Документы и Печать · 8 мин
Как сделать справку КС-3 в 1С
Как сформировать справку КС-3 в 1С: подготовка данных, создание акта КС-2, автоматическое заполнение КС-3, проверка итогов и типичные ошибки при работе со строительными документами.
Справка по форме КС-3 подтверждает стоимость выполненных строительно-монтажных работ и служит основанием для расчётов между заказчиком и подрядчиком. В типовых конфигурациях 1С отдельного документа «КС-3» часто нет — справка формируется на основании акта выполненных работ (КС-2) или реализации услуг. Поэтому ключ к результату — корректно оформленный первичный документ и правильные настройки номенклатуры и договора.
Дальнейшая инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 (ред. 3.0) и конфигурации для строительства, где работа с формами КС-2 и КС-3 встроена. Если у вас отраслевое решение (например, «1С:Строительство» или специализированные подсистемы смет), логика та же: сначала акт по объекту, затем сводная справка за период.
Подготовка: что должно быть настроено до создания КС-3
До формирования справки убедитесь, что в базе корректно заведены три сущности: контрагент, договор и номенклатура работ. В договоре укажите вид «С покупателем» (если вы подрядчик) или «С поставщиком» (если вы заказчик и принимаете работы). От вида договора зависит, какие документы и печатные формы будут доступны.
Номенклатуру работ оформляйте как услуги с типом «Услуга». Для строительных работ удобно создавать отдельные позиции под этапы или виды работ по смете — тогда акт и справка будут читабельны, а расшифровка совпадёт с КС-2. Если работы идут по нескольким объектам, используйте аналитику (подразделения, статьи затрат или дополнительные реквизиты), чтобы потом свернуть данные по объекту.
Создание акта выполненных работ (основание для КС-3)
Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» (если вы подрядчик) и создайте документ «Реализация услуг». Заполните контрагента, договор, дату и добавьте строки с работами: номенклатура, количество, цена, ставка НДС. Сумма документа должна совпадать с итогом акта КС-2, который вы передаёте заказчику.
Если в вашей конфигурации есть специализированный документ «Акт выполненных работ (КС-2)», используйте его — он обычно содержит поля под объект строительства, номер сметы и период выполнения работ. Эти данные потом попадут в шапку КС-3.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать» → «Реализация услуг»
- 2Укажите контрагента-заказчика и договор, проверьте дату документа
- 3Добавьте строки работ: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте итоговую сумму и сумму НДС по кнопке с итогами документа
- 5Проведите документ и распечатайте форму КС-2 при необходимости
Формирование печатной формы КС-3
В типовой 1С:Бухгалтерии печатная форма КС-3 доступна из документа реализации: кнопка «Печать» → «Справка о стоимости выполненных работ (КС-3)». Если такого пункта нет, проверьте, установлена ли внешняя печатная форма: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Многие организации подключают формы КС-2/КС-3 как внешние обработки.
В отраслевых решениях для строительства КС-3 часто формируется как отдельный отчёт за период: вы указываете договор, объект и месяц, а программа собирает все проведённые акты и выводит нарастающий итог — «с начала строительства», «за отчётный период», «с начала года». Именно эти три колонки итогов — обязательный признак корректной формы.
Как выбрать способ формирования
Заполнение шапки и проверка итогов
В шапке справки проверьте: наименование заказчика и подрядчика (должны совпадать с договором), объект строительства, номер и дату документа, отчётный период. Номер КС-3 обычно присваивается сквозной нумерацией по договору — не дублируйте номера внутри одного контракта.
Итоги сверяйте по трём строкам: стоимость работ за отчётный период, с начала года и с начала строительства, каждая с выделенным НДС. Сумма «за отчётный период» должна совпадать с итогом актов КС-2 за этот месяц, а «с начала строительства» — с накопленным итогом по договору. Расхождение даже на копейки — признак того, что какой-то акт не проведён, отменён или проведён дважды.
Как проверить результат
Равен сумме проведённых актов КС-2 за месяц
Меньше или больше — есть непроведённый или лишний документ
Совпадает с НДС в актах и в книге продаж
Ставка или сумма НДС отличается от первички
Наименования совпадают с договором подряда
Устаревшее название контрагента или другой договор
Номер уникален в рамках договора
Дублируется номер ранее выданной справки
КС-3 со стороны заказчика: принятие работ
Если вы заказчик и получаете КС-2/КС-3 от подрядчика, в 1С оформляется документ «Поступление услуг» (раздел «Покупки»). Суммы вводите по бумажной справке подрядчика, сверяя с подписанными актами. Для строительства объектов основных средств затраты обычно собираются на счёте 08.03 «Строительство объектов основных средств» с аналитикой по объекту.
После ввода поступления сверьте обороты по счёту 08.03 (или 20, если это подрядные работы для собственного производства) с итогом «с начала строительства» в бумажной КС-3. Совпадение накопленного итога — главный контрольный показатель перед подписанием очередной справки.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — расхождение КС-3 с актами из-за ручной правки печатной формы. Печатную форму нельзя править «вручную в Excel» как постоянную практику: исправляйте данные в документе-основании, иначе учёт и бумажный документ разойдутся, и при проверке это всплывёт.
Вторая группа ошибок — период и даты. Акт, проведённый следующим месяцем задним числом, попадёт не в ту КС-3. Перед формированием справки проверьте журнал реализаций за период на предмет документов с «чужими» датами и помеченных на удаление.
Частые вопросы
Нет формы КС-3 в кнопке «Печать» — что делать?
Проверьте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки»: форма может быть подключена как внешняя. Если её нет и там, потребуется добавить внешнюю печатную форму КС-3, соответствующую вашей конфигурации, или использовать отраслевое решение для строительства.
Можно ли сформировать КС-3 сразу за квартал?
Типовая практика — справка за месяц, так как она подписывается вместе с актами КС-2 за отчётный период. Технически отчёт можно построить за любой период, но для расчётов с заказчиком ориентируйтесь на периодичность, указанную в договоре подряда.
Чем КС-3 отличается от КС-2 в программе?
КС-2 — акт приёмки конкретных выполненных работ с расшифровкой по позициям сметы. КС-3 — сводная справка о стоимости, которая обобщает один или несколько актов и показывает итоги нарастающим итогом. В 1С КС-3 всегда строится на основании данных актов.
Как выделить НДС в справке КС-3?
НДС подтягивается из строк документов-оснований: в каждой строке реализации должна быть указана ставка НДС. Если ставки не заполнены, в справке налог не выделится. Для работ, облагаемых по разным ставкам, вводите отдельные строки с соответствующими ставками.
Нужно ли проводить КС-3 как отдельный документ в учёте?
Нет. КС-3 — печатная форма, а не самостоятельный учётный документ. Проводки формирует акт выполненных работ (реализация или поступление услуг). Справка лишь визуализирует накопленные данные для расчётов с контрагентом.
Что важно запомнить
КС-3 в 1С формируется на основании актов выполненных работ: корректный договор, номенклатура и НДС в документах — основа правильной справки. Итоги всегда сверяйте с актами и оборотами по счетам, ошибки исправляйте в документах-основаниях, а не в печатной форме.