Как сделать инвойс в 1С 8.3 Бухгалтерия

Инвойс в 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия» чаще всего означает счёт на оплату покупателю — документ, который выставляется клиенту до отгрузки товара или оказания услуги. В конфигурации для этого предназначен документ «Счёт на оплату покупателю», а для внешнеторговых операций с иностранным партнёром используют договор в валюте и печатную форму на английском языке. Разберём оба сценария: от базового выставления счёта до оформления валютного инвойса.

Перед началом работы убедитесь, что у вас заполнены основные справочники: организация с реквизитами и расчётным счётом, контрагент-покупатель, номенклатура товаров или услуг. Если этих данных нет, программа не даст корректно заполнить документ, и печатная форма выйдет с пустыми полями.

Подготовка: что должно быть заполнено до создания инвойса

Качество инвойса напрямую зависит от полноты справочников. Откройте карточку организации (раздел «Главное» → «Организации») и проверьте наличие ИНН, КПП, юридического адреса и банковского счёта. Именно эти данные попадут в шапку печатной формы.

Далее проверьте карточку контрагента: полное наименование, ИНН, адрес. Для иностранного партнёра укажите страну регистрации — от этого зависит, как программа обработает валютный договор. Также создайте с контрагентом договор с правильным видом: «С покупателем», а для экспорта — с указанием валюты расчётов.

Создание счёта на оплату покупателю

Базовый инвойс для российского покупателя создаётся через раздел «Продажи» → «Счета покупателям» → кнопка «Создать». Откроется форма нового документа. Укажите дату, организацию (если в базе их несколько) и контрагента-покупателя. Программа автоматически подставит основной договор и расчётный счёт.

В табличной части «Товары и услуги» добавьте позиции: выберите номенклатуру из справочника, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и итог по документу пересчитаются автоматически. Если позиция отсутствует в справочнике, создайте её прямо из документа по кнопке «Создать» в поле выбора.

После заполнения нажмите «Провести». Документ не формирует бухгалтерских проводок — это лишь основание для оплаты, поэтому проведение не затронет учёт. Затем через кнопку «Печать» выберите форму «Счёт на оплату» и распечатайте или сохраните её в PDF для отправки клиенту.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» → «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте товары или услуги с количеством, ценой и ставкой НДС
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и реквизиты
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счёт на оплату»
6. 6
   Сохраните PDF или распечатайте документ

Как выставить инвойс в валюте для иностранного партнёра

Для экспортной сделки логика та же, но есть особенности. В договоре с контрагентом установите валюту расчётов (например, USD или EUR) и вид «С покупателем». Программа потребует, чтобы валюта была в справочнике валют и для неё загружались курсы — проверьте это в разделе «Справочники» → «Валюты».

При заполнении счёта цены указываются в валюте договора. Программа покажет рублёвый эквивалент по курсу на дату документа, но в печатную форму попадут валютные суммы. Убедитесь, что курс актуален: устаревший курс исказит оценку задолженности в учёте.

Англоязычная печатная форма

В типовой конфигурации для валютных договоров доступна печатная форма инвойса на английском языке (Invoice). Если в списке печатных форм её нет, проверьте, что в договоре указана валюта расчётов и контрагент зарегистрирован как иностранный. В некоторых редакциях форму подключают через механизм дополнительных печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»).

Печать, отправка и доработка формы

Стандартная печатная форма счёта содержит реквизиты сторон, номер и дату, таблицу позиций, итоговую сумму и поле для подписи. Через кнопку «Ещё» → «Изменить форму» (в режиме предпросмотра) можно скорректировать макет: добавить логотип, изменить текст условий оплаты или убрать лишние колонки. Изменения макета требуют аккуратности — ошибка в форме отразится на всех последующих документах.

Отправить инвойс клиенту можно напрямую из программы: если настроена учётная запись электронной почты («Администрирование» → «Органайзер»), кнопка «Отправить по email» вложит PDF в письмо. Это быстрее, чем сохранять файл вручную.

Удобно задать в шапке счёта поле «Условия оплаты» или срок действия счёта в комментарии — покупатель сразу видит, до какой даты действительны цены. Это снижает количество уточняющих вопросов и споров при оплате.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания инвойса сверьте ключевые поля с первичными данными сделки: наименование и реквизиты покупателя, суммы, ставки НДС, номер договора. Ошибка в ИНН или реквизитах банка приведёт к тому, что платёж не пройдёт или зависнет на уточнении.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты в печатной форме

Норма

ИНН, счёт и банк организации совпадают с карточкой

Тревожный признак

Пустые поля или чужие реквизиты

Итоговая сумма

Норма

Совпадает с суммой по договорённости с клиентом

Тревожный признак

Расхождение из-за цены, количества или НДС

Валюта и курс

Норма

Валюта договора в документе, курс на дату счёта

Тревожный признак

Рубли вместо валюты или старый курс

FAQ

Формирует ли счёт на оплату проводки в бухгалтерском учёте?

Нет. Счёт на оплату покупателю — это только основание для оплаты, он не создаёт проводок и не влияет на взаиморасчёты. Учётные записи появятся при поступлении оплаты и отражении реализации.

Можно ли выставить счёт без НДС?

Да. В табличной части установите ставку «Без НДС», а если организация применяет спецрежим, убедитесь, что в учётной политике выбрана соответствующая система налогообложения — тогда ставка подставится автоматически.

Как добавить логотип компании на печатную форму счёта?

Откройте предпросмотр печатной формы, перейдите в режим изменения макета и вставьте изображение в область шапки. Логотип также можно указать в карточке организации, если ваша редакция поддерживает подстановку изображения из справочника.

Что делать, если покупатель просит изменить счёт после выставления?

Если счёт ещё не оплачен, можно отредактировать документ и перепечатать его. Если оплата уже прошла, корректнее выставить новый счёт на разницу или новую версию, сохранив первоначальный документ для истории взаиморасчётов.

Где найти английскую печатную форму инвойса, если её нет в списке?

Проверьте, что в договоре указана валюта расчётов, а контрагент отмечен как иностранный. Если форма всё равно не появляется, подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки».