Документы и Печать · 11 мин
Как сделать акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3
Пошаговая инструкция, как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С 8.3: настройки, заполнение данными, проверка расхождений и печать документа.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату. В 1С 8.3 (конфигурации «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация») он формируется автоматически на основании учетных данных, без ручного сбора оборотов по счетам.
Главное условие корректного акта — ведение учета по счетам расчетов (60, 62, 66, 76) с аналитикой по контрагентам и договорам. Если документы в базе введены не полностью или расчеты ведутся «в разрез», акт покажет неверные цифры, и сверка с контрагентом выявит расхождения.
Ниже разобран полный цикл: подготовка базы, создание документа, заполнение по данным учета, проверка результата, печать и работа с расхождениями. Инструкция ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8.3», но в других типовых конфигурациях логика аналогична — отличается только расположение команды в меню.
Где находится акт сверки в 1С 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» журнал актов сверки расположен в двух разделах: Покупки → Акты сверки расчетов и Продажи → Акты сверки расчетов. Это один и тот же журнал — независимо от точки входа вы увидите все созданные акты. Разделение сделано для удобства: бухгалтер по расчетам с поставщиками работает в разделе «Покупки», по расчетам с покупателями — в «Продажи».
В «1С:Управление торговлей» и «Комплексной автоматизации» документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе Продажи → Документы по взаиморасчетам или Закупки соответственно. Функционально это тот же инструмент: выбор контрагента, периода и автоматическое заполнение табличной части.
Если команда не видна в меню, проверьте настройки интерфейса раздела (кнопка с шестеренкой → «Настройка навигации») — возможно, пункт просто скрыт из командного интерфейса. Также у пользователя должны быть права на документы расчетов; с ограниченными правами журнал может не открываться.
Подготовка базы перед формированием акта
Перед сверкой убедитесь, что за проверяемый период введены все первичные документы: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Акт строится по проведенным документам — то, что не введено в базу, в него не попадет, и контрагент со своей стороны покажет расхождение.
Полезно предварительно сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету (60 или 62) с отбором по контрагенту. Она покажет сальдо на начало и конец периода и позволит заранее сравнить цифры с данными контрагента. Если сальдо очевидно неверное (например, «красное» там, где долга быть не должно), сначала разберитесь с учетом, а потом формируйте акт.
Также проверьте карточку контрагента: корректность наименования, ИНН и договора. Эти данные попадут в печатную форму. Если с контрагентом несколько договоров, решите заранее — делать один акт по всем договорам или отдельный акт по каждому. Для юридически значимой сверки чаще формируют акт по конкретному договору.
Пошаговое создание акта сверки
Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите Создать. Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента, договор (или оставьте пустым для сверки по всем договорам) и период сверки. Период задается датами «с» и «по» — обычно квартал, полугодие или год.
После заполнения шапки нажмите кнопку Заполнить → Заполнить по данным учета (в некоторых версиях — «Заполнить по данным бухгалтерского учета»). Программа соберет обороты по счетам расчетов с этим контрагентом и сформирует табличную часть: сальдо на начало периода, операции (дебет — отгрузки и прочее увеличение задолженности, кредит — оплаты и поступления) и сальдо на конец.
Проверьте результат и при необходимости отредактируйте строки вручную — табличная часть доступна для правки. Затем запишите документ кнопкой «Провести» или «Записать». Проведение акта не формирует проводок, оно лишь фиксирует документ в журнале.
- 1Откройте Покупки или Продажи → Акты сверки расчетов → Создать
- 2Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3Нажмите Заполнить → Заполнить по данным учета
- 4Проверьте сальдо на начало, обороты и сальдо на конец периода
- 5При необходимости скорректируйте строки вручную
- 6Запишите документ и сформируйте печатную форму
Настройка состава счетов и детализация данных
По умолчанию акт заполняется по типовому набору счетов расчетов: 60, 62, 66, 67, 76. Если у вас расчеты ведутся на нестандартных субсчетах или вы хотите исключить, например, расчеты по кредитам, откройте настройку счетов — в форме документа есть команда выбора счетов, по которым выполняется сверка (ссылка или кнопка «Счета учета расчетов» в шапке или на вкладке «Дополнительно», в зависимости от релиза).
Полезная опция — «Разбить по договорам» и детализация по документам расчетов. При включенной детализации каждая строка акта показывает конкретную реализацию или платежку с номером и датой — такой акт контрагенту проверять проще, и расхождения локализуются быстрее. Без детализации строки группируются по типам операций, что удобно только при очень большом числе документов.
Обратите внимание на валюту: если с контрагентом есть расчеты в валюте, акт формируется в рублях по учетным данным, а валютные суммы лучше сверять отдельно по договору. Смешение рублевых и валютных оборотов в одном акте — частая причина вопросов со стороны контрагента.
Печать и отправка акта контрагенту
Из формы документа по кнопке Печать → Акт сверки взаиморасчетов формируется типовая печатная форма. Она содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций, итоговое сальдо и строку для фиксации расхождений («по данным контрагента задолженность составляет...»), а также места для подписей.
Если типовая форма не подходит — например, нужен логотип, иная шапка или дополнительные колонки, — используйте внешнюю печатную форму или отредактируйте макет (требует прав на изменение конфигурации или подключения внешних печатных форм через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки»). Для разовой правки проще выгрузить акт в Excel и доработать вручную.
Отправить акт можно напрямую из программы: по кнопке «Отправить» доступны отправка по электронной почте (при настроенной учетной записи) и обмен через ЭДО, если подключен оператор. Сохраните файл в PDF — формат исключает случайное изменение цифр при пересылке.
Сравнение вариантов
Подходит для большинства сверок, формируется в один клик. Ограничение: фиксированный макет без логотипа и дополнительных колонок.
Позволяет любой макет под требования компании. Ограничение: нужна разработка или готовый файл, требуется подключение в базе.
Быстрое решение для разовой правки. Ограничение: ручное редактирование, риск ошибиться в цифрах при переносе.
Работа с расхождениями при сверке
Контрагент, получив акт, сверяет его со своим учетом и либо подписывает без замечаний, либо указывает расхождения. Типовые причины расхождений: документ проведен у одной стороны и не проведен у другой, разные даты одного документа, оплата в пути на дату сверки, разный курс пересчета валютных операций.
Для поиска причины удобно запросить у контрагента его акт с детализацией до документов и сравнить построчно. В 1С можно временно внести данные контрагента вручную в табличную часть (колонка «по данным контрагента» доступна в некоторых релизах) — тогда программа сама покажет сумму расхождения в итогах.
После нахождения причины расхождение устраняется в учете: вводится недостающий документ, исправляется дата или делается корректировка. Затем акт формируется заново — просто перезаполните документ кнопкой «Заполнить» за тот же период.
Проверка результата и контрольные точки
После заполнения акта сверьте три контрольные цифры с ОСВ по счетам расчетов: сальдо на начало периода, сумму оборотов и сальдо на конец. Они должны совпадать до копейки при условии, что в акт включены все счета, по которым велись расчеты с этим контрагентом.
Отдельно проверьте дебет/кредит итогового сальдо: долг контрагента перед вами — дебетовое сальдо, ваш долг перед контрагентом — кредитовое. Перепутанные стороны в печатной форме — частый повод для возврата акта без подписи.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счетам 60/62/76 по этому контрагенту
Разница — не все счета включены в сверку или есть остатки по другим договорам
Каждая строка содержит документ с номером и датой
Сводные строки без расшифровки при включенной детализации — проверьте настройки заполнения
Совпадает с ОСВ на конец периода, сторона (дебет/кредит) указана верно
Не сходится с ОСВ или перепутана сторона задолженности
Если акт нужен регулярно (например, ежемесячно по всем покупателям), рассмотрите обработки группового формирования — в типовых конфигурациях их нет, но подобные расширения есть на маркетплейсе решений для 1С. Это экономит время при большом числе контрагентов.
Что важно запомнить
Акт сверки формируется из журнала «Акты сверки расчетов» автоматически по данным учета. Качество акта полностью определяется полнотой введенных документов: сначала порядок в учете, потом сверка. Результат всегда сверяйте с ОСВ по счетам расчетов.
Частые вопросы
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы в базе есть?
Чаще всего причина в том, что документы не проведены, относятся к другому периоду или к другому договору, чем указан в шапке акта. Также проверьте, что расчеты проходят по счетам, включенным в настройку сверки, — если используется нестандартный субсчет, его нужно добавить в список счетов вручную.
Можно ли сделать акт сверки сразу по всем контрагентам?
В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» группового формирования нет — акт создается по одному контрагенту. Для массовой сверки используются внешние обработки или расширения, которые создают пакет актов по списку контрагентов и рассылают их по почте.
Акт сверки влияет на бухгалтерский учет?
Нет. Это справочный документ: он не формирует проводок и не изменяет остатки. Его можно свободно создавать, перезаполнять и удалять — данные учета от этого не пострадают.
Как отразить в акте данные контрагента, если они отличаются?
В ряде релизов табличная часть содержит колонки «по данным организации» и «по данным контрагента» — вторую можно заполнить вручную по полученному от контрагента акту, и программа покажет сумму расхождения. Если такой колонки нет, расхождение фиксируют в печатной форме в строке под таблицей или в отдельном протоколе разногласий.
За какой период обычно делают сверку?
Законодательно период не регламентирован. На практике сверяются за квартал, полугодие или год, а также на дату инвентаризации расчетов перед годовой отчетностью. При смене поставщика или расторжении договора акт делают на дату завершения отношений.
Можно ли подписать акт сверки через ЭДО?
Да, если у обеих сторон подключен обмен электронными документами через совместимого оператора. Акт отправляется контрагенту прямо из документа кнопкой «Отправить», подписывается электронной подписью и имеет юридическую силу наравне с бумажным.