Как сделать доверенность в 1С: Предприятие

Доверенность в 1С оформляется в двух разных ситуациях: когда организация выдаёт доверенность своему сотруднику на получение товарно-материальных ценностей у поставщика, и когда нужно зарегистрировать доверенность, полученную от контрагента. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) для этого предусмотрены отдельные документы и печатные формы, включая унифицированную форму М-2.

Документ «Доверенность» фиксирует, кому, от кого и на получение каких ценностей выданы полномочия, а также срок действия. На его основании программа формирует печатный бланк, который сотрудник предъявляет поставщику вместе с паспортом. Корректное оформление важно не только для складского учёта: доверенность подтверждает правомерность оприходования товаров и принятия к учёту счетов-фактур.

Ниже разобраны оба сценария — выдача своей доверенности и регистрация полученной, настройка нумерации и печатных форм, а также проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к отказу поставщика отгружать товар.

Где в 1С находится документ «Доверенность»

Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 доверенность на получение материальных ценностей находится в разделе «Покупки» — «Доверенности» либо создаётся из карточки счёта на оплату или договора с поставщиком. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP документ доступен в разделе «Закупки» — «Доверенности на получение товаров» или через журнал документов закупки.

В некоторых конфигурациях доверенность создаётся на основании документа «Заказ поставщику» или «Счёт на оплату поставщику» — тогда перечень ценностей подставляется автоматически из табличной части основания. Это удобно: не нужно вручную переписывать номенклатуру, и снижается риск расхождений между заказом и доверенностью.

Если документа в интерфейсе не видно, проверьте права пользователя и настройки видимости команд. В типовых конфигурациях доступ к документу регулируется ролями, связанными с закупками и складским учётом, — при отсутствии доступа обратитесь к администратору 1С.

Заполнение доверенности на получение ТМЦ

Создайте новый документ и последовательно заполните поля. Обязательные реквизиты: организация, от имени которой выдаётся доверенность; физическое лицо — доверенное лицо (сотрудник); контрагент-поставщик, у которого получаются ценности; дата выдачи и срок действия доверенности.

Данные сотрудника — ФИО, должность, паспортные данные — подтягиваются из справочника «Физические лица» или «Сотрудники». Если паспортные данные в карточке сотрудника не заполнены, печатная форма выйдет с пустыми полями, и поставщик вправе не принять такую доверенность. Проверьте карточку физического лица до печати.

Перечень ценностей заполняется либо таблично (номенклатура, количество, единица измерения), либо текстовым описанием — например, «материалы по счёту № 145 от 10.03». Текстовый вариант применяют, когда точный состав заранее неизвестен. Срок действия указывайте реальный: по гражданскому законодательству срок доверенности не ограничен, но на практике поставщики и внутренние регламенты часто требуют короткие сроки — от нескольких дней до месяца.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» (или «Закупки») и создайте документ «Доверенность»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника-получателя и контрагента-поставщика
3. 3
   Заполните дату выдачи и срок действия доверенности
4. 4
   Добавьте перечень ценностей таблицей или текстовым описанием
5. 5
   Проверьте паспортные данные сотрудника в его карточке
6. 6
   Проведите документ и распечатайте форму М-2
7. 7
   Подпишите бланк у руководителя и главного бухгалтера, заверьте печатью при её использовании

Печать формы М-2 и других бланков

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. В типовых конфигурациях доступны унифицированные формы М-2 и М-2а, утверждённые для учёта доверенностей на получение материальных ценностей. Форма М-2 применяется при разовой выдаче, М-2а — при массовой выдаче с регистрацией в журнале.

Обратите внимание: применение унифицированных форм не является обязательным — организация вправе разработать собственный бланк доверенности. Однако формы М-2/М-2а остаются привычным стандартом: поставщики принимают их без вопросов, а в типовой 1С они уже настроены. Если в организации утверждён собственный шаблон, его можно подключить как внешнюю печатную форму через механизм «Дополнительные отчеты и обработки».

Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте: полное наименование организации, ИНН, ФИО и паспортные данные сотрудника, наименование поставщика, срок действия и перечень ценностей. Исправить ошибку после подписания бланка можно только перевыпуском доверенности.

Регистрация полученных доверенностей от контрагентов

Обратная ситуация: представитель поставщика или покупателя приезжает с доверенностью от своей организации, и её нужно зарегистрировать в учёте. В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP для этого служит справочник «Доверенности контрагентов» (или аналогичный), доступный из карточки контрагента на закладке, связанной с документами и представителями.

В карточке полученной доверенности укажите номер и дату документа, срок действия, ФИО представителя и его паспортные данные. При оформлении отгрузки или приёмки программа сможет подставить эти данные в документы, и в учёте останется след, на основании чего действовал представитель контрагента.

В 1С:Бухгалтерии отдельного справочника полученных доверенностей может не быть — там реквизиты доверенности представителя указываются непосредственно в документе поступления или реализации в полях вида «Доверенность: номер, дата, выдана». Заполняйте их всегда, когда товар передаётся не напрямую руководителю: это подтверждает полномочия стороны при подписании первичных документов.

Нумерация, журнал учёта и хранение

Номер доверенности программа присваивает автоматически по сквозной нумерации в пределах периода. Если в организации действует отдельный журнал регистрации доверенностей, настройте в нумераторе префикс (например, по организации), чтобы номера не конфликтовали с другими документами. Список выданных доверенностей можно вывести стандартным списком документов с отбором по периоду и организации — он заменяет бумажный журнал учёта.

Отрывные корешки бланков М-2 и подписанные оригиналы доверенностей, полученных от контрагентов, хранятся в бумажном виде вместе с первичными документами. Сроки хранения документов по доверенностям определяются правилами архивного хранения и учётной политикой организации — как правило, не менее пяти лет для документов, связанных с налоговым учётом.

Проверка результата и типичные ошибки

После оформления убедитесь, что документ проведён, печатная форма содержит все реквизиты, а подписи и печать (при её наличии в организации) проставлены. Сверьте данные доверенности с документом-основанием: поставщик, перечень и количество ценностей должны совпадать со счётом или заказом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма М-2

Норма

Заполнены организация, ИНН, ФИО и паспорт сотрудника, поставщик, срок, перечень ценностей

Тревожный признак

Пустые поля, устаревшие паспортные данные, неверный ИНН

Срок действия

Норма

Дата получения товара входит в срок действия доверенности

Тревожный признак

Срок истёк или начинается позже даты отгрузки

Соответствие основанию

Норма

Поставщик и перечень совпадают со счётом или заказом

Тревожный признак

В доверенности другой контрагент или иной состав ценностей

Подписи

Норма

Подписи руководителя и главного бухгалтера, печать при её использовании

Тревожный признак

Бланк без подписей — документ не имеет силы

Частые вопросы

Можно ли оформить доверенность на несколько поставщиков сразу?

Типовой документ рассчитан на одного контрагента. Для каждого поставщика создавайте отдельную доверенность — так требует практика оформления формы М-2, где поставщик указывается в единственном числе.

Что делать, если сотрудник не использовал доверенность?

Неиспользованную доверенность сотрудник возвращает, она погашается отметкой и хранится вместе с корешками. В программе такой документ можно пометить на удаление или оставить с пометкой о неиспользовании — в зависимости от принятого в организации порядка; корректнее сохранить документ для сквозной нумерации.

Обязательна ли печать на доверенности?

Если организация официально отказалась от круглой печати, доверенность действительна с подписями руководителя и главного бухгалтера. Однако некоторые поставщики по инерции требуют печать — при отказе от печати предупредите ключевых контрагентов заранее.

Как изменить доверенность после проведения?

Откройте документ, отмените проведение, внесите исправления и проведите заново, затем распечатайте новый бланк. Если доверенность уже выдана сотруднику, старый бланк нужно изъять и погасить, чтобы исключить использование недействительного документа.

Можно ли выписать доверенность на физическое лицо, не являющееся сотрудником?

Гражданское законодательство допускает выдачу доверенности любому дееспособному лицу. В 1С такое лицо должно быть заведено в справочник физических лиц с паспортными данными — тогда документ заполнится корректно. Внутренние регламенты организации могут ограничивать круг доверенных лиц только сотрудниками.

Почему в печатной форме пустые поля, хотя документ заполнен?

Чаще всего данные отсутствуют в связанных справочниках: паспорт в карточке физического лица, ИНН или полное наименование в карточке организации, реквизиты в карточке контрагента. Заполните источники данных и перепечатайте форму — править сам документ обычно не требуется.