Как сделать накладную в 1С 8

Накладная в 1С 8 — это документ «Реализация (акты, накладные)», который фиксирует отгрузку товаров покупателю, списывает остатки со склада и формирует задолженность контрагента. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация) документ работает по одному принципу: шапка с реквизитами сторон, табличная часть с товарами, проведение и печать.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до печатной формы ТОРГ-12 и проверки проводок. Инструкция ориентирована на интерфейс «Такси» (платформа 8.3), но логика одинакова и для более ранних релизов.

Какой документ использовать для накладной

В 1С 8 нет отдельного документа «Накладная» — это название печатной формы. За отгрузку товаров отвечает документ «Реализация товаров и услуг» (в Бухгалтерии 3.0 — «Реализация (акты, накладные, УПД)»). При его создании вы выбираете вид операции: «Товары (накладная)», «Услуги (акт)» или «Товары, услуги, комиссия».

Если нужно оформить не продажу, а внутреннее движение, используются другие документы: «Перемещение товаров» — между своими складами, «Требование-накладная» — списание материалов в производство или на затраты. Перепутать их — частая ошибка: перемещение не формирует выручку и задолженность покупателя.

Что подготовить перед созданием документа

Накладная не проведётся корректно, если не заполнены базовые справочники. Проверьте четыре вещи: контрагент заведён в справочнике «Контрагенты» с ИНН и адресом, у него создан договор с нужным видом (с покупателем), товары есть в справочнике «Номенклатура» с указанием единицы измерения и ставки НДС, а склад отгрузки существует в справочнике «Склады».

Также убедитесь, что в карточке организации заполнены реквизиты: наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. Эти данные попадут в печатную форму ТОРГ-12, и пустые поля придётся исправлять вручную или переформировывать документ.

Пошаговое создание накладной в 1С 8.3

Последовательность одинакова для большинства типовых конфигураций. Ниже — порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)».
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид операции «Товары (накладная)».
3. 3
   Заполните шапку: контрагент, договор, склад, организация — дата и номер подставятся автоматически.
4. 4
   В табличной части нажмите «Добавить» или «Подбор» и выберите товары из номенклатуры.
5. 5
   Укажите количество, цену и ставку НДС по каждой строке — сумма рассчитается автоматически.
6. 6
   Проверьте итоговую сумму документа и счета учёта (по ссылке или кнопке настройки счетов).
7. 7
   Нажмите «Провести» — документ спишет остатки и сформирует проводки.
8. 8
   Нажмите «Печать» и выберите «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «Универсальный передаточный документ (УПД)».

Заполнение шапки документа

В шапке критичны три поля. «Контрагент» определяет покупателя и подтягивает его реквизиты в печать. «Договор» задаёт условия расчётов и валюту; если договора нет, программа предложит создать его прямо из документа. «Склад» определяет, откуда спишутся остатки, — при нескольких складах выбор неверного склада приведёт к отрицательным остаткам.

Заполнение табличной части

Товары удобнее добавлять через кнопку «Подбор»: откроется форма с остатками и ценами, где можно двойным щелчком переносить позиции в документ. Цена подставляется из установленного типа цен или из последней продажи — проверьте её вручную, программа не знает о договорённостях с конкретным клиентом.

Проведение и проверка проводок

После нажатия «Провести» документ формирует бухгалтерские записи. Типовой набор для продажи товаров: Дт 62.01 Кт 90.01 — выручка и задолженность покупателя, Дт 90.03 Кт 68.02 — начисление НДС, Дт 90.02 Кт 41.01 — списание себестоимости товара. Посмотреть проводки можно по кнопке «Дт/Кт» в форме документа.

Если проводки не сформировались или счета выглядят странно, чаще всего причина в незаполненных счетах учёта номенклатуры или в том, что документ сохранён, но не проведён. Непроведённый документ виден в списке, но на учёт не влияет — это частый источник расхождений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа в списке

Норма

Документ проведён (нет пометки «не проведён» или крестика)

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён — остатки и проводки не изменились

Остатки по складу

Норма

Товар списался, остаток уменьшился на отгруженное количество

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус

Проводки (кнопка Дт/Кт)

Норма

Есть записи по 62, 90 и 41 счетам с корректными суммами

Тревожный признак

Проводок нет или счета пустые — не настроены счета учёта

Печатная форма ТОРГ-12

Норма

Заполнены обе стороны, суммы совпадают с документом

Тревожный признак

Пустые реквизиты грузополучателя или расхождение сумм

Печать накладной: ТОРГ-12 и УПД

Печатные формы вызываются из проведённого документа кнопкой «Печать». Доступны как минимум два варианта: «Товарная накладная (ТОРГ-12)» — классическая форма для передачи товара, и «Универсальный передаточный документ (УПД)» — объединяет накладную и счёт-фактуру, что удобно при отгрузках с НДС.

Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте реквизиты грузоотправителя и грузополучателя. Если грузополучатель отличается от покупателя (доставка на склад клиента по другому адресу), укажите это в поле «Грузополучатель» в шапке документа до проведения.

Типичные ошибки при оформлении

Большинство ошибок ловится простой привычкой: после проведения открыть «Дт/Кт» и сверить итоговую сумму документа с суммой по дебету 62 счёта. Если они равны и остаток по складу уменьшился — накладная оформлена корректно.

Как исправить или отменить накладную

Если ошибка обнаружена в том же периоде, откройте документ, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно — программа перезапишет движения. Если документ нужно отменить полностью, используйте «Провести» → «Отменить проведение», а при необходимости — пометку на удаление.

Для документов закрытого периода безопаснее не редактировать прошлое, а оформить корректировку: документ «Корректировка реализации» создаётся на основании исходной накладной и формирует корректирующий счёт-фактуру. Если покупатель вернул товар, оформляется «Возврат товаров от покупателя», а не сторнирование вручную.

Частые вопросы

Где в 1С 8 находится накладная?

В 1С:Бухгалтерии 8.3 — раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». В Управлении торговлей 11 — раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». Если раздела не видно, проверьте права пользователя и настройки функциональности программы.

Чем ТОРГ-12 отличается от УПД?

ТОРГ-12 — только товарная накладная, подтверждающая передачу товара. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе: покупатель может принять НДС к вычету на его основании. При отгрузках с НДС удобнее использовать УПД — меньше документов для подписания.

Почему накладная не проводится?

Частые причины: не заполнено обязательное поле (контрагент, склад, договор), не указаны счета учёта номенклатуры, дата документа попадает в закрытый для редактирования период, либо товара недостаточно на складе при включённом контроле остатков. Текст ошибки внизу окна обычно указывает конкретную причину.

Можно ли создать накладную на основании другого документа?

Да. Накладную можно ввести на основании счёта на оплату, заказа покупателя или счёт-фактуры: откройте исходный документ и нажмите «Создать на основании». Все позиции и реквизиты перенесутся автоматически, останется проверить количество и склад.

Как изменить номер накладной?

Номер присваивается автоматически, но его можно изменить вручную в поле «Номер» формы документа. Учтите, что ручная правка может нарушить сквозную нумерацию, а при обмене с другими системами — вызвать дубли. Меняйте номер только при реальной необходимости, например при восстановлении утерянного документа.

Как распечатать накладную в двух экземплярах?

В форме предварительного просмотра печатной формы укажите количество экземпляров в настройках печати или просто отправьте документ на принтер дважды. Один экземпляр остаётся у продавца с подписью покупателя, второй передаётся вместе с товаром.