Как создать договор в 1С 8.3 Бухгалтерия

Договор в 1С 8.3 Бухгалтерия — это обязательный элемент аналитического учёта: без него нельзя корректно провести реализацию, поступление, оплату или акт сверки с контрагентом. Программа ведёт учёт взаиморасчётов в разрезе договоров, поэтому от правильности их создания зависит точность дебиторской и кредиторской задолженности.

Создать договор можно несколькими способами: из карточки контрагента, из справочника «Договоры», а также автоматически при вводе первого документа по контрагенту. Во всех случаях требуется заполнить вид договора, номер, дату и валюту взаиморасчётов.

Ниже разобраны все способы создания договора, настройка его реквизитов, особенности разных видов договоров и типичные ошибки, из-за которых «ломается» учёт взаиморасчётов.

Где в программе хранятся договоры

Договоры в 1С 8.3 Бухгалтерия подчинены контрагентам: каждый договор привязан к конкретному поставщику, покупателю или прочему контрагенту. Посмотреть и создать их можно двумя путями.

Первый путь — через карточку контрагента: откройте раздел «Справочники → Контрагенты», выберите нужного контрагента и перейдите по ссылке «Договоры» в шапке карточки. Второй путь — общий список: «Справочники → Покупки и продажи → Договоры» (в некоторых релизах — «Справочники → Договоры»). Здесь видны договоры всех контрагентов с возможностью отбора.

Дополнительно договор можно создать «на лету» прямо в документе: в поле «Договор» документа реализации или поступления нажмите «Создать» и заполните реквизиты — программа сохранит договор в справочнике автоматически.

Создание договора из карточки контрагента

Это самый распространённый способ. Откройте «Справочники → Контрагенты», найдите нужного контрагента через поиск по наименованию или ИНН и откройте его карточку двойным щелчком.

В верхней части карточки контрагента находится панель навигации со ссылками «Договоры», «Контактные лица», «Банковские счета». Нажмите «Договоры» — откроется список всех договоров этого контрагента. Нажмите кнопку «Создать».

Заполните открывшуюся форму: наименование договора (программа формирует его автоматически из вида, номера и даты, но можно изменить вручную), вид договора, номер и дату. Убедитесь, что правильно указана организация — от вашей компании, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам. Нажмите «Записать и закрыть».

1. 1
   Откройте «Справочники → Контрагенты» и найдите контрагента
2. 2
   В карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры»
3. 3
   Нажмите «Создать» и выберите вид договора
4. 4
   Введите номер и дату договора, проверьте организацию и валюту
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что договор появился в списке

Выбор вида договора и его влияние на учёт

Вид договора — ключевой реквизит, от которого зависит, в каких документах договор будет доступен для выбора. Если создать договор с видом «С поставщиком», он не появится в документах реализации, и наоборот.

Основные виды: «С поставщиком» — для поступлений товаров и услуг; «С покупателем» — для реализации; «С комитентом» и «С комиссионером» — для посреднических схем; «Прочее» — для договоров займа, аренды, банковских операций и прочих расчётов, не связанных с куплей-продажей.

Если с одним контрагентом заключено несколько сделок разного характера (например, он одновременно поставщик и покупатель), создайте отдельный договор под каждый вид. Смешивать операции в одном договоре нельзя — программа просто не даст выбрать его в документе «неподходящего» типа.

Виды договоров

С поставщиком

Используется в документах поступления и оплаты поставщику. Не доступен в реализациях.

С покупателем

Используется в реализациях, счетах покупателям и поступлениях оплаты. Не доступен в поступлениях.

С комитентом / комиссионером

Для комиссионной торговли: учёт товаров на комиссии ведётся на специальных счетах.

Прочее

Для займов, аренды, банковских договоров. Не участвует в товарных документах.

Заполнение реквизитов: номер, дата, валюта

Номер и дата договора должны соответствовать бумажному документу — эти данные выводятся в печатные формы счетов, актов и УПД, а также попадают в книгу покупок и продаж при формировании отчётности по НДС.

Валюта взаиморасчётов по умолчанию подставляется из настроек программы — обычно рубли. Если договор заключён в иностранной валюте или условных единицах, выберите нужную валюту в поле «Расчёты в валюте». Обратите внимание: после того как по договору проведён хотя бы один документ, изменить валюту уже нельзя — придётся создавать новый договор.

Поле «Срок действия» заполняется опционально. Оно не блокирует проведение документов после окончания срока, но помогает ориентироваться в списке договоров и использоваться в отчётах. Для бессрочных договоров поле оставляют пустым.

Настройка расчётов и дополнительные параметры

В карточке договора доступны настройки, влияющие на поведение документов. В частности, для договоров с покупателями можно указать порядок выставления счетов и признак расчётов в условных единицах — от этого зависит порядок пересчёта сумм и отражения суммовых разниц в учёте.

Если в программе включён учёт по нескольким организациям, обязательно проверьте поле «Организация» в шапке договора. Договор, привязанный к другой организации, не будет доступен в документах нужной компании — это одна из самых частых причин вопроса «почему не вижу договор в документе».

Для удобства поиска используйте комментарий к договору: укажите там предмет сделки, ответственного менеджера или особые условия. Комментарий не попадает в печатные формы и отчётность, но отображается в списке договоров.

Автоматическое создание договора в документе

При вводе первого документа по новому контрагенту договор можно создать, не выходя из формы документа. Например, в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» нажмите на поле «Договор», выберите «Показать все» и кнопку «Создать».

Программа автоматически подставит вид договора, соответствующий типу документа: для реализации — «С покупателем», для поступления — «С поставщиком». Останется ввести номер и дату. После записи договор сохранится в справочнике и будет доступен во всех последующих документах.

Этот способ ускоряет работу, но требует внимательности: в спешке легко создать дубли договоров. Перед созданием проверьте список существующих договоров контрагента — возможно, подходящий договор уже есть, и нужно просто выбрать его.

Проверка результата и типичные ошибки

После создания договора убедитесь, что учёт работает корректно. Самый надёжный способ — провести тестовый документ (например, счёт покупателю) с этим договором и сформировать отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62 или 60 с детализацией по договорам. Договор должен появиться в аналитике.

Также полезно сформировать «Акт сверки взаиморасчётов» с контрагентом: в шапке акта выбирается конкретный договор, и все операции по нему должны корректно попасть в таблицу. Если акт пуст, хотя документы проведены, — проверьте, тот ли договор указан в документах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Договор в списке контрагента

Норма

Договор отображается с правильным видом, номером и датой

Тревожный признак

Договора нет в списке или он помечен на удаление

Выбор договора в документе

Норма

Договор доступен в поле «Договор» документа нужного типа

Тревожный признак

Договор не отображается — несовпадение вида или организации

ОСВ по счёту 60/62

Норма

Обороты по договору видны в разрезе субконто «Договоры»

Тревожный признак

Задолженность «висит» на пустом или другом договоре

FAQ

Можно ли изменить вид договора после проведения документов?

Нет, если по договору есть проведённые документы, вид и валюта блокируются для редактирования. Выход — создать новый договор с правильными реквизитами и перепровести документы на него, либо оставить старый договор для завершения текущих расчётов, а новые операции вести по новому.

Нужно ли создавать отдельный договор для каждого счёта покупателю?

Нет. Один договор может использоваться в неограниченном количестве счетов, реализаций и оплат. Дробить договоры стоит только тогда, когда заключён новый бумажный договор или изменились принципиальные условия расчётов.

Что делать, если по ошибке создано несколько одинаковых договоров?

Определите, какой договор оставить (обычно тот, по которому больше документов), перепроведите документы с дублей на основной договор, а дубли пометьте на удаление. После этого сформируйте акт сверки и убедитесь, что сальдо по контрагенту не изменилось.

Можно ли удалить договор, по которому были документы?

Физически удалить договор, на который ссылаются документы, нельзя — программа не даст выполнить удаление, пока существуют ссылки. Можно только пометить его на удаление, чтобы он не мешал в списках. Для полного удаления сначала нужно отменить проведение или удалить все связанные документы.

Как вести учёт, если с контрагентом один договор, но несколько направлений сделок?

Если сделки одного вида (например, все — продажи), достаточно одного договора «С покупателем». Если контрагент одновременно покупатель и поставщик, создайте два договора с соответствующими видами — зачёт взаимных задолженностей потом оформляется документом «Корректировка долга».