Документы и Печать · 11 мин
Как сделать доверенность на получение ТМЦ в 1С
Как создать и распечатать доверенность на получение ТМЦ в 1С: где найти документ, как заполнить форму М-2, настроить печать и избежать типичных ошибок.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей оформляется, когда сотрудник организации получает товар у поставщика без личной подписи руководителя. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия) для этого есть готовый механизм: документ создаётся на основании заказа поставщику или счёта на оплату, а печатная форма формируется автоматически по унифицированной форме М-2 или М-2а.
Главная сложность у пользователей — не сама печать, а подготовка данных: доверенность заполняется из карточек физического лица, организации и договора, и если в справочниках чего-то не хватает, форма выходит с пустыми полями. Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до контроля печатной формы.
Где в 1С находится документ «Доверенность»
Расположение зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» доверенность чаще всего создают на основании документа «Заказ поставщику»: откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Доверенность на получение ТМЦ». Так программа автоматически подтянет поставщика и перечень товаров.
В «1С:Бухгалтерии предприятия» доверенности находятся в разделе Покупки → Доверенности. Там же можно создать документ вручную кнопкой «Создать», не привязывая его к конкретному заказу, — это удобно, когда перечень ценностей небольшой и вводится вручную.
Если пункта «Доверенность» в меню нет, проверьте права пользователя и функциональность: в некоторых конфигурациях документ скрыт настройками интерфейса. Администратор может включить его через «Настройки → Настройка навигации» соответствующего раздела.
Подготовка данных: без этого печатная форма будет пустой
Печатная форма доверенности собирается из нескольких справочников. Если какие-то поля не заполнены, на бумаге появятся пробелы, и поставщик может отказать в выдаче товара. Перед созданием документа проверьте четыре источника данных.
Что проверить в справочниках
Заполнены ФИО полностью, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), должность
Нет паспортных данных или указано сокращённое ФИО — форма выйдет неполной
Заполнены ИНН, КПП, юридический адрес, руководитель и главный бухгалтер
Не указан главный бухгалтер — строка подписи останется пустой
Указаны номер и дата договора, на который ссылается доверенность
Реквизиты договора пусты — в форме не будет основания
Полное наименование совпадает с учредительными документами
Сокращённое или ошибочное наименование
Особое внимание уделите паспортным данным сотрудника. В «1С:Бухгалтерии» они вводятся по ссылке «Личные данные» в карточке физлица, в УТ и ERP — через регистр «Документы физических лиц». Убедитесь, что документ действует на дату выдачи доверенности: если паспорт заменён, а старая запись не закрыта, программа может подставить недействительные данные.
Создание доверенности на основании заказа поставщику
Это основной и самый надёжный сценарий: перечень ТМЦ переносится из заказа автоматически, и риск расхождения между тем, что оплачено, и тем, что указано в доверенности, минимален.
- 1Откройте документ «Заказ поставщику», по которому сотрудник едет за товаром
- 2Нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность на получение ТМЦ»
- 3Проверьте автоматически заполненные поля: организация, поставщик, договор
- 4Укажите сотрудника (физическое лицо), которому выдаётся доверенность
- 5Задайте срок действия доверенности — обычно от 1 до 15 дней
- 6Проверьте табличную часть «Товары»: при необходимости отредактируйте количество и номенклатуру
- 7Запишите документ и нажмите «Печать → Доверенность (М-2)»
Поле «Срок действия» указывается в днях. По общему правилу доверенность на получение ТМЦ выдаётся на срок, необходимый для исполнения поручения; на практике чаще всего ставят 3–10 дней. Слишком длинный срок увеличивает риски: при утере документа им могут воспользоваться посторонние.
Если сотрудник получает только часть товара по заказу, отредактируйте табличную часть вручную — удалите лишние строки и скорректируйте количество. Доверенность должна отражать именно тот объём, который получит представитель, иначе у поставщика возникнут вопросы при сверке.
Создание доверенности вручную без заказа
Когда заказа в программе нет (например, покупка разовая или учёт заказов не ведётся), доверенность создаётся «с нуля». В разделе доверенностей нажмите «Создать» и заполните шапку: организацию, сотрудника, контрагента-поставщика, дату и срок действия.
Перечень ценностей в этом случае вводится вручную. В типовых формах есть два варианта: табличная часть с выбором номенклатуры из справочника либо свободное текстовое поле «Материальные ценности». Текстовый вариант удобен, когда поставщик выдаёт товар по своей накладной, а точная номенклатура заранее неизвестна — например, «стройматериалы по счёту № 145».
Печать формы М-2 и её проверка
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать». В типовых конфигурациях доступна форма М-2 (иногда также М-2а). Форма двусторонняя: на лицевой стороне — реквизиты организации, данные доверенного лица и перечень ценностей, на оборотной — расписка сотрудника и место для отметок о получении.
Перед выдачей документа сотруднику сверьте печатную форму с первичными данными. Ошибки в паспортных данных или наименовании организации делают доверенность недействительной в глазах поставщика, и поездка окажется потраченным временем.
Контроль печатной формы
Серия, номер, кем и когда выдан — всё совпадает с оригиналом паспорта
Пустые поля или данные старого паспорта
ФИО подставлены, есть место для подписей и печати
Строки подписантов пустые — проверьте ответственных лиц организации
Номенклатура, единицы измерения и количество совпадают со счётом поставщика
Количество прописью не совпадает с цифрами или строки пустые
Дата выдачи — текущая, срок охватывает день получения товара
Доверенность просрочена на дату получения
Как изменить печатную форму под требования компании
Если стандартный макет М-2 не устраивает (например, нужен логотип или дополнительные поля), макет можно доработать через механизм внешних печатных форм либо изменением макета в конфигураторе. Для большинства задач достаточно внешней печатной формы — она подключается через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки» и не требует изменения конфигурации, что сохраняет простоту обновлений.
Типичные ошибки при оформлении доверенности в 1С
Отдельная группа проблем — методологические. Доверенность в 1С — это печатный документ, она не формирует проводок и не влияет на учёт. Некоторые пользователи ожидают, что после её создания товар «приходуется» автоматически — это не так. Поступление ТМЦ оформляется отдельным документом «Поступление товаров и услуг» по факту получения.
Особенности в разных конфигурациях 1С
Доверенность в разных конфигурациях
Раздел «Покупки → Доверенности», создание вручную или на основании счёта/поступления. Подходит, если не ведётся складской учёт заказов.
Создание на основании заказа поставщику, автоматический перенос номенклатуры. Оптимально при полном цикле закупок.
Аналогично УТ, плюс возможность учёта выданных доверенностей в разрезе подразделений и сценариев закупок.
Во всех конфигурациях логика одна: документ заполняется из справочников и основания, а печать выполняется по унифицированной форме. Различия касаются только путей в меню и набора документов-оснований. Если в вашей конфигурации доверенность доработана, ориентируйтесь на внутренние инструкции компании, но контрольные точки из этой статьи остаются актуальными.
Удобно завести правило: доверенность создаётся только на основании заказа или счёта и никогда — «пустой» вручную. Это связывает документ с конкретной закупкой, упрощает поиск в журнале и исключает ситуации, когда по старой доверенности пытаются получить товар повторно.
Контроль выданных доверенностей
Журнал документов «Доверенности» — это фактически реестр выданных бланков. По нему можно отследить, кому, когда и на что выдавались полномочия, и своевременно закрывать «зависшие» документы: если товар получен, а доверенность осталась у сотрудника, корешок или копия должны вернуться в бухгалтерию.
Для анализа используйте отборы журнала: по сотруднику, поставщику, периоду. Если доверенностей много, имеет смысл раз в месяц сверять выданные документы с фактическими поступлениями — расхождения покажут либо незавершённые закупки, либо нарушения порядка использования бланков.
Что важно запомнить
Доверенность на получение ТМЦ создаётся на основании заказа поставщику или вручную из раздела «Покупки». Качество печатной формы М-2 полностью зависит от заполненности карточек физлица, организации и договора. Документ не формирует проводок — поступление товара оформляется отдельно. Перед выдачей всегда сверяйте паспортные данные, перечень ТМЦ и срок действия.
Частые вопросы
Можно ли распечатать доверенность, если паспортные данные сотрудника не внесены?
Технически форма напечатается, но поля паспорта будут пустыми, и такой документ поставщик, скорее всего, не примет. Сначала внесите паспортные данные в карточку физического лица (в Бухгалтерии — по ссылке «Личные данные»), затем перезаполните или пересоздайте доверенность.
Создаёт ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?
Нет. Доверенность — это только печатный документ, подтверждающий полномочия сотрудника. Она не влияет на остатки, задолженность и регистры. Учётные записи появляются при оформлении поступления товаров и услуг.
Как указать в доверенности товар, которого нет в справочнике номенклатуры?
Используйте текстовое поле перечня материальных ценностей, если оно есть в вашей конфигурации, либо создайте обобщённую номенклатурную позицию. В текстовом описании обязательно сошлитесь на номер счёта или договора поставщика.
Что делать, если кнопки «Доверенность» нет в списке «Создать на основании»?
Проверьте права пользователя и состав команд ввода на основании: администратор может добавить документ через настройку команд ввода на основании либо изменить роли. Как временный вариант создайте доверенность вручную из журнала документов.
Нужно ли регистрировать выданные доверенности в отдельном журнале?
Формально журнал учёта ведётся при применении формы М-2а. На практике журнал документов в 1С уже выполняет функцию реестра: в нём видны номер, дата, сотрудник и поставщик по каждой выданной доверенности, поэтому отдельный бумажный журнал многие организации не дублируют.
Можно ли оформить одну доверенность на получение товара у нескольких поставщиков?
Стандартный документ в 1С привязан к одному контрагенту-поставщику. Если сотрудник получает товар у нескольких поставщиков, оформляется отдельная доверенность на каждого — это соответствует и логике программы, и требованиям поставщиков.