Как сделать доверенность на человека в 1С

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — один из самых массовых документов в учёте: её выписывают сотруднику, который едет к поставщику за товаром, на почту или в транспортную компанию. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) для этого есть готовый документ с типовой печатной формой, поэтому рисовать доверенность в Word отдельно не нужно.

Логика работы везде одинаковая: выбираете сотрудника-доверенное лицо, указываете организацию-доверителя, срок действия и перечень ценностей либо основание (счёт, договор, заказ). Дальше программа подставляет паспортные данные из карточки сотрудника и формирует печатную форму. Различия между конфигурациями — только в расположении документа в меню и составе полей.

Ниже — порядок действий для типовых конфигураций, способы заполнить доверенность на основании документа закупки, проверка корректности печатной формы и типичные ошибки, из-за которых поставщик отказывается отпускать товар.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях

Расположение документа зависит от конфигурации и её версии. В 1С:Бухгалтерии 8 доверенность обычно находится в разделе «Покупки» — «Доверенности». В Управлении торговлей и ERP документ размещают в блоке «Закупки» либо «Казначейство» — «Доверенности на получение ТМЦ». Если документ не виден, воспользуйтесь поиском по разделам (кнопка с лупой в панели функций) и введите слово «доверенность».

Если документа нет вообще, проверьте два момента. Первый — права пользователя: у роли без прав на документы закупок доверенность может быть скрыта. Второй — функциональность: в некоторых конфигурациях доверенности включаются в настройках (раздел «НСИ и администрирование» — настройки закупок или казначейства). В старых версиях конфигураций документ мог называться «Доверенность (выдача)» и находиться в журнале кассовых документов.

Что подготовить перед оформлением

Чтобы доверенность заполнилась корректно и печатная форма не содержала пустых строк, заранее проверьте три справочника. В карточке сотрудника должны быть заполнены паспортные данные (документ, серия, номер, кем и когда выдан) и должность — именно они выводятся в форму. В карточке собственной организации проверьте полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и данные руководителя, подписывающего доверенность.

Если доверенность выписывается на получение ценностей по конкретному основанию, нужен документ-источник: заказ поставщику, счёт на оплату или договор с контрагентом. Его наличие позволит заполнить перечень ценностей автоматически и не набирать номенклатуру вручную. Также определите срок действия доверенности — его вписывают в документ вручную, и по законодательству срок не ограничен, но на практике организации устанавливают разумный период (обычно от нескольких дней до месяца).

Пошаговое оформление доверенности

Создайте новый документ из журнала доверенностей кнопкой «Создать». Заполните шапку: дату, организацию-доверителя, сотрудника-получателя и контрагента-поставщика, у которого будут получены ценности. Укажите срок действия доверенности и основание, если оно есть.

Перечень ценностей заполните в табличной части: вручную через подбор номенклатуры или автоматически кнопкой заполнения по основанию. Если доверенность общая (без привязки к конкретной поставке), перечень можно описать текстом — например, «материальные ценности по счёту №… от …». После заполнения запишите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать».

1. 1
   Откройте журнал «Доверенности» в разделе закупок и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и поставщика
3. 3
   Впишите срок действия и основание (счёт, договор, заказ)
4. 4
   Заполните перечень ценностей вручную или по основанию
5. 5
   Запишите документ и нажмите «Печать» — «Доверенность»
6. 6
   Проверьте форму, распечатайте и передайте на подпись руководителю

Подписывает доверенность руководитель организации (или иное уполномоченное лицо) и главный бухгалтер — их ФИО программа подставляет из карточки организации. Подпись сотрудника-получателя проставляется в момент выдачи документа, а корешок или регистрационный номер остаётся в учёте для контроля.

Создание доверенности на основании документа закупки

Самый быстрый сценарий — ввод на основании. Откройте заказ поставщику или счёт на оплату, нажмите «Создать на основании» и выберите «Доверенность». Программа перенесёт контрагента, организацию и перечень номенклатуры с количеством — останется указать сотрудника и срок действия.

Такой способ снижает риск расхождений: перечень в доверенности будет точно совпадать с тем, что ожидает поставщик. Если в заказе много позиций, а доверенность нужна на часть, отредактируйте табличную часть после автоматического заполнения — удалите лишние строки или скорректируйте количество.

Если сотрудник регулярно получает ценности у одного и того же поставщика, удобно копировать предыдущую доверенность кнопкой «Скопировать» и менять только дату и срок — это быстрее, чем заполнять документ заново, и исключает ошибки в реквизитах.

Проверка печатной формы и регистрация выдачи

Перед подписанием сверьте печатную форму: наименование организации и её реквизиты, ФИО и паспортные данные сотрудника, должность, наименование поставщика, номер и дата основания, перечень ценностей с единицами измерения и количеством, срок действия. Любое пустое поле — повод вернуться в карточки справочников и заполнить недостающие данные, а не править печатную форму вручную.

Документ автоматически получает номер в хронологическом журнале — этот номер используют для учёта выданных доверенностей. В некоторых конфигурациях есть отдельный отчёт или журнал учёта выдачи, где видно, какие доверенности действуют, а какие просрочены. Используйте его, чтобы контролировать возврат и оприходование ценностей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные в форме

Норма

Серия, номер, кем выдан — заполнены

Тревожный признак

Пустые строки вместо паспорта

Подписанты

Норма

ФИО руководителя и главбуха подставлены

Тревожный признак

Поля подписей пустые или устаревшие

Перечень ценностей

Норма

Совпадает с заказом или счётом

Тревожный признак

Расхождения в наименованиях и количестве

Срок действия

Норма

Дата окончания позже даты получения ценностей

Тревожный признак

Доверенность просрочена на день выдачи

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают из-за незаполненных справочников: пустой паспорт сотрудника или отсутствующий подписант в карточке организации приводят к форме, которую поставщик не примет. Вторая частая ошибка — ручная правка распечатанной формы вместо исправления данных в программе: при следующей печати ошибка вернётся, а в учёте останутся неверные сведения.

Учтите и ограничения типовых решений. Типовая форма в 1С — это форма для получения ТМЦ; доверенности на представление интересов в суде, налоговой или на подписание документов в типовых конфигурациях не предусмотрены — их оформляют вне 1С, а в программе при необходимости хранят как присоединённый скан. Также помните: правки в печатной форме, сделанные прямо в табличном документе, не сохраняются в данных документа.

Частые вопросы

Можно ли оформить доверенность на физическое лицо, которое не является сотрудником?

В типовых документах поле получателя ссылается на справочник сотрудников или физических лиц. Если человек не оформлен в штате, заведите его в справочнике физических лиц с паспортными данными — тогда его можно будет выбрать в доверенности. Проверьте внутренние регламенты: многие организации выдают доверенности только работникам.

Какой срок действия указывать в доверенности?

Законодательство не ограничивает срок действия доверенности. На практике для разового получения ценностей ставят период, достаточный для исполнения поручения с запасом — обычно от нескольких дней до месяца. Для регулярных получений оформляют доверенность на более длительный срок в соответствии с внутренним порядком организации.

Можно ли изменить типовую печатную форму доверенности?

Да. Простые правки (добавить строку, изменить подпись) делают через механизм «Изменить форму» в режиме предприятия, если он доступен в вашей конфигурации. Существенные изменения макета выполняются в конфигураторе или подключаемой внешней печатной формой — эту работу лучше поручить специалисту, чтобы не нарушить обновление конфигурации.

Формирует ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?

Нет. Доверенность — регистрационный документ: он фиксирует выдачу полномочий и ведёт нумерацию, но не создаёт движений по счетам. Оприходование полученных ценностей оформляется отдельным документом поступления товаров и услуг.

Что делать, если доверенность выдана, но ценности не получены?

Документ в программе можно пометить на удаление только если он ещё не выдавался на подпись. Если бумажный экземпляр уже выписан, его следует вернуть и погасить, а в учёте зафиксировать неиспользование — для этого ведут журнал учёта выданных доверенностей, где отмечают результат исполнения.