Документы и Печать · 11 мин
Как сделать акт выполненных услуг в 1С
Пошаговая инструкция по созданию акта выполненных услуг в 1С:Бухгалтерии 8.3: документ «Реализация услуг», печать, проводки, НДС и типичные ошибки.
Акт выполненных услуг (оказанных работ) — первичный документ, которым исполнитель подтверждает факт оказания услуг заказчику. В типовых конфигурациях 1С он не вводится отдельным объектом: акт формируется как печатная форма на основании документа реализации. Поэтому задача сводится к двум шагам — правильно оформить документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» и вывести из него печатную форму акта.
Ниже разобран порядок действий для «1С:Бухгалтерии 8.3» — самой распространённой конфигурации для оказания услуг. Отдельно описаны варианты для «Управления нашей фирмой» и «Управления торговлей», а также проводки, НДС и типичные ошибки, из-за которых акт не попадает в учёт или печатается с неверными данными.
Что понадобится перед созданием акта
Прежде чем оформлять документ, проверьте четыре вещи. Во-первых, в справочнике «Контрагенты» должна быть карточка заказчика с заполненными ИНН, КПП и юридическим адресом — эти данные попадут в печатную форму. Во-вторых, с контрагентом должен быть создан договор с видом «С покупателем»: без договора программа не даст провести документ или подставит договор по умолчанию, что может исказить аналитику.
В-третьих, в справочнике «Номенклатура» нужна позиция с типом «Услуга». Если выбрать позицию с типом «Товар», программа потребует указать склад и построит складские проводки, которые для услуг не нужны. В-четвёртых, убедитесь, что у вас есть права на создание документов реализации — при ограниченных правах кнопка «Создать» может быть недоступна.
Создание документа реализации услуг в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Продажи» и выберите пункт «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и в выпадающем списке выберите «Услуги (акт)». Программа создаст новый документ с предустановленным видом операции, при котором табличная часть не требует склада и количества в привычном товарном смысле.
Заполните шапку документа: поле «Контрагент» — выберите заказчика, поле «Договор» — подставится автоматически или выберите вручную. Если выставляется счёт-фактура, проверьте переключатель НДС: «НДС сверху» или «НДС в сумме» влияет на итоговую сумму документа. Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры, но её можно изменить в строке.
В табличной части добавьте строки: укажите номенклатуру-услугу, количество (например, часы или единицы работ), цену и при необходимости содержание услуги — именно текст из поля «Содержание» чаще всего выводится в печатную форму акта. Если содержание не заполнено, в акт попадёт наименование номенклатуры, что не всегда читаемо для заказчика.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 2Нажмите «Реализация» → «Услуги (акт)»
- 3Заполните контрагента, договор и дату документа
- 4Добавьте услуги в табличную часть: номенклатура, содержание, количество, цена, ставка НДС
- 5Проверьте счета учёта по ссылке «Счета учёта» или в строке документа
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ провёлся без ошибок
- 7Нажмите «Печать» → «Акт об оказании услуг» и проверьте форму перед отправкой заказчику
Проверка счетов учёта и проводок
После заполнения табличной части откройте ссылку «Счета учёта» в документе. Для оказания услуг типовая схема такова: счёт доходов — 90.01 «Выручка», счёт расходов — 90.02 или счёт затрат (20, 25, 26 в зависимости от учётной политики), счёт расчётов с покупателем — 62.01, авансов — 62.02. Счёт НДС — 90.03.
При проведении документ сформирует проводки: Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму реализации с НДС, Дт 90.03 Кт 68.02 на сумму НДС. Если по договору был получен аванс и в документе указан способ зачёта аванса «Автоматически», дополнительно появится проводка Дт 62.02 Кт 62.01 на сумму зачтённого аванса. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в проведённом документе.
Если проводки не формируются или суммы отличаются от ожидаемых, чаще всего причина в неверном типе номенклатуры, пустом счёте доходов в карточке услуги или в том, что документ записан, но не проведён. Непроведённый документ виден в списке без зелёной отметки и в учёт не попадает.
Как проверить результат
Документ проведён (есть отметка проведения)
Документ только записан — проводок нет
Дт 62.01 Кт 90.01 на полную сумму, НДС выделен на 90.03
Проводок нет, сумма без НДС или счета пустые
Реквизиты сторон, содержание услуг и суммы совпадают с договором
Пустое содержание, неверный адрес или дата
Печать акта и отправка заказчику
В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите «Акт об оказании услуг». Откроется предпросмотр типовой формы. Проверьте, что в форму попали: номер и дата документа, наименования и реквизиты обеих сторон, содержание услуг, суммы и итоговая строка. Если организация работает с УПД, вместо акта можно печатать универсальный передаточный документ — он заменяет и акт, и счёт-фактуру.
Если типовая форма не подходит — например, нужен другой шаблон по договору с заказчиком — есть два пути. Простой: вывести акт в табличный документ, разрешить редактирование и поправить текст вручную перед печатью. Правильный: подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Ручная правка каждого акта при большом документообороте быстро приводит к ошибкам и расхождениям с учётом.
Для электронного документооборота документ отправляется через сервис 1С-ЭДО кнопкой «ЭДО». В этом случае заказчик подписывает акт электронной подписью, и бумажный экземпляр не требуется. Перед отправкой убедитесь, что с контрагентом настроен обмен и приглашение к ЭДО принято.
Если услуги одному заказчику повторяются ежемесячно (абонентское обслуживание, аренда, поддержка), заведите шаблон: скопируйте прошлый документ кнопкой «Скопировать», измените дату и период оказания услуг. Это быстрее и исключает разночтения в формулировках содержания от месяца к месяцу.
Акт выполненных работ в других конфигурациях 1С
1С:Управление нашей фирмой (УНФ)
В УНФ акт — самостоятельный документ. Откройте раздел «Продажи» → «Акты выполненных работ», создайте документ, укажите покупателя, договор и добавьте работы в табличную часть «Работы и услуги». Печатная форма доступна по кнопке «Печать» прямо из документа. УНФ дополнительно позволяет учитывать исполнителей и распределять выручку по сотрудникам, что полезно для расчёта сдельной оплаты.
1С:Управление торговлей и Комплексная автоматизация
В УТ 11 и КА 2 реализация услуг оформляется документом «Реализация товаров и услуг» с указанием номенклатуры типа «Услуга». Печатная форма акта доступна из документа через кнопку «Печать». Если услуга оформляется вместе с отгрузкой товаров, в одном документе могут быть и товары, и услуги — тогда печатается либо общий УПД, либо отдельно накладная и акт.
Сравнение вариантов
Акт — печатная форма документа «Реализация (услуги)». Подходит для чистого оказания услуг, нет складского учёта работ.
Отдельный документ «Акт выполненных работ» с распределением по исполнителям. Подходит небольшим сервисным компаниям.
Услуги в составе документа «Реализация товаров и услуг». Удобно, когда услуги сопровождают отгрузку товаров.
НДС, счёт-фактура и зачёт авансов
Если организация — плательщик НДС, в документе реализации установите корректную ставку и проверьте, что в поле «Счёт-фактура» сформирован номер. Счёт-фактуру можно выписать отдельной ссылкой внизу документа или она создаётся автоматически при проведении — зависит от настроек. Без зарегистрированного счёта-фактуры реализация не попадёт в книгу продаж корректно.
При работе по предоплате проверьте поле «Зачёт аванса»: вариант «Автоматически» зачтёт все незачтённые авансы контрагента по договору, «По документу» потребует указать конкретный платёж. Неверный зачёт аванса — частая причина «зависших» сумм на 62.02 и двойного НДС с аванса. После проведения сверьтесь с отчётом «Анализ субконто» или оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 62 в разрезе контрагента.
Организации на УСН без НДС должны убедиться, что в учётной политике выбрана упрощённая система — тогда ставки НДС в документе будут «Без НДС», и счёт-фактура не потребуется. Если в акте неожиданно появился НДС у упрощенца, проверьте настройки налогов в разделе «Главное» → «Налоги и отчёты».
Типичные ошибки при оформлении акта
Большинство проблем с актами в 1С сводится к нескольким повторяющимся ситуациям. Их легко избежать, если знать, где искать причину.
Отдельно стоит сказать о редактировании печатной формы «вручную»: исправление суммы или даты только в табличном документе перед печатью не меняет данные учёта. При сверке с заказчиком или при проверке такое расхождение обнаружится. Всегда исправляйте сам документ и перепечатывайте форму из него.
Что важно запомнить
Акт выполненных услуг в 1С — это печатная форма документа реализации. Правильно заполните контрагента, договор, номенклатуру с типом «Услуга», содержание и счета учёта, проведите документ и только потом печатайте акт. Дату ставьте по факту оказания услуг, авансы зачитывайте осознанно, а закрытые периоды не трогайте без согласования с бухгалтером.
Частые вопросы
Можно ли сделать акт на несколько услуг сразу?
Да. В табличную часть документа реализации добавляется любое количество строк — каждая со своей услугой, содержанием, количеством и ценой. В печатной форме акта все строки выводятся единой таблицей с общим итогом. Если услуги относятся к разным договорам, потребуется отдельный документ на каждый договор.
Как изменить шаблон печатной формы акта?
Быстрый способ — открыть печатную форму, включить редактирование табличного документа и поправить текст вручную, но это работает только для конкретного экземпляра. Для постоянного использования подключают внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Дополнительные отчеты и обработки» или дорабатывают макет в конфигураторе.
Чем акт отличается от УПД и что лучше выставлять?
Универсальный передаточный документ объединяет акт (или накладную) и счёт-фактуру в одном документе. Если заказчик принимает УПД, это сокращает документооборот: в 1С он формируется из того же документа реализации. Если заказчик требует классический акт по своей форме — печатайте акт и отдельно счёт-фактуру.
Как оформить акт, если услугу оказали частично?
Оформите документ реализации на фактически оказанный объём: укажите в строке реальное количество и сумму, а в содержании зафиксируйте этап или период. Остаток по договору закрывается следующими актами. Дробить один документ после проведения не нужно — создаётся новый документ на следующий этап.
Почему в акте пустое содержание услуги или неверные реквизиты?
Содержание строки берётся из поля «Содержание» табличной части, а при его отсутствии — из наименования номенклатуры. Реквизиты сторон подтягиваются из карточек организации и контрагента: исправьте данные в справочниках, затем перепроведите документ и сформируйте печатную форму заново.
Нужно ли создавать счёт на оплату вместе с актом?
Нет, это независимые документы. Счёт на оплату выставляется до оплаты, акт — по факту оказания услуг. В 1С счёт можно создать на основании акта и наоборот через кнопку «Создать на основании», что удобно для связанной цепочки документов и упрощает поиск по структуре подчинённости.