Как оформить доверенность на сотрудника в 1С

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — один из самых частых документов, который бухгалтер оформляет при работе с поставщиками и перевозчиками. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) для этого предусмотрен отдельный документ «Доверенность» с готовой печатной формой, соответствующей установленному образцу.

Порядок действий зависит от конфигурации и её версии, но общая логика одинакова: создаётся документ, в нём указываются сотрудник, контрагент-поставщик, основание (договор, счёт, заказ) и перечень получаемых ценностей, после чего доверенность распечатывается и подписывается руководителем. Ниже разобраны оба типичных сценария — через журнал документов и из карточки сотрудника, — а также проверка корректности печатной формы.

Перед началом работы убедитесь, что в справочниках заполнены данные сотрудника (ФИО, паспортные данные, должность) и организации (наименование, ИНН, КПП, расчётный счёт). Именно из этих карточек 1С подставляет реквизиты в печатную форму, и пустые поля в справочниках — самая частая причина «битых» доверенностей.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8 документ расположен в разделе «Покупки» → «Доверенности». Если доверенность выдаётся сотруднику для передачи ценностей покупателю (реже), используется тот же журнал — тип операции выбирается внутри документа. В некоторых релизах журнал доступен также через «Покупки» → «Счета, договоры, доверенности» или находится в разделе «Продажи».

В 1С:Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации доверенность создаётся из раздела «Закупки» → «Доверенности на получение ТМЦ» либо непосредственно из документа-основания: откройте заказ поставщику или счёт на оплату и воспользуйтесь командой «Создать на основании» → «Доверенность». Это удобнее, потому что перечень ценностей и контрагент подставятся автоматически.

Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и видимость команд в настройках панели раздела. В редких случаях функциональность отключена опцией в настройках учёта — тогда команду сможет включить администратор через «Настройка функциональности».

Подготовка справочников перед оформлением

Откройте карточку сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» в Бухгалтерии или «НСИ и администрирование» → «Персонал» в УТ) и проверьте поля: ФИО полностью, документ, удостоверяющий личность (серия, номер, кем и когда выдан), занимаемая должность. Паспортные данные выводятся в доверенность дословно, поэтому формулировка «кем выдан» должна быть заполнена без сокращений и ошибок.

В карточке организации («Главное» → «Реквизиты организации») проверьте полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты. Убедитесь, что в поле «Руководитель» указано актуальное лицо — именно его ФИО попадёт в строку подписи доверенности. Если руководитель сменился, исправьте данные до печати, а не вручную на бумаге.

Контрагент-поставщик должен быть заведён в справочнике с корректным наименованием. Ошибка в одной букве названия поставщика — формальный повод для отказа в отпуске товара, поэтому сверяйте наименование с договором или счётом.

Пошаговое оформление доверенности

Последовательность одинакова для большинства типовых конфигураций. Ниже — универсальный порядок; названия кнопок могут незначительно отличаться в зависимости от релиза.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» → «Доверенности» (в УТ — «Закупки» → «Доверенности на получение ТМЦ») и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите сотрудника-получателя из справочника «Физические лица» или «Сотрудники».
3. 3
   Выберите контрагента-поставщика и, при необходимости, договор с ним.
4. 4
   Заполните поле «Основание»: номер и дату счёта, договора, заказа или накладной, по которым получаются ценности.
5. 5
   Укажите срок действия доверенности и дату выдачи.
6. 6
   Заполните табличную часть: наименования ценностей, единицы измерения и количество — либо свободным текстом в поле «На получение от», если перечень краткий.
7. 7
   Запишите документ и нажмите «Печать» → «Доверенность».
8. 8
   Передайте распечатанный документ на подпись руководителю и главному бухгалтеру, поставьте печать организации, если она используется.

Поле «Срок действия» заполняйте реалистично: слишком короткий срок приведёт к тому, что доверенность «протухнет» до отгрузки, слишком длинный — повышает риски при утере документа. Обычно указывают срок, достаточный для получения конкретной поставки с небольшим запасом.

Табличную часть заполняйте в точности по счёту или спецификации: наименования ценностей должны совпадать с документами поставщика. Если поставщик отгружает по своей номенклатуре, а вы ведёте учёт по своей, в доверенность вносите названия из документов поставщика — иначе при отпуске возникнут расхождения.

Оформление из документа-основания

Более быстрый способ — создать доверенность на основании счёта на оплату поставщика или заказа. Откройте документ-основание, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Программа автоматически подставит контрагента, основание (реквизиты самого счёта) и перечень номенклатуры с количествами.

После автоматического заполнения останется указать сотрудника и срок действия. Этот способ снижает риск расхождений между доверенностью и счётом, поскольку перечень ценностей копируется, а не вводится вручную.

Проверьте, что в основании корректно указана номенклатура: если в счёте позиции введены произвольным текстом без привязки к справочнику, в доверенность они могут перенестись с сокращениями. При необходимости отредактируйте табличную часть вручную после создания.

Проверка печатной формы перед подписанием

Перед передачей доверенности на подпись откройте предварительный просмотр и сверьте каждый блок формы. Ошибки, допущенные на этом этапе, обходятся дороже всего: документ с неверными реквизитами придётся переоформлять, а сотрудник рискует уехать за товаром впустую.

Контрольные точки

Как проверить результат

ФИО и паспортные данные сотрудника

Норма

Указаны полностью, серия и номер документа читаются, «кем выдан» заполнено

Тревожный признак

Пустые поля, сокращения, устаревший паспорт

Реквизиты организации и поставщика

Норма

Наименования совпадают с договором и счётом, ИНН корректны

Тревожный признак

Опечатки в названии, реквизиты старого юрлица

Перечень ценностей и количество

Норма

Совпадает со счётом или спецификацией поставщика

Тревожный признак

Расхождения в наименованиях, единицах или количестве

Срок действия и дата выдачи

Норма

Срок покрывает дату планируемой отгрузки

Тревожный признак

Доверенность истекает раньше даты получения

Подписи и печать

Норма

Подписи руководителя и главбуха проставлены до выдачи сотруднику

Тревожный признак

Документ выдан без подписей — поставщик откажет в отпуске

После подписания зарегистрируйте доверенность в журнале учёта, если он ведётся в организации. Номер документа в 1С формируется автоматически и может использоваться как номер в журнале.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа ошибок связана с работой нескольких организаций в одной базе. Перед созданием документа проверьте поле «Организация»: если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам, легко оформить доверенность не от той компании, и тогда реквизиты в форме будут чужими.

Особенности в разных сценариях

Доверенность на получение товара от поставщика

Стандартный сценарий, описанный выше. Основание — счёт на оплату, договор или заказ. Если ценности получает экспедитор или водитель по трудовому договору, порядок тот же: сотрудник выбирается из справочника, его паспортные данные попадают в форму.

Доверенность внешнему лицу (не сотруднику)

Если доверенность выдаётся лицу, не состоящему в штате (например, представителю транспортной компании), заведите его в справочник физических лиц без оформления сотрудником и заполните паспортные данные. В некоторых конфигурациях поле «Физическое лицо» доступно напрямую, в других потребуется сначала создать карточку физлица.

Массовая печать доверенностей

Если доверенности оформляются регулярно и в большом количестве, используйте журнал документов: отметьте нужные записи флажками и примените групповую команду печати. Это быстрее, чем открывать каждый документ по отдельности.

Удобно хранить в карточке сотрудника скан паспорта как присоединённый файл: при оформлении доверенности реквизиты сверяются с оригиналом за секунды, без запроса документа у самого сотрудника. Особенно это выручает, когда доверенность нужна срочно, а сотрудник уже выехал.

Что делать после получения ценностей

После того как сотрудник привёз ценности и сопроводительные документы, оформите в 1С поступление: «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» → создать на основании счёта или заказа. Сама доверенность при этом не закрывается никакими проводками — она остаётся в журнале как подтверждение полномочий сотрудника.

Корешок или копию использованной доверенности с отметкой поставщика приложите к документам поступления — это стандартная практика документооборота, помогающая при инвентаризациях и проверках.

Частые вопросы

В журнале «Доверенности» нет кнопки «Создать» или самого журнала. Что делать?

Проверьте права пользователя и настройку функциональности: в некоторых конфигурациях видимость раздела отключается. Также журнал может находиться в другом разделе — воспользуйтесь поиском по команде «Доверенность» через «Все функции» или строку поиска в меню.

Можно ли оформить доверенность на сотрудника обособленного подразделения?

Да. Доверенность выписывается от имени юридического лица, а не подразделения. Выберите в документе организацию-головную компанию, а сотрудника укажите фактического — его паспортные данные и должность подтянутся из карточки.

Как исправить ошибку в уже распечатанной доверенности?

Откройте документ в 1С, исправьте данные (или сначала источник в справочнике), перезапишите и напечатайте заново с тем же или новым номером по правилам вашего документооборота. Испорченный бумажный экземпляр уничтожьте, чтобы исключить его использование.

Формирует ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?

Нет. Документ «Доверенность» предназначен только для печати формы и не влияет на учётные данные. Отражение в учёте происходит при оформлении поступления ценностей отдельным документом.

Что вписывать в поле «Основание», если счёта нет?

Укажите реквизиты договора с поставщиком (номер и дату) либо номер заказа. Если поставка разовая без договора, допустимо указать «счёт № … от …» по счёту на оплату или письменную заявку — главное, чтобы основание можно было идентифицировать при отпуске ценностей.

Можно ли выдать одну доверенность на получение товара от нескольких поставщиков?

Типовой документ рассчитан на одного контрагента, поэтому корректнее оформить отдельную доверенность на каждого поставщика. Это соответствует практике отпуска ценностей: каждый поставщик оставляет доверенность у себя как подтверждение полномочий получателя.