Как сделать договор в 1С:УНФ

Договор в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — это не отдельный документ в журнале, а элемент справочника, привязанный к контрагенту. Он определяет условия расчётов: валюту, порядок оплаты, срок действия, и влияет на то, как программа ведёт взаиморасчёты, формирует счета и акты. Если договор заведён неправильно, в отчётах по задолженности и в печатных формах будут ошибки.

Ниже разобран рабочий порядок: где в программе хранятся договоры, какие виды бывают, как заполнить карточку, как вывести договор на печать и как проверить, что взаиморасчёты считаются корректно. Инструкция актуальна для типовой конфигурации УНФ; в доработанных базах расположение отдельных команд может отличаться.

Где в УНФ хранятся договоры и какие виды бывают

Договоры контрагентов находятся внутри карточки контрагента. Откройте раздел «Продажи» (или «Компания») → «Контрагенты», выберите нужного покупателя или поставщика и перейдите на вкладку «Договоры». Отдельного общего журнала договоров в типовой УНФ нет — это осознанное решение разработчиков: договор всегда принадлежит конкретному контрагенту и организации.

При создании программа предложит выбрать вид договора. Основные варианты: «С покупателем», «С поставщиком», «С комитентом», «С комиссионером». Вид влияет на то, в каких документах договор будет доступен для выбора: договор с покупателем не подставится в поступление товаров, а договор с поставщиком — в счёт покупателю.

Пошаговое создание договора

Стандартный сценарий занимает пару минут, если реквизиты контрагента уже заведены. Если контрагента ещё нет, сначала создайте его карточку с ИНН и наименованием — без этого договор сохранить не получится.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Контрагенты» и найдите нужного контрагента через поиск.
2. 2
   Перейдите на вкладку «Договоры» и нажмите «Создать».
3. 3
   Выберите вид договора: «С покупателем» или «С поставщиком».
4. 4
   Заполните номер и дату договора, наименование сформируется автоматически.
5. 5
   Укажите организацию от вашей стороны, валюту расчётов и срок действия.
6. 6
   Заполните условия оплаты и при необходимости банковские реквизиты.
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что договор появился в списке.

Наименование договора УНФ формирует автоматически из номера и даты, но его можно отредактировать вручную — например, добавить предмет: «Договор поставки № 12 от 15.03». Осмысленное наименование упрощает поиск, когда у контрагента несколько действующих договоров.

Какие поля карточки договора действительно важны

Организация — обязательное поле, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам. Ошибка здесь критична: счёт и акт сформируются от чужой организации, и исправлять придётся цепочку документов. Если организация одна, поле заполнится автоматически.

Валюта расчётов определяет, в чём будут выставляться счета и считаться задолженность. Для рублёвых договоров оставьте валюту по умолчанию. Для валютных — выберите валюту и проверьте, что в настройках учётной политики включён учёт в валюте, иначе корректной переоценки не будет.

Условия оплаты (предоплата, постоплата, срок оплаты в днях) используются при формировании счетов и в отчётах по дебиторской задолженности. Если заполнить срок оплаты, программа сможет показывать просроченную задолженность по конкретному договору.

Как распечатать текст договора из УНФ

Сам текст договора (юридический документ с условиями) в УНФ хранится в виде печатной формы или прикреплённого файла. В карточке договора есть команда печати: откройте договор и нажмите «Печать». Типовая поставка содержит базовые шаблоны — например, договор с покупателем и с поставщиком.

Шаблоны можно редактировать: откройте печатную форму и перейдите в режим изменения макета. В шаблоне используются параметры в квадратных скобках — например, [Организация], [Контрагент], [НомерДоговора], — которые при печати заменяются данными из карточек. Меняя текст шаблона, не удаляйте параметры, иначе данные перестанут подставляться.

Если договор подписан на бумаге, отсканируйте его и прикрепите к карточке через кнопку прикрепления файлов (скрепка). Так у менеджеров всегда будет под рукой актуальная версия без поиска по почте и папкам.

Перед массовым редактированием шаблона договора сохраните копию исходного макета. Проверяйте итоговую форму на тестовом контрагенте: параметры, написанные с опечаткой, при печати выводятся как пустое место, и заметить это на глаз в длинном тексте сложно.

Как договор влияет на документы и взаиморасчёты

Договор подставляется в счета на оплату, заказы покупателей, расходные накладные, акты и поступления. По умолчанию УНФ берёт основной договор контрагента, но его можно сменить вручную в шапке документа. Если у контрагента несколько договоров, назначьте основной галочкой в списке договоров — это сократит количество ручных исправлений.

Взаиморасчёты в отчётах «Задолженность покупателей» и «Задолженность поставщикам» детализируются по договорам. Если часть документов оформлена без договора или с разными договорами, задолженность «размазывается», и сверка с контрагентом становится трудоёмкой. Признак проблемы — одна и та же сумма долга, разбитая на несколько строк по одному контрагенту.

Контрольные точки

Как проверить результат

Договор в списке контрагента

Норма

Договор виден на вкладке «Договоры», заполнены вид, номер, дата, организация

Тревожный признак

Договора нет в списке или пустые обязательные поля

Подстановка в документ

Норма

При создании счёта договор заполняется автоматически

Тревожный признак

Поле договора пустое или подставляется чужой договор

Отчёт по задолженности

Норма

Долг по контрагенту сгруппирован по одному договору

Тревожный признак

Задолженность дробится на несколько строк без причины

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — создание договора не того вида. Пользователь заводит «С покупателем», а потом не понимает, почему договор недоступен в документе поступления. Исправить вид у сохранённого договора можно, но проще сразу выбрать правильный.

Вторая распространённая ситуация — дубли договоров: менеджеры создают новый договор на каждый счёт, хотя юридически договор один. Это ломает аналитику по взаиморасчётам. Договорённость внутри компании должна быть простой: новый элемент справочника — только при новом юридическом договоре.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли создать договор без контрагента?

Нет. В УНФ договор подчинён контрагенту и создаётся только из его карточки. Сначала заведите контрагента с минимальными реквизитами (наименование, ИНН), затем на вкладке «Договоры» создайте договор.

Как изменить вид договора после сохранения?

Откройте карточку договора и смените значение поля «Вид договора», затем запишите. Учтите: если по договору уже есть документы, смена вида может сделать его недоступным в старых цепочках документов, поэтому проверьте несколько ранее созданных документов после изменения.

Почему договор не подставляется в счёт автоматически?

Чаще всего у контрагента несколько договоров и ни один не назначен основным, либо вид договора не соответствует типу документа. Откройте список договоров контрагента, отметьте нужный как основной и проверьте его вид.

Можно ли хранить в УНФ скан подписанного договора?

Да. В карточке договора есть механизм присоединённых файлов: откройте договор, нажмите кнопку со скрепкой и добавьте скан в PDF или графическом формате. Файл будет храниться внутри базы или в томах на диске, в зависимости от настроек.

Как вывести список всех договоров по всем контрагентам?

Отдельного журнала договоров в типовой УНФ нет. Используйте отчёты по взаиморасчётам с группировкой по договорам или универсальный отчёт по справочнику «Договоры контрагентов», если он доступен в вашей версии.