Как сделать КС-1 и КС-2 в 1С

Формы КС-1 и КС-2 — основные документы приёмки строительно-монтажных работ: КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) фиксирует объём и стоимость работ за период, а КС-1 (справка о стоимости выполненных работ и затрат) обобщает данные актов для расчётов с заказчиком. В типовых конфигурациях 1С эти формы формируются на основании документов реализации или специализированных документов учёта строительных работ.

Важно понимать сразу: в «чистой» бухгалтерской конфигурации (например, 1С:Бухгалтерия предприятия) готовых документов КС-1 и КС-2 может не быть — печатные формы подключаются как внешние или формируются из документа «Реализация (акты, накладные)». Полноценный учёт по КС-формам с накопительными итогами по контракту обычно доступен в отраслевых решениях (1С:Строительство, БИТ.Строительство и аналоги). Поэтому первый шаг — определить, какая у вас конфигурация и какой сценарий она поддерживает.

Ниже разобраны оба пути: работа в типовой конфигурации с минимальными доработками и работа в отраслевом решении, а также проверка корректности сумм, типичные ошибки и ограничения самостоятельной настройки.

Определите, какая конфигурация у вас установлена

Откройте раздел «Администрирование» → «О программе» (или «Сервис» → «О программе» в старых интерфейсах) и посмотрите название конфигурации и её версию. От этого зависит весь дальнейший порядок действий.

Если у вас 1С:Бухгалтерия 8 — КС-формы придётся формировать через внешние печатные формы, подключаемые в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Если у вас отраслевое решение для строительства — документы «Акт о приёмке выполненных работ (КС-2)» и «Справка КС-1» обычно уже присутствуют в разделе учёта строительных работ или подрядных операций.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий

Конфигурация — типовая 1С:Бухгалтерия, строительные акты нужны эпизодическиПодключите внешнюю печатную форму КС-2/КС-1 к документу «Реализация (акты, накладные)»

Вы подрядчик и сдаёте работы по контрактам регулярно с нарастающим итогомИспользуйте отраслевую конфигурацию с документами КС-2 и автоматической КС-1

Печатную форму нужно изменить под требования заказчикаСкопируйте макет и отредактируйте его в конфигураторе или закажите доработку

Подготовьте справочники и исходные данные

Прежде чем формировать акт, проверьте корректность базовых данных. В договоре с контрагентом укажите полное наименование сторон, реквизиты, номер и дату контракта — эти сведения попадут в шапку КС-2 и КС-1. В карточке контрагента должны быть заполнены адреса и банковские реквизиты, если они выводятся в форму.

Номенклатура работ должна быть заведена как услуги (в бухгалтерской конфигурации) или как позиции сметы (в отраслевой). Для КС-2 критично, чтобы наименования работ совпадали с формулировками из договора или сметы: заказчики нередко возвращают акты из-за расхождений в названиях. Единицы измерения и коды по классификатору заполняйте заранее — в форме КС-2 есть соответствующие графы.

Сформируйте акт КС-2

В типовой бухгалтерской конфигурации создайте документ «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». Заполните контрагента, договор, затем добавьте строки: наименование работы, количество, цена, сумма. Если акт формируется за месяц по нескольким видам работ, каждая позиция сметы — отдельная строка.

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите подключённую форму «Акт о приёмке выполненных работ (КС-2)». Если такой формы нет в списке, её нужно добавить через «Дополнительные отчёты и обработки», предварительно включив одноимённую настройку в «Администрировании». Внешнюю форму обычно поставляет франчайзи 1С или разработчик; типовые сборки отраслевых решений содержат её изначально.

В отраслевой конфигурации порядок другой: документ КС-2 создаётся на основании графика выполнения работ или сметы контракта, объёмы подтягиваются автоматически с учётом ранее принятых работ, а колонка «с начала года» и «с начала строительства» рассчитывается накопительно.

1. 1
   Проверьте заполнение договора и карточки контрагента
2. 2
   Создайте документ «Реализация (акты, накладные)» с операцией «Услуги»
3. 3
   Заполните табличную часть работами по смете с указанием количества и цен
4. 4
   Проведите документ и убедитесь в правильности итоговой суммы и НДС
5. 5
   Нажмите «Печать» и выберите форму КС-2
6. 6
   Проверьте макет: шапку, нумерацию строк, итоги, подписи сторон

Сформируйте справку КС-1

Справка КС-1 заполняется на основании актов КС-2 за отчётный период и вручную почти никогда не заполняется — именно поэтому её корректность зависит от того, все ли акты периода проведены и акцептованы. В отраслевых решениях есть отдельный документ или отчёт «Справка о стоимости выполненных работ (КС-1)»: укажите контракт и период, программа соберёт строки по объектам и разделам затрат.

В типовой бухгалтерии автоматической КС-1 нет. Практический вариант — использовать внешнюю обработку, которая собирает данные по документам реализации за период в разрезе договора, либо формировать справку вручную по данным отчёта «Анализ субконто» или оборотно-сальдовой ведомости по счёту реализации с последующим переносом сумм в макет. Второй способ трудоёмок и чреват арифметическими ошибками, поэтому при регулярной сдаче КС-1 лучше автоматизировать процесс.

Проверьте ключевое контрольное соотношение: итог по КС-1 за период должен совпадать с суммой всех КС-2 за тот же период по данному контракту. Расхождение — признак того, что какой-то акт не проведён, проведён другой датой или отменён без сторнирования.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог КС-1 за месяц против суммы актов КС-2

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Есть расхождение — ищите непроведённый или дублирующий акт

Графа «с начала строительства» в КС-2

Норма

Равна сумме всех предыдущих актов плюс текущий

Тревожный признак

Нарастающий итог сбит — проверьте даты и статусы документов

Сумма НДС в акте

Норма

Ставка и сумма соответствуют договору и законодательству

Тревожный признак

НДС не выделен или рассчитан по неверной ставке

Настройте подписи и печать

В формах КС-1 и КС-2 предусмотрены подписи представителей подрядчика и заказчика (генподрядчика). В 1С данные подписантов обычно берутся из настроек организации («Реквизиты организации» → «Подписи») или из карточки договора в отраслевых решениях. Убедитесь, что ФИО и должности указаны актуальные — устаревшие подписи частая причина возврата документов.

Если обмен документами идёт через ЭДО, проверьте, поддерживает ли ваш оператор передачу неформализованных документов в виде сканов или формализованных актов. КС-формы в строгом формализованном виде в ЭДО обычно не передаются — чаще отправляют акт в формате УПД или неформализованный документ с приложением PDF.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — расхождение наименований работ в акте и в смете. Вторая по частоте — неверный нарастающий итог из-за актов, проведённых задним числом после формирования КС-1. Третья — попытка сформировать КС-2 минусовыми суммами при корректировке: для уменьшения объёмов нужны корректировочные документы, а не отрицательные строки в новом акте, если заказчик этого не требует явно.

Ограничение самостоятельной настройки: редактирование макета печатной формы требует навыков работы в конфигураторе и понимания встроенного языка 1С. Если нужно добавить графу, изменить состав подписей или вывести дополнительные реквизиты договора, безопаснее поручить это специалисту — ошибка в коде формы может привести к неверным суммам в официальном документе.

Проверка перед сдачей документов заказчику

Перед передачей комплекта сверьте три цифры: итог текущего КС-2, сумму с начала года и сумму с начала строительства — с данными предыдущего комплекта. Нарастающий итог текущего месяца должен равняться итогу прошлого плюс сумма текущего акта. Также сверьте реквизиты договора и номер контракта в шапке обеих форм.

Храните подписанные сканы актов в привязке к документам 1С (функция «Присоединённые файлы») — это упрощает поиск при сверках и претензионной работе. Если заказчик акцептует акты с задержкой, отмечайте статус акцепта в учёте, чтобы КС-1 формировалась только по принятым объёмам.

Частые вопросы

Есть ли формы КС-1 и КС-2 в типовой 1С:Бухгалтерии?

Готовых документов нет. Формы реализуются через внешние печатные формы, подключаемые к документу «Реализация (акты, накладные)», либо через дополнительные обработки. Накопительные итоги по контракту в этом случае придётся контролировать вручную.

Обязательно ли использовать именно унифицированные формы КС-1 и КС-2?

Нет, с 2013 года унифицированные формы не обязательны. Стороны могут разработать собственные формы акта и справки, закрепив их в договоре. Однако на практике большинство заказчиков и госзакупки требуют именно формы по постановлению Госкомстата № 100.

Что делать, если КС-1 не сходится с суммой актов КС-2?

Проверьте, все ли акты периода проведены, нет ли дублей и документов, проведённых задним числом после формирования справки. Также убедитесь, что отменённые акты корректно помечены на удаление или сторнированы, а не просто оставлены непроведёнными.

Можно ли выставлять КС-2 частями в течение месяца?

Да, промежуточные акты допустимы, если это предусмотрено договором. Тогда в каждом следующем акте корректно заполняйте графы нарастающего итога, а КС-1 за месяц формируйте по сумме всех промежуточных актов.

Как исправить ошибку в уже подписанном акте КС-2?

Оформите корректировочный акт за тот же или следующий период с согласия заказчика. Исправлять суммы только в печатной форме без изменения документа в учёте нельзя — это приведёт к расхождению бухгалтерских данных и первичных документов.