Как сделать корректировочный счёт-фактуру в 1С

Корректировочный счёт-фактура (КСФ) нужен, когда после отгрузки изменилась цена или количество товаров, работ, услуг — например, поставщик дал ретро-скидку, покупатель вернул часть товара или стороны согласовали уценку. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такой документ создаётся не «с нуля», а на основании уже выставленного счёта-фактуры, и программа сама заполняет большинство полей.

Ошибки в КСФ опасны: они влияют на вычеты НДС у обеих сторон сделки, расхождения в данных продавца и покупателя вызывают вопросы налоговой при камеральной проверке декларации. Поэтому важно не только правильно создать документ, но и проверить, как он отразился в книге покупок или книге продаж.

Ниже — порядок действий для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0). В конфигурациях «Управление торговлей» и «ERP» логика аналогична: корректировка всегда привязывается к исходному документу реализации или поступления.

Когда нужен корректировочный счёт-фактура, а когда исправительный

Первое, что нужно определить, — тип документа. Путаница между корректировочным и исправительным счётом-фактурой — самая частая ошибка.

Корректировочный выставляется при изменении условий сделки, согласованном сторонами: изменилась цена, количество, появилась скидка, частичный возврат. Основание — договор, допсоглашение, акт об уценке.

Исправительный выставляется, когда в исходном счёте-фактуре допущена техническая ошибка: неверный адрес, ИНН, номер, дата, а количество и цена не менялись. Исправление оформляется через механизм «Исправление счёта-фактуры» с указанием номера и даты исправления.

Корректировочный или исправительный

Корректировочный СФ

Изменилась цена, количество или стоимость по соглашению сторон. Оформляется через «Корректировку реализации/поступления».

Исправительный СФ

Ошибка в реквизитах (ИНН, адрес, номер, дата) без изменения сумм. Оформляется как исправление исходного счёта-фактуры.

Подготовка: что проверить перед созданием КСФ

Перед созданием документа убедитесь, что исходная реализация (или поступление) и счёт-фактура по ней проведены в программе и находятся в том же периоде, который вы планируете корректировать. Если период закрыт для редактирования (установлена дата запрета), корректировку нужно делать текущей датой — это нормальная практика: корректировка отражается в периоде, когда возникло основание.

Проверьте наличие документального основания: допсоглашения, соглашения об изменении цены, акта возврата. В поле «Основание» документа корректировки желательно указать эти реквизиты — они попадут в печатную форму КСФ.

Как создать КСФ у продавца: корректировка реализации

У продавца цепочка выглядит так: документ «Корректировка реализации» → на его основании «Счёт-фактура выданный (корректировочный)».

1. 1
   Откройте исходный документ «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации». Либо создайте документ из раздела «Продажи» → «Корректировки реализации» и укажите исходную реализацию в поле «Документ реализации».
2. 2
   В шапке выберите вид операции: «Корректировка по согласованию сторон» — именно она формирует КСФ. Вид «Исправление в первичных документах» нужен для исправительного СФ.
3. 3
   На вкладке «Товары» (или «Услуги») в колонках «после изменения» укажите новую цену или количество. Программа покажет строки «до изменения» и рассчитает разницу автоматически.
4. 4
   Проверьте итоговые суммы и НДС, проведите документ.
5. 5
   Нажмите кнопку «Выписать корректировочный счёт-фактуру» (или создайте СФ на основании корректировки). Проверьте номер, дату и код вида операции.
6. 6
   Распечатайте КСФ по кнопке «Печать» или передайте покупателю в электронном виде через оператора ЭДО.

После проведения программа автоматически формирует бухгалтерские проводки на разницу и записи в регистрах НДС. Если стоимость уменьшилась, продавец получает право на вычет НДС с разницы; если увеличилась — доначисляет НДС.

Как отразить КСФ у покупателя: корректировка поступления

У покупателя зеркальная схема: документ «Корректировка поступления» (раздел «Покупки» → «Корректировки поступления»), созданный на основании исходного документа поступления. Вид операции — «Корректировка по согласованию сторон».

После получения от поставщика корректировочного счёта-фактуры его нужно зарегистрировать: в документе корректировки поступления укажите номер и дату входящего КСФ в полях «Счёт-фактура №» и «от». Программа создаст запись в регистре, и документ попадёт в книгу покупок или книгу продаж — в зависимости от направления изменения стоимости.

Если стоимость уменьшилась, покупатель восстанавливает НДС с разницы (запись в книге продаж). Если увеличилась — принимает к вычету дополнительный НДС (запись в книге покупок).

Как проверить отражение КСФ в книге покупок и продаж

После проведения корректировки обязательно проверьте, где отразился документ. Откройте раздел «Операции» → «Книга покупок» и «Книга продаж» за соответствующий квартал и найдите запись по контрагенту или номеру документа.

Дополнительно проверьте отчёт «Анализ НДС» и обороты по счетам 68.02 и 19 — суммы по корректировке должны совпадать с разницей, которую показывает документ. Если запись не попала в книгу, откройте «Операции» → «Регламентные операции НДС» и выполните формирование записей книги покупок/продаж за период.

Контрольные точки

Как проверить результат

КСФ создан на основании документа корректировки

Норма

В счёте-фактуре заполнено основание, суммы совпадают с корректировкой

Тревожный признак

СФ создан вручную, проводок по НДС нет

Запись в книге покупок/продаж

Норма

Строка с кодом вида операции и корректной суммой разницы

Тревожный признак

Записи нет или сумма не совпадает с документом

Печатная форма КСФ

Норма

Заполнены строки «до изменения» и «после изменения», есть реквизиты исходного СФ

Тревожный признак

Пустые строки, нет ссылки на исходный счёт-фактуру

Типичные ошибки и ограничения

Учтите ограничение: одним документом корректировки в 1С можно скорректировать только одну реализацию (или поступление). Если скидка распространяется на несколько отгрузок, создавайте отдельную корректировку по каждой. Также нельзя корректировать документ, если по нему уже есть более поздняя корректировка, — сначала разберитесь с цепочкой: каждая следующая корректировка должна ссылаться на актуальное состояние.

Частые вопросы

Можно ли создать КСФ, если исходный счёт-фактура был в прошлом квартале?

Да. Корректировка оформляется датой, когда возникло основание (подписано соглашение об изменении цены). Отражение в книге покупок или продаж зависит от направления изменения и правил НК: уменьшение стоимости продавец отражает в периоде корректировки, увеличение — как правило, в периоде исходной отгрузки, что может потребовать уточнённой декларации.

Чем корректировка отличается от возврата товара?

При возврате от покупателя товара, который он принял на учёт, оформляется обратная реализация или корректировка реализации с уменьшением количества — в типовой 1С обычно используется «Корректировка реализации», и КСФ формируется автоматически. Отдельный документ «Возврат товаров от покупателя» применяется в других сценариях, например при возврате некачественного товара.

Почему КСФ не попадает в книгу покупок?

Чаще всего не выполнены регламентные операции НДС за период: откройте «Операции» → «Регламентные операции НДС» и сформируйте записи книги. Также проверьте, что в документе корректировки заполнены реквизиты счёта-фактуры и документ проведён.

Нужно ли выставлять КСФ при изменении цены до отгрузки?

Нет. Корректировочный счёт-фактура оформляется только после того, как исходный счёт-фактура выставлен. Если цена изменилась до отгрузки, просто выставляется обычный счёт-фактура с актуальной ценой.

Как исправить ошибку в уже созданном КСФ?

Ошибка в корректировочном счёте-фактуре исправляется выставлением исправления к нему — с указанием номера и даты исправления. В 1С это делается через механизм исправления в документе корректировки или в самом счёте-фактуре. Новый КСФ поверх старого создавать не нужно.