Документы и Печать · 11 мин
Как сделать доверенность в 1С:Управление нашей фирмой
Как оформить доверенность в 1С:Управление нашей фирмой: создание документа, заполнение реквизитов, печать формы М-2 и типовых бланков, типичные ошибки.
Доверенность в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) оформляется, когда сотруднику компании нужно передать право получать товарно-материальные ценности, денежные средства или представлять интересы организации перед контрагентом. Программа позволяет создать документ с автоматической подстановкой реквизитов организации и доверенного лица, а также распечатать форму по типовому бланку — например, унифицированную форму М-2 или произвольную форму, утверждённую в учётной политике.
Документ «Доверенность» в УНФ находится в разделе закупок и связан с учётом расчётов с поставщиками. Это важно понимать: доверенность здесь — не юридический шаблон произвольного вида, а учётный документ, который фиксирует факт выдачи полномочий сотруднику на получение ценностей у конкретного контрагента. Для нотариальных доверенностей, доверенностей в суд или на представительство в госорганах УНФ не предназначена — такие документы готовятся вне программы.
Ниже разобран полный порядок работы: где находится документ, какие поля обязательны, как распечатать бланк, как учесть использование доверенности и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится документ «Доверенность» в УНФ
Журнал доверенностей расположен в разделе «Закупки». Откройте меню «Закупки» и найдите пункт «Доверенности» — обычно он размещается в группе документов рядом с заказами поставщикам и приходными накладными. Если пункт не виден, проверьте настройки состава меню: в УНФ разделы можно скрывать через настройку навигации.
Второй путь — через полнотекстовый поиск. Нажмите на значок поиска в верхней части окна или воспользуйтесь строкой поиска в панели функций и введите «Доверенность». Программа покажет и журнал документов, и форму создания нового.
Если доверенность выдаётся под конкретную закупку, её удобно создать на основании документа «Заказ поставщику» или «Счёт на оплату поставщику» — тогда контрагент и состав ценностей подставятся автоматически. Для этого откройте исходный документ и используйте кнопку «Создать на основании».
Подготовка: что должно быть заполнено до создания доверенности
Чтобы документ заполнился корректно и печатная форма содержала все реквизиты, заранее проверьте справочники. В карточке организации должны быть указаны полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и данные руководителя — именно они выводятся на бланк. Откройте раздел «Компания» → «Организации» и проверьте актуальность данных.
Доверенное лицо выбирается из справочника «Сотрудники». В карточке сотрудника должны быть заполнены ФИО, должность и паспортные данные — серия, номер, кем и когда выдан паспорт. Без паспортных данных печатная форма доверенности будет неполной, а бухгалтерия контрагента может отказать в отпуске ценностей.
Контрагент, у которого сотрудник получает ценности, берётся из справочника «Контрагенты». Убедитесь, что карточка содержит корректное наименование — оно попадёт в текст доверенности в формулировке «у кого получаются ценности».
- 1Откройте «Закупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать»
- 2Выберите организацию и сотрудника — доверенное лицо
- 3Укажите контрагента, у которого получаются ценности
- 4Заполните срок действия доверенности и дату выдачи
- 5Внесите перечень получаемых ценностей или номер и дату документа-основания
- 6Запишите документ и распечатайте бланк кнопкой «Печать»
Пошаговое создание доверенности
Нажмите кнопку «Создать» в журнале доверенностей. Откроется форма нового документа. Номер присваивается автоматически при записи, дата по умолчанию — текущая. При необходимости дату можно изменить, но помните: доверенность действует с даты выдачи, поэтому «задним числом» оформлять её не следует.
Заполнение шапки документа
В поле «Организация» выберите компанию, от имени которой выдаётся доверенность. В поле «Сотрудник» (доверенное лицо) — работника, который получит ценности. Программа подтянет его должность и паспортные данные из карточки сотрудника.
В поле «Контрагент» укажите поставщика или иную организацию, у которой получаются ценности. Также заполните срок действия доверенности. По общим правилам срок действия доверенности устанавливается самой организацией; если срок не указан в документе, по ГК РФ доверенность сохраняет силу в течение одного года. Практическая рекомендация — выдавать доверенность на разумный срок под конкретную операцию, а не «про запас» на длительный период.
Перечень получаемых ценностей
В табличной части перечислите материальные ценности, которые сотрудник вправе получить: наименование, единицу измерения, количество. Если ценности получаются по конкретному документу поставщика (счёту, накладной, договору), укажите его номер и дату в соответствующих полях — это стандартное требование к форме М-2.
Если доверенность создаётся на основании заказа поставщику, табличная часть заполнится автоматически составом заказа. Проверьте количество: если сотрудник получает только часть позиций, отредактируйте строки вручную.
Печать бланка доверенности
После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. УНФ предлагает типовые печатные формы доверенности — как правило, доступна унифицированная форма М-2 (или М-2а) и упрощённый бланк. Форма М-2 исторически применялась для получения ТМЦ; с отменой обязательности унифицированных форм организация вправе использовать и собственный бланк, но форма М-2 по-прежнему широко принимается поставщиками.
Проверьте предварительный просмотр перед выводом на принтер: на бланке должны быть наименование и реквизиты организации, ФИО, должность и паспортные данные доверенного лица, наименование контрагента, перечень ценностей, срок действия и место для подписи руководителя и главного бухгалтера. Подписи и печать проставляются вручную после печати — без них документ недействителен.
Если типовая форма не подходит, макет можно изменить через механизм редактирования печатных форм (кнопка «Ещё» → «Изменить макет» в форме печати, если она доступна в вашей версии) или подключить внешнюю печатную форму. Для нетривиальных требований к бланку потребуется доработка макета специалистом.
Как проверить результат
Полное наименование, ИНН, адрес совпадают с карточкой организации
Пустые поля или устаревшие реквизиты — обновите карточку организации
ФИО, должность, серия и номер паспорта заполнены полностью
Нет паспортных данных — заполните их в карточке сотрудника
Все позиции с количеством и единицами измерения
Пустая табличная часть — поставщик может отказать в отпуске
Подпись руководителя и печать проставлены
Бланк без подписи — документ недействителен
Учёт выданных доверенностей и контроль использования
Все созданные документы хранятся в журнале «Доверенности». Журнал выполняет роль регистра выданных доверенностей: по нему бухгалтерия отслеживает, кому, когда и под какую операцию выданы полномочия. Рекомендуется периодически сверять журнал с фактическими поступлениями — если по доверенности ценности получены, в программе должно быть оформлено поступление (приходная накладная) от того же контрагента.
Если доверенность не использована или выдана ошибочно, документ можно пометить на удаление. Делайте это только до передачи бланка сотруднику: если бумажная доверенность уже на руках, сначала истребуйте её обратно, иначе в учёте останется «висящее» полномочие.
Для контроля просроченных доверенностей используйте отбор в журнале по дате и сроку действия. Сотрудник, не отчитавшийся по полученным ценностям, должен быть виден бухгалтерии до выдачи ему следующей доверенности — это стандартное требование внутреннего контроля.
Ограничения и альтернативы
Документ «Доверенность» в УНФ покрывает только сценарий получения ценностей у контрагента сотрудником организации. Он не формирует доверенности на подписание документов, представительство в налоговых органах, суде, банке и не заменяет нотариально удостоверенные доверенности. Такие документы готовятся в текстовом редакторе по шаблону юриста, а в 1С при необходимости хранятся как присоединённые файлы в карточке сотрудника или контрагента.
Если в компании доверенности выдаются редко и в произвольной форме, допустимо вообще не использовать документ в УНФ, а печатать бланк из текстового редактора. Но при регулярных закупках через сотрудников учёт доверенностей в программе даёт прозрачный журнал и связь с документами закупок — это упрощает внутренний контроль.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли выдать доверенность на физическое лицо, не являющееся сотрудником?
В документе УНФ доверенное лицо выбирается из справочника «Сотрудники». Если получателю ценностей не оформлена карточка сотрудника, её нужно создать — иначе заполнить документ корректно не получится. Для разовых случаев доверенность на стороннее лицо проще оформить вне программы по текстовому шаблону.
Обязательно ли использовать форму М-2?
Нет. Унифицированные формы первичных документов не являются обязательными — организация вправе утвердить собственный бланк доверенности. Однако форма М-2 до сих пор привычна поставщикам и бухгалтерам, поэтому её использование снижает риск отказа в отпуске ценностей.
Что делать, если на печатной форме пустые паспортные данные?
Откройте карточку сотрудника и заполните раздел с паспортными данными: серия, номер, кем и когда выдан документ. После сохранения перепечатайте доверенность — данные подтянутся в форму автоматически.
Можно ли изменить доверенность после печати и передачи сотруднику?
Технически документ в программе редактируется, но фактически это создаёт расхождение между учётом и бумажным бланком на руках. Правильный порядок: истребовать бланк обратно, пометить старый документ на удаление и создать новую доверенность с корректными данными.
Как отследить, что по доверенности ценности действительно получены?
Сверьте журнал доверенностей с приходными накладными по тому же контрагенту и сотруднику. Если поступления нет, а срок действия доверенности истёк, запросите у сотрудника возврат неиспользованного бланка и зафиксируйте это в учёте.
Действует ли доверенность без печати организации?
Организации не обязаны иметь круглую печать, если это не предусмотрено их уставом. Если печати нет, достаточно подписи руководителя или иного уполномоченного лица. Однако некоторые контрагенты по инерции требуют печать — уточняйте требования поставщика заранее.
Что важно запомнить
Доверенность в 1С:УНФ создаётся в разделе «Закупки» → «Доверенности»: заполните организацию, сотрудника, контрагента, срок действия и перечень ценностей, затем распечатайте бланк. Перед созданием проверьте реквизиты в карточках организации и сотрудника. Выдавайте доверенности под конкретную операцию на короткий срок и контролируйте их использование через журнал документов.