Как сделать акт выполненных работ в 1С

Акт выполненных работ в 1С формируется на основании документа реализации услуг: в большинстве конфигураций («Бухгалтерия предприятия», ERP, «Управление торговлей») это документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» или «Реализация товаров и услуг». Документ фиксирует факт оказания услуги, формирует проводки по выручке и служит основанием для печатной формы акта, которую подписывают обе стороны.

Порядок действий зависит от конфигурации и её версии, но общая логика одинакова: создаётся документ реализации с видом операции «Услуги», заполняются контрагент, договор и табличная часть с номенклатурой услуг, документ проводится, после чего по кнопке «Печать» выбирается форма акта. Ниже разобраны все этапы с типичными ошибками и способами проверки результата.

Важно понимать разницу между документом учёта и печатной формой. Акт как бумажный документ появляется только при печати; сам по себе проведённый документ реализации — это запись в базе, которая формирует проводки и отражается в отчётах. Если нужен именно акт для контрагента, недостаточно провести документ — требуется вывести печатную форму.

Подготовка: что должно быть настроено до создания акта

Перед созданием первого акта проверьте базовые настройки, иначе документ не проведётся или напечатается с ошибками. Во-первых, у контрагента должен быть создан договор с видом «С покупателем» — без договора большинство конфигураций не дадут провести реализацию. Во-вторых, в справочнике «Номенклатура» должны быть заведены услуги с типом «Услуга», а не «Товар»: от этого зависят и проводки, и доступность печатной формы акта.

В-третьих, проверьте заполненность реквизитов собственной организации: наименование, ИНН, КПП, адрес. Эти данные подтягиваются в печатную форму акта автоматически, и пустые поля придётся править вручную. В «1С:Бухгалтерии» реквизиты организации заполняются в разделе «Главное — Реквизиты организации», в ERP и УТ — в справочнике «Организации».

Для номенклатуры услуг важно корректно указать ставку НДС и счёт учёта доходов. Если организация работает без НДС (например, на УСН), ставка должна быть «Без НДС» — иначе в печатной форме и проводках появится налог, которого быть не должно, и это исказит отчётность.

Создание документа реализации услуг

В «1С:Бухгалтерии 8.3» перейдите в раздел «Продажи» и откройте «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите «Создать» и выберите вид документа «Услуги (акт)». В конфигурациях ERP и «Управление торговлей» используется документ «Реализация товаров и услуг» с операцией «Реализация» — услуги добавляются в ту же табличную часть, что и товары.

Заполните шапку документа: дату (именно она попадёт в акт как дата оказания услуг), контрагента и договор. После выбора договора программа обычно сама подставляет организацию, валюту и порядок расчётов. Если у контрагента несколько договоров, убедитесь, что выбран нужный — от договора зависят счета расчётов и формулировка предмета в некоторых печатных формах.

Номер документа программа присваивает автоматически при записи. Не меняйте нумерацию вручную без необходимости: разрывы и дубли номеров затрудняют поиск документов и могут вызвать вопросы при сверке с контрагентом.

Заполнение табличной части с услугами

На вкладке «Услуги» нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру услуги из справочника. Укажите количество, цену и ставку НДС — сумма рассчитается автоматически. Если услуга описывается произвольной формулировкой (например, «консультационные услуги по договору за месяц»), отредактируйте содержание прямо в строке: это поле попадёт в печатную форму акта.

Проверьте счета учёта в строке или на отдельной вкладке: для услуг это счёт доходов (обычно 90.01) и счёт НДС. В типовых конфигурациях счета подставляются из настроек номенклатуры, но при нестандартном учёте их можно изменить вручную. Ошибка в счётах не мешает провести документ, но искажает отчётность — проверять их нужно до проведения.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)»
2. 2
   Заполните дату, контрагента и договор с покупателем
3. 3
   Добавьте в табличную часть услуги: номенклатуру, содержание, количество, цену, ставку НДС
4. 4
   Проверьте счета учёта доходов и НДС
5. 5
   Проведите документ кнопкой «Провести»
6. 6
   Нажмите «Печать» и выберите форму «Акт об оказании услуг» или «Акт выполненных работ»
7. 7
   Проверьте печатную форму: реквизиты сторон, суммы, формулировки услуг

Проведение документа и проверка проводок

После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки по признанию выручки (Дт 62.01 — Кт 90.01) и, при наличии НДС, по начислению налога (Дт 90.03 — Кт 68.02). Посмотреть проводки можно по кнопке «Дт/Кт» в форме документа — это самый быстрый способ убедиться, что документ отразился в учёте правильно.

Если документ не проводится, программа выдаёт сообщение об ошибке: чаще всего это незаполненный договор, отсутствие счетов учёта или закрытый период. Не игнорируйте текст ошибки и не отключайте контроли — сначала устраните причину. Проведение документа задним числом в закрытом периоде (после сдачи отчётности) может потребовать корректировки деклараций.

Печать акта выполненных работ

В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. В «1С:Бухгалтерии» доступны «Акт об оказании услуг», «Акт на передачу прав», а также УПД (универсальный передаточный документ), который объединяет акт и счёт-фактуру. В ERP и УТ форма называется «Акт выполненных работ» или «Акт об оказании услуг».

Перед выводом на бумагу откройте предварительный просмотр и проверьте: реквизиты обеих сторон, номер и дату документа, формулировки услуг, итоговую сумму и сумму прописью. Если какие-то поля пустые, вернитесь в справочники и заполните реквизиты — править текст прямо в печатной форме не стоит, такие правки не сохраняются в базе и теряются при повторной печати.

Если типовая форма не подходит (например, нужен особый текст вступления или дополнительные графы), в большинстве конфигураций можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Дополнительные отчёты и обработки». Разработку такой формы лучше поручить специалисту по 1С.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма акта

Норма

Заполнены реквизиты обеих сторон, номер, дата, суммы цифрами и прописью

Тревожный признак

Пустые поля ИНН или адреса, расхождение суммы с договором

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 62.01 — Кт 90.01 на сумму реализации, НДС отражён при необходимости

Тревожный признак

Проводок нет либо использованы неожиданные счета

Оборотно-сальдовая ведомость по 62 счёту

Норма

Появилась дебиторская задолженность контрагента на сумму акта

Тревожный признак

Задолженность отсутствует или зависла на другом договоре

Регистрация счёта-фактуры и УПД

Если организация — плательщик НДС, после проведения акта нужно оформить счёт-фактуру. В «1С:Бухгалтерии» это делается по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа реализации — программа создаст связанный документ автоматически. Альтернатива — печать УПД со статусом «1», который одновременно является и актом, и счётом-фактурой: это упрощает документооборот, если контрагент согласен принимать УПД.

Проверьте, что счёт-фактура зарегистрирован и его номер отображается в документе реализации. Если акт выписан в одном квартале, а счёт-фактура забыт, налоговая база по НДС будет занижена — программа обычно сигнализирует об этом при формировании книги продаж, но лучше оформлять оба документа сразу.

Акт или УПД: что выбрать

Отдельный акт + счёт-фактура

Подходит, когда контрагент требует классический акт по своей форме или когда услуги без НДС. Два документа вместо одного.

УПД со статусом 1

Один документ заменяет акт и счёт-фактуру, удобен при электронном документообороте. Не подходит, если покупатель настаивает на своей форме акта.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание акта документом с видом операции «Товары» вместо «Услуги». Внешне документ выглядит похоже, но печатная форма акта для него недоступна, а проводки формируются по товарной схеме со списанием со склада. Признак проблемы: в меню «Печать» нет формы акта, а документ требует указать склад.

Вторая группа ошибок связана с расхождениями между актом и договором: другая сумма, другая формулировка услуги, неверный период оказания. Контрагент может отказаться подписывать такой акт, а при налоговой проверке расхождения вызовут вопросы. Всегда сверяйте печатную форму с договором до отправки документа на подписание.

Частые вопросы

Можно ли сделать акт выполненных работ без договора в 1С?

В типовых конфигурациях договор с видом «С покупателем» обязателен для проведения реализации. Если договора нет, создайте его в карточке контрагента — это занимает меньше минуты. Обходить это требование не стоит: договор определяет счета расчётов и аналитику задолженности.

Почему в меню «Печать» нет формы акта?

Чаще всего документ создан с видом операции «Товары» вместо «Услуги» — для товарной реализации предлагается ТОРГ-12, а не акт. Проверьте вид документа. Вторая причина — отключённые внешние печатные формы или ограничения прав пользователя.

Как исправить уже проведённый акт?

Откройте документ, внесите изменения и перепроведите его. Если акт уже подписан контрагентом или период закрыт, сначала согласуйте исправление с бухгалтером и контрагентом — бумажную версию придётся переоформлять, а изменение прошлого периода может потребовать уточнённой отчётности.

Можно ли выставить акт на основании счёта на оплату?

Да. Откройте счёт на оплату покупателю и нажмите «Создать на основании» — программа предложит документ реализации с уже заполненными контрагентом, договором и табличной частью. Это исключает расхождения между счётом и актом.

Чем акт отличается от накладной в 1С?

Акт оформляет результат услуг или работ и создаётся документом с видом «Услуги». Накладная (ТОРГ-12) оформляет передачу товаров и требует списания со склада. Вид документа определяет и печатную форму, и проводки, поэтому выбирать его нужно по сути операции, а не по удобству.

Как отправить акт контрагенту в электронном виде?

Если в конфигурации настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт или УПД можно отправить прямо из документа через кнопку «ЭДО». Без ЭДО формируйте печатную форму, сохраняйте её в PDF через «Файл — Сохранить» и пересылайте обычным способом.