Документы и Печать · 13 мин
Как сделать доверенность в 1С:Торговля
Как оформить доверенность в 1С:Управление торговлей: создание документа, заполнение реквизитов, печать по форме М-2, регистрация полученных доверенностей поставщиков.
Доверенность в 1С:Торговля (1С:Управление торговлей) оформляется в двух ситуациях: когда компания выдаёт доверенность своему сотруднику на получение товара у поставщика и когда нужно зарегистрировать доверенность, полученную от контрагента. Для обеих задач в программе предусмотрены отдельные механизмы, и путать их нельзя — иначе доверенность либо не распечатается, либо не будет учтена при оприходовании товара.
Выдаваемая доверенность создаётся на основании документа закупки (заказа поставщику или поступления товаров) и печатается по унифицированной форме М-2 либо по типовой форме, утверждённой в компании. Полученная доверенность контрагента фиксируется как справочная информация в карточке документа поступления и нужна в основном для контроля и хранения реквизитов.
Ниже разобраны оба сценария с точным путём по меню для типовой конфигурации «1С:Управление торговлей 11», особенности заполнения, печать и типичные ошибки. Если у вас «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:ERP», расположение разделов может немного отличаться, но логика работы та же.
Какие доверенности бывают в 1С и где они находятся
В конфигурации «Управление торговлей 11» различают два вида доверенностей. Первый — доверенность выданная: документ, который ваша организация выписывает сотруднику для получения материальных ценностей у поставщика. Он хранится в разделе «Закупки» в группе документов закупки и может создаваться на основании заказа поставщику либо поступления товаров и услуг.
Второй вид — доверенность полученная. Это не самостоятельный документ, а реквизиты доверенности, которую представил сотрудник поставщика при отгрузке товара вам. Эти данные (номер, дата, кем выдана) указываются в документе «Поступление товаров и услуг» и нужны для корректного оформления первички и последующих проверок.
Если в интерфейсе не виден документ «Доверенность», проверьте настройку «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки»: функциональная опция, отвечающая за доверенности, должна быть включена. В некоторых типовых настройках документ доступен только через кнопку «Создать на основании» из заказа, а не из общего списка.
Как выписать доверенность на основании заказа поставщику
Самый надёжный способ — создать доверенность из документа закупки, чтобы программа автоматически подставила контрагента и перечень товаров. Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам», найдите нужный заказ и нажмите кнопку «Создать на основании». В списке доступных документов выберите «Доверенность».
Программа откроет новый документ с уже заполненными полями: организация, поставщик (контрагент, у которого получают товар) и табличная часть с номенклатурой из заказа. Если заказа нет — например, товар забирают по устной договорённости — создайте доверенность вручную: «Закупки» → «Доверенности выданные» → «Создать», и заполните контрагента и список ценностей самостоятельно.
Далее обязательно укажите физическое лицо — сотрудника, который получит товар. Поле обычно называется «Физическое лицо» или «Сотрудник». Если нужного человека нет в списке, заведите его в справочнике «Физические лица» (раздел «НСИ и администрирование» → «НСИ»), иначе паспортные данные в печатную форму не подтянутся.
- 1Откройте заказ поставщику и нажмите «Создать на основании» → «Доверенность» (или создайте документ вручную из раздела «Закупки»)
- 2Проверьте организацию и контрагента-поставщика, при необходимости исправьте
- 3Укажите физическое лицо — сотрудника, получающего товар
- 4Заполните паспортные данные сотрудника (серия, номер, кем и когда выдан)
- 5Укажите срок действия доверенности и дату выдачи
- 6Проверьте табличную часть: перечень и количество товаров должны совпадать с заказом
- 7Запишите документ и распечатайте форму М-2 через кнопку «Печать»
Заполнение паспортных данных и срока действия
Паспортные данные — самое проблемное место: если у физического лица в карточке не указан документ, удостоверяющий личность, в печатной форме М-2 соответствующие строки останутся пустыми, и поставщик вправе отказать в отпуске товара. Откройте справочник «Физические лица», карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Личные данные» или на вкладку с документами и добавьте паспорт: серию, номер, дату выдачи и кем выдан.
В самом документе доверенности паспортные данные обычно подставляются автоматически из карточки физлица, но в ряде версий их нужно выбрать вручную в поле «Документ, удостоверяющий личность». Проверьте, что данные актуальны: если сотрудник менял паспорт, а в 1С осталась старая запись, доверенность будет оформлена с недействительными реквизитами.
Срок действия доверенности укажите с запасом, но разумным: типовая практика — 10–15 дней на разовую поставку. По закону срок действия доверенности не ограничен, однако на практике поставщики настороженно относятся к «вечным» доверенностям, а для бухгалтерии длинные сроки усложняют контроль. Дата выдачи должна быть не позже даты получения товара.
Печать доверенности по форме М-2
После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите «Доверенность (М-2)». Форма содержит две части: саму доверенность, которую сотрудник передаёт поставщику, и корешок, который остаётся в бухгалтерии для учёта выданных бланков. В типовой печатной форме обе части выводятся на одном листе.
Проверьте перед печатью ключевые поля: наименование организации с ИНН и адресом, номер и дату документа, ФИО и должность доверенного лица, паспортные данные, наименование поставщика, номер и дату документа-основания (заказа или счёта), перечень материальных ценностей с количеством и наименованием единиц измерения. Количество в форме М-2 прописывается цифрами, а наименование — полностью, без сокращений, которые могут вызвать разночтения.
Доверенность подписывает руководитель организации (или лицо, уполномоченное доверенностью) и главный бухгалтер, после чего ставится печать при её наличии. Если ваша компания отказалась от печати, убедитесь, что это отражено в учредительных документах — поставщики иногда запрашивают подтверждение.
Как зарегистрировать доверенность, полученную от контрагента
Когда поставщик отгружает вам товар, его представитель действует по доверенности, и её реквизиты принято фиксировать в первичном документе. Откройте «Закупки» → «Поступления товаров и услуг», создайте или откройте документ поступления и перейдите на вкладку «Дополнительно» (в некоторых версиях — группа полей «Доверенность» на основной вкладке или в шапке по ссылке «Ещё»).
Заполните поля: номер доверенности, дата выдачи, кем выдана (наименование организации-поставщика или ФИО и должность подписанта) и на кого выдана (представитель поставщика). Эти данные не влияют на проводки, но попадают в печатную форму ТОРГ-12 или УПД, если это предусмотрено настройкой, и служат доказательством полномочий сторон при спорах.
Если поставщик работает по электронному документообороту, реквизиты доверенности могут передаваться в составе электронного УПД. В этом случае убедитесь, что оператор ЭДО и формат документа поддерживают передачу сведений о доверенности — в старых форматах таких полей может не быть.
Многие бухгалтеры игнорируют поля полученной доверенности, считая их необязательными. На практике заполненные реквизиты выручают при претензионной работе: если поставщик позже заявит, что конкретный человек не имел права подписывать накладную, зафиксированная в 1С доверенность станет частью доказательной базы.
Настройка собственного бланка и нестандартные ситуации
Если компания утвердила собственную форму доверенности, её можно подключить как внешнюю печатную форму: «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Макет готовит программист или внедренец; самостоятельно без навыков работы с макетами 1С лучше не экспериментировать — ошибка в макете проявится только на распечатанном документе.
Отдельный случай — доверенность на получение товара от нескольких поставщиков или без привязки к заказу. Типовой документ «Доверенность» в УТ 11 рассчитан на одного контрагента; для «общей» доверенности создайте документ без основания и заполните табличную часть вручную обобщённым перечнем (например, «товары по счёту № … от …»), либо используйте собственный бланк.
Для регистрации входящих бумажных доверенностей как файлов используйте механизм присоединённых файлов: в карточке документа поступления нажмите скрепку и прикрепите скан. Это не заменяет заполнение реквизитов, но позволяет хранить образ документа рядом с накладной и быстро находить его при проверках.
Проверка результата и учёт выданных доверенностей
После оформления убедитесь, что доверенность видна в списке «Закупки» → «Доверенности выданные» с корректным номером, датой и статусом. Откройте печатную форму ещё раз и сверьте каждое поле с первичными данными: ФИО сотрудника, паспорт, перечень товаров по заказу, срок действия.
Для контроля использованных доверенностей ведите отметки о получении товара: сотрудник возвращает в бухгалтерию доверенность или отчитывается накладной поставщика, а вы сверяете её с документом поступления в базе. Доверенности, по которым товар не получен в срок, стоит аннулировать письменно и хранить с отметкой «не использована».
Если доверенностей много, полезно периодически выводить список выданных документов за период и сверять с поступлениями: каждой доверенности в идеале соответствует факт получения товара или отметка о неиспользовании. Такая сверка занимает минуты, но закрывает большинство вопросов внутреннего контроля.
Как проверить результат
Заполнены организация, ФИО и паспорт сотрудника, поставщик, перечень товаров, срок
Пустые строки паспорта или товаров — проверьте карточку физлица и табличную часть
Номер идёт последовательно, без пропусков и дублей за период
Разрывы нумерации — ищите удалённые документы
По доверенности есть поступление товара или отметка о неиспользовании
Доверенность выдана, товар не поступил, отметки нет
Что важно запомнить
Выданная доверенность создаётся на основании заказа поставщику через «Создать на основании» → «Доверенность», требует заполненных паспортных данных физлица и печатается по форме М-2. Полученная от контрагента доверенность фиксируется реквизитами в документе поступления. Полная проверка печатной формы до подписания — главная защита от отказа поставщика и претензий при проверках.
Частые вопросы
Нет кнопки «Доверенность» в списке «Создать на основании» — что делать?
Проверьте, включена ли соответствующая функциональная опция в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки». Также убедитесь, что у вашего пользователя есть права на создание документа — при ограниченной роли пункт может быть скрыт. Если опция включена, а кнопки нет, попробуйте создать документ напрямую через журнал «Доверенности выданные».
Можно ли оформить доверенность без заказа поставщику?
Да. Создайте документ вручную из списка «Доверенности выданные», укажите контрагента и заполните табличную часть самостоятельно — перечнем товаров или ссылкой на счёт/договор в свободной форме. Минус способа в том, что перечень придётся вводить вручную и контроль совпадения с фактической отгрузкой ложится на вас.
Обязательно ли использовать форму М-2?
Нет. Унифицированные формы первичных документов не обязательны: организация вправе утвердить собственный бланк доверенности, содержащий обязательные реквизиты. Однако форма М-2 знакома всем поставщикам и уже встроена в 1С, поэтому на практике большинство компаний использует именно её.
Как исправить ошибку в уже выданной доверенности?
Если бланк ещё не передан сотруднику, отмените проведение документа, исправьте данные и перепечатайте форму. Если доверенность уже выдана, безопаснее изъять и уничтожить ошибочный бланк с отметкой в журнале, а в 1С создать новый документ — исправления на подписанном бланке недопустимы.
Где в 1С хранить скан доверенности от поставщика?
Используйте присоединённые файлы: откройте документ «Поступление товаров и услуг», нажмите значок скрепки в командной панели и добавьте скан или фото доверенности. Файл будет храниться вместе с базой и доступен из карточки документа. Параллельно заполните реквизиты доверенности на вкладке «Дополнительно», чтобы они попадали в печатные формы.
Что делать, если у сотрудника изменился паспорт?
Откройте карточку физического лица в справочнике «Физические лица», перейдите к личным данным и добавьте новый документ, удостоверяющий личность, указав дату, с которой он действует. История документов сохраняется, поэтому старые доверенности останутся корректными, а новые будут печататься уже с актуальным паспортом.