Как сделать доверенность в 1С:Управление торговлей 11

Доверенность в 1С:Управление торговлей 11 оформляется, когда сотруднику или представителю контрагента нужно получить товарно-материальные ценности по документам организации. Программа позволяет создать документ «Доверенность», заполнить его на основании поступления или реализации и распечатать по типовой форме М-2 (М-2а) либо в произвольном виде.

В УТ 11 доверенность не является самостоятельным учётным документом: она не формирует проводок и не влияет на остатки. Это печатная форма с регистрацией в журнале, поэтому ошибка в ней не испортит учёт, но может привести к отказу поставщика выдать товар. Ниже разобран полный порядок работы: от подготовки справочников до печати и типичных проблем.

Где находится документ «Доверенность» в УТ 11

В типовой конфигурации журнал доверенностей доступен в нескольких местах. Основной путь: раздел «Продажи» → «Доверенности» (или «НСИ и администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» в зависимости от настроек интерфейса). Также доверенность удобно создавать на основании конкретного документа — «Заказ поставщику», «Поступление товаров и услуг» или «Реализация товаров и услуг» — тогда перечень товаров подставится автоматически.

Если пункта «Доверенности» нет в меню, проверьте права пользователя и настройки состава разделов. В ряде доработанных конфигураций документ выведен в раздел «Закупки». Быстрый способ найти его — строка поиска в меню «Все функции»: введите «доверенность», и система покажет журнал документов.

Подготовка: что должно быть заполнено до создания доверенности

Чтобы печатная форма вышла корректно, заранее проверьте справочные данные. В карточке организации (раздел «НСИ и администрирование» → «Организации») должны быть заполнены ИНН, КПП, юридический адрес и расчётный счёт — эти реквизиты выводятся в шапку доверенности. Пустые поля приведут к прочеркам в бланке.

Второй блок — данные сотрудника, на которого выписывается доверенность. В справочнике «Физические лица» у сотрудника должны быть указаны ФИО полностью, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан) и должность через кадровые данные либо вручную в самом документе. Именно по этим сведениям поставщик будет сверять личность получателя.

Третий момент — контрагент-поставщик. Доверенность обычно привязывается к конкретному поставщику и документу-основанию, поэтому карточка контрагента должна существовать в базе, а заказ или поступление — быть проведённым.

Пошаговое создание доверенности

Проще всего создать доверенность на основании документа, по которому сотрудник получает ценности. Откройте, например, «Заказ поставщику», нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Программа подставит организацию, контрагента и табличную часть с товарами.

1. 1
   Откройте документ-основание (заказ или поступление) либо журнал «Доверенности» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию и контрагента-поставщика, если они не подставились автоматически.
3. 3
   Выберите физическое лицо — сотрудника, получающего ценности, и проверьте его паспортные данные.
4. 4
   Задайте срок действия доверенности и дату выдачи.
5. 5
   Проверьте табличную часть: перечень товаров, количество, единицы измерения.
6. 6
   Запишите документ и нажмите кнопку печати — выберите форму М-2 или другую доступную.

При ручном создании из журнала порядок тот же, но табличную часть придётся заполнить самостоятельно: либо подбором номенклатуры, либо текстовым описанием ценностей, если получается не товар, а, например, документы или денежные средства.

Поле «Срок действия» заполняйте реальным периодом. По гражданскому законодательству срок действия доверенности теперь не ограничен, но на практике поставщики и перевозчики часто не принимают доверенности старше определённого периода, поэтому разумно указывать срок, соответствующий конкретной поставке.

Печать доверенности по форме М-2

После записи документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В типовой УТ 11 доступна унифицированная форма М-2 (или М-2а с отрывным корешком). Форма М-2 применяется, когда доверенность выдаётся разово, М-2а — когда организация ведёт учёт по корешкам в специальной книге.

Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте ключевые поля: наименование организации, ФИО и паспортные данные доверенного лица, наименование поставщика, номер и дату документа-основания, перечень ценностей. Любое расхождение с реальными данными — основание для отказа в отпуске товара.

Если типовая форма не устраивает — например, нужна доверенность в свободной форме на фирменном бланке — её можно доработать через механизм внешних печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки»). Для этого потребуется готовый файл внешней печатной формы, разработанный под вашу версию конфигурации.

Контрольные точки

Как проверить готовую доверенность

Реквизиты организации в шапке

Норма

ИНН, КПП, адрес и счёт совпадают с карточкой организации

Тревожный признак

Прочерки или устаревшие реквизиты — обновите карточку организации и перепечатайте

Данные доверенного лица

Норма

ФИО полностью, паспорт серия/номер/кем выдан, должность указана

Тревожный признак

Сокращённые ФИО или пустой паспорт — заполните данные физлица

Перечень ценностей

Норма

Номенклатура и количество совпадают с документом-основанием

Тревожный признак

Лишние позиции или неверное количество — исправьте табличную часть

Доверенность на получение товара представителем покупателя

Отдельный сценарий — оформление доверенности, которую вам предъявляет представитель контрагента-покупателя при отгрузке. В УТ 11 нет обязательного механизма регистрации входящих доверенностей, поэтому на практике номер и дату доверенности покупателя фиксируют в комментарии к реализации, в поле «Основание» или в дополнительных сведениях документа.

Это важно для последующих разбирательств: если покупатель заявит, что товар не получал, запись о доверенности и паспортных данных представителя в документе отгрузки станет подтверждением правомерной передачи. Рекомендуется договориться внутри компании о едином месте фиксации этих данных, чтобы информация не терялась.

Если доверенности выписываются регулярно на одних и тех же сотрудников, создайте первую доверенность корректно и далее используйте копирование (F9 или кнопка «Скопировать» в журнале). Останется только поменять дату, срок и документ-основание — это заметно быстрее, чем заполнять документ с нуля.

Типичные ошибки и ограничения

Учитывайте и ограничение типовой формы: М-2 рассчитана на получение материальных ценностей. Для доверенностей на представление интересов в госорганах, подписание договоров или получение документов типовая форма не подходит — такие бланки оформляются в свободной форме вне 1С либо через отдельную внешнюю печатную форму.

Ещё одно ограничение: при большом перечне товаров табличная часть формы М-2 может переноситься на несколько страниц. Проверяйте в предварительном просмотре, что итоговый бланк читаем и все страницы пронумерованы, — некоторые поставщики требуют прошивку многостраничных доверенностей.

Частые вопросы

Где в УТ 11 посмотреть все выданные доверенности?

В журнале «Доверенности» (раздел «Продажи» или «Закупки» в зависимости от настроек). Журнал позволяет отбирать документы по периоду, организации и сотруднику, что удобно для контроля неиспользованных бланков.

Почему в печатной форме пустые паспортные данные сотрудника?

Данные берутся из карточки физического лица, а не из документа. Откройте справочник «Физические лица», найдите сотрудника и заполните документ, удостоверяющий личность. После этого перезаполните или перевыберите физлицо в доверенности и распечатайте заново.

Можно ли выписать доверенность без документа-основания?

Да. Создайте документ вручную из журнала «Доверенности», укажите контрагента и заполните перечень ценностей самостоятельно — номенклатурой или произвольным текстом. Основание в этом случае можно оставить пустым или указать реквизиты счёта/договора.

Влияет ли удаление доверенности на учёт товаров?

Нет. Документ «Доверенность» не формирует движений по регистрам и проводок. Удаление или пометка на удаление затрагивает только журнал выданных доверенностей, товарный и финансовый учёт остаются неизменными.

Как добавить свою печатную форму доверенности?

Через механизм дополнительных отчетов и обработок: «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки», включите использование внешних печатных форм и загрузите файл обработки, разработанный под вашу версию УТ. Самостоятельно без навыков программирования в 1С такую форму не создать.

Что делать, если пункта «Доверенности» нет в меню?

Откройте «Все функции» и найдите документ через поиск по слову «доверенность». Если документ недоступен даже там — вероятно, у пользователя нет прав; обратитесь к администратору 1С для настройки роли.