Как сделать справку КС-3 в 1С: пошаговая инструкция

Справка по форме КС-3 — это документ о стоимости выполненных строительно-монтажных работ и затрат, который подрядчик выставляет заказчику для оплаты. Она формируется на основании актов КС-2 и обобщает суммы за отчётный период, включая нарастающий итог с начала выполнения контракта. В 1С справка КС-3 не создаётся «с нуля» вручную — она выводится на основе уже проведённых документов реализации работ, поэтому главная задача пользователя — правильно организовать учёт и связать документы между собой.

Порядок работы зависит от используемой конфигурации. В отраслевых решениях (1С:Строительство, 1С:Строительная организация, подсистемы строительства в 1С:ERP) формы КС-2 и КС-3 встроены штатно. В типовых 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей специализированных строительных документов нет, и справку приходится формировать через внешние печатные формы либо вести во внешней программе. Ниже разобраны оба подхода.

Что должно быть настроено до формирования КС-3

Справка КС-3 — итоговый документ, поэтому качество её заполнения полностью зависит от подготовительной работы. Прежде чем формировать справку, проверьте несколько обязательных условий.

Во-первых, в базе должен быть заведён договор подряда с заказчиком с корректными реквизитами: номером, датой, ценой контракта. В отраслевых решениях на основании договора создаётся объект строительства — именно к нему привязываются акты и справки. Во-вторых, все работы за отчётный период должны быть оформлены актами КС-2 (в 1С это обычно документ «Акт выполненных работ» или «Реализация (акты, накладные)» с соответствующей печатной формой). В-третьих, акты должны быть проведены — черновики и непроведённые документы в КС-3 не попадут.

Контрольные точки

Как проверить готовность к формированию КС-3

Акты КС-2 за период

Норма

Все акты проведены, суммы совпадают с подписанными бумажными версиями

Тревожный признак

Есть непроведённые или исправленные, но не перепроведённые акты

Договор с заказчиком

Норма

Договор и объект строительства заполнены, цена контракта указана

Тревожный признак

Работы оформлены без договора или на разных договорах вперемешку

Нарастающий итог

Норма

Предыдущие КС-3 сформированы и суммы с начала контракта сходятся

Тревожный признак

Прошлые периоды не закрыты справками — итог «с начала работ» будет неверным

Формирование КС-3 в отраслевых решениях 1С

В конфигурациях для строительства (1С:ERP с подсистемой строительства, 1С:Строительство и аналогичных) справка создаётся отдельным документом. Типовой путь: раздел «Строительство» или «Производство» → документы «Справка о стоимости выполненных работ (КС-3)» → кнопка «Создать».

В новом документе укажите организацию-подрядчика, заказчика, договор и объект строительства, затем задайте отчётный период — обычно календарный месяц. После заполнения шапки используйте кнопку «Заполнить» (варианты названия: «Заполнить по актам», «Подобрать КС-2»). Программа подберёт все проведённые акты КС-2 по выбранному договору за указанный период и рассчитает три ключевые графы справки: стоимость с начала проведения работ, стоимость с начала года и стоимость за отчётный период.

1. 1
   Откройте список документов «Справка КС-3» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, заказчика, договор, объект и отчётный период
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подберёт проведённые акты КС-2 за период
4. 4
   Проверьте графы: за отчётный период, с начала года, с начала работ — суммы должны сойтись с актами
5. 5
   Проведите документ и выведите печатную форму КС-3
6. 6
   Сверьте итог с планом оплат по договору и передайте справку заказчику вместе с актами КС-2

После проверки табличной части проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «КС-3». Форма выводится по унифицированному образцу с реквизитами обеих сторон, номером и датой справки. Если в периоде были работы по нескольким подрядчикам или субподрядчикам, в отраслевых решениях предусмотрены отдельные строки по каждому исполнителю.

Как сделать КС-3 в типовой 1С:Бухгалтерии 8

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 штатного документа КС-3 нет. Практикуются три рабочих варианта, и выбор зависит от объёма строительных работ в компании.

Первый вариант — внешняя печатная форма. Акты выполненных работ оформляются документом «Реализация (акты, накладные)», а КС-2 и КС-3 подключаются как внешние печатные формы через раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Обработку КС-3 обычно привязывают к документу реализации или к договору, и она собирает суммы по актам за период. Такие обработки разрабатываются под конкретную конфигурацию — готовый файл должен соответствовать вашей версии платформы и релизу.

Второй вариант — отчёт по документам реализации. Если требуется только сводная сумма по договору за месяц для внутренних целей, можно использовать отчёт «Анализ реализации» или универсальный отчёт по документам с отбором по контрагенту и договору. Это не заменяет официальную справку, но позволяет сверить цифры перед тем, как справку оформят в другой программе.

Третий вариант — формирование КС-3 вне 1С (в Excel или специализированной сметной программе вроде Гранд-Смета) с последующим вводом в 1С только бухгалтерских документов: реализации и поступления оплаты. Это допустимо, поскольку КС-3 не является первичным документом для бухгалтерского учёта — учёт ведётся на основании актов.

Сравнение вариантов для типовых конфигураций

Внешняя печатная форма КС-3

Подходит при регулярных подрядных работах; требует разработки или покупки обработки под ваш релиз

Отчёт по реализациям

Быстро и без доработок, но даёт только внутреннюю сводку, а не официальную форму КС-3

КС-3 в сметной программе

Удобно, если сметы уже ведутся вне 1С; в 1С остаются только акты и оплаты, двойного учёта справок нет

Связь КС-2 и КС-3: как контролировать суммы

Главный контрольный принцип: сумма справки КС-3 за отчётный период должна в точности равняться сумме всех актов КС-2, подписанных за этот период по данному договору. Графа «с начала проведения работ» равна накопленному итогу всех актов с начала контракта, а графа «с начала года» — итогу актов текущего календарного года.

Если цифры не сходятся, причины почти всегда одни и те же: акт проведён другой датой и попал не в тот период; акт исправлен, но КС-3 не перезаполнена; часть работ оформлена по другому договору или объекту. В отраслевых решениях есть отчёты вида «Анализ выполнения работ по контракту», которые показывают расхождения между актами и справками — используйте их перед закрытием месяца.

Печать и подписание справки

Печатная форма КС-3 выводится из проведённого документа стандартной кнопкой «Печать». Проверьте перед выводом: номер и дату справки (сквозная нумерация в рамках контракта), реквизиты подрядчика и заказчика, наименование объекта и три итоговые графы стоимости. Справка подписывается руководителями или уполномоченными лицами обеих сторон и заверяется печатями при их наличии.

Если организация перешла на электронный документооборот, комплект КС-2 + КС-3 можно передавать через операторов ЭДО в формате неформализованного документа или официального электронного акта, если заказчик это принимает. В 1С:Бухгалтерии и 1С:ERP подключение к ЭДО настраивается в разделе обмена электронными документами; сами строительные формы при этом обычно прикладываются как файлы печатных форм.

Риски и границы самостоятельной настройки

Штатное формирование КС-3 в отраслевой конфигурации — безопасная операция, не требующая изменения программы. Риски появляются в двух случаях. Первый — подключение сторонних внешних обработок: файл из непроверенного источника может содержать вредоносный код или некорректно работать с данными. Перед подключением проверяйте обработку на тестовой копии базы и используйте механизм профилей безопасности.

Второй случай — доработка конфигурации под специфические требования заказчика (например, нестандартная форма КС-3 с дополнительными графами). Такие изменения делает программист 1С, а не пользователь: самостоятельная правка модулей печати может нарушить обновление конфигурации и повредить другие печатные формы. Перед любыми доработками сделайте резервную копию информационной базы.

Частые вопросы

Можно ли сформировать КС-3 за несколько месяцев одним документом?

Технически в отраслевых решениях период можно задать произвольно, и справка соберёт все акты за этот интервал. Однако стандартная практика — ежемесячная справка, привязанная к отчётному периоду актов. Квартальная или разовая КС-3 допустима, если это согласовано с заказчиком в условиях договора.

Что делать, если акт КС-2 подписали после формирования КС-3?

Перезаполните и перепроведите справку после проведения акта — программа заново подберёт документы и пересчитает итоги. Если бумажная версия уже передана заказчику, оформите исправленную справку тем же номером с актуальной датой и передайте корректировку официально.

Почему в КС-3 не попадает один из актов?

Чаще всего акт не проведён, оформлен на другой договор или объект, либо его дата выходит за границы отчётного периода справки. Проверьте эти три параметра в карточке документа — в большинстве случаев причина находится там.

Обязательна ли форма КС-3 по унифицированному образцу?

Унифицированные формы КС-2 и КС-3 не являются обязательными — организации вправе использовать собственные формы, закреплённые в учётной политике и договоре. На практике заказчики, особенно при госзакупках, требуют именно типовые КС-2 и КС-3, поэтому штатные формы 1С обычно подходят без доработок.

Как отразить в КС-3 работы субподрядчиков?

В отраслевых конфигурациях у документов есть признак исполнителя: работы субподрядчиков включаются в справку отдельными строками с указанием стоимости по каждому. Генподрядная справка при этом показывает полную стоимость для заказчика, а расчёты с субподрядчиком ведутся по его собственным актам и справкам.

Нужно ли хранить КС-3 в 1С, если справка ведётся в сметной программе?

Дублировать справку в 1С не обязательно: для бухгалтерского и налогового учёта достаточно актов выполненных работ. Важно лишь обеспечить сверку — суммы реализаций в 1С за период должны совпадать со справками, выставленными заказчику из сметной программы.