная и УПД отправляются прямо из документа кнопкой «ЭДО». Электронный УПД имеет юридическую силу и избавляет от печати и подписания бумажных экземпляров при условии, что обе стороны подключены к обмену.
Что важно запомнить
Накладная создаётся документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары». Перед проведением проверьте остатки, ставки НДС и счета учёта, после — проводки и печатную форму ТОРГ-12. Ошибки в закрытом периоде исправляйте только корректировочными документами.
Частые вопросы
Как распечатать ТОРГ-12, если в списке печатных форм её нет?
Скорее всего, документ создан с видом операции «Услуги» или «Оборудование», для которых ТОРГ-12 не предусмотрена. Проверьте вид операции в шапке документа. Если нужен именно товарный документ, создайте новую реализацию с операцией «Товары (накладная)» и перенесите позиции.
Можно ли сделать накладную без счёта на оплату?
Да, счёт — необязательный документ. Накладная создаётся самостоятельно через «Продажи» → «Реализация» → «Создать». Счёт нужен только для выставления покупателю предоплаты и удобства заполнения на его основании.
Почему документ не проводится и пишет про нехватку товара?
Программа контролирует остатки на складе, указанном в документе. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату накладной: возможно, поступление не проведено, товар на другом складе или дата реализации стоит раньше даты поступления.
Чем УПД отличается от ТОРГ-12 и что лучше использовать?
ТОРГ-12 — только товарная накладная, к ней отдельно нужен счёт-фактура. УПД объединяет оба документа, поэтому удобнее для документооборота: один документ вместо двух. Выбор зависит от договорённости с покупателем — обе формы юридически корректны.
Как исправить ошибку в уже отправленной покупателю накладной?
Не редактируйте исходный документ. Создайте «Корректировку реализации» на основании накладной: укажите исправленные количество или цены, проведите и отправьте покупателю корректировочный документ. Так изменения правильно отразятся в учёте НДС у обеих сторон.
Можно ли оформить накладную на услуги?
Услуги оформляются тем же документом, но с видом операции «Услуги (акт)», и печатной формой будет акт, а не ТОРГ-12. Если отгружаете товары и услуги одновременно, выберите операцию «Товары, услуги, комиссия» — тогда доступны обе печатные формы.