Как сделать акт выполненных работ в 1С:Бухгалтерия

Акт выполненных работ в 1С:Бухгалтерия оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». Документ одновременно формирует бухгалтерские проводки по выручке, начисляет НДС и позволяет распечатать унифицированную форму акта, которую стороны подписывают как первичный документ.

Перед созданием акта убедитесь, что в программе заполнены справочники: контрагент заказчика с реквизитами, договор с видом «С покупателем» и номенклатура услуги с типом «Услуга». Если этих данных нет, программа создаст их «на лету», но лучше подготовить заранее — так меньше риск ошибок в печатной форме и проводках.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до печати акта, выставления счёта-фактуры и проверки результата. Инструкция актуальна для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, интерфейс «Такси».

Подготовка: какие справочники нужны для акта

Откройте справочник «Контрагенты» (раздел «Справочники») и проверьте карточку заказчика: должны быть заполнены наименование, ИНН, КПП (для организаций), юридический адрес. Эти данные попадут в шапку печатной формы акта, и ошибка в них сделает документ недействительным для заказчика.

В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и убедитесь, что есть договор с видом «С покупателем». Если оформляете разовую услугу, достаточно одного договора «без номера» — программа сама подставит его в документ.

Проверьте номенклатуру услуги: в справочнике «Номенклатура» у элемента должен стоять тип «Услуга», а в поле «Ставка НДС» — корректная ставка. От типа номенклатуры зависит, на какой счёт (90.01) и с какой аналитикой попадёт выручка.

Создание документа «Реализация: услуги (акт)»

Перейдите в раздел «Продажи» и откройте журнал «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите кнопку «Реализация» и выберите вариант «Услуги (акт)». Откроется форма нового документа.

Заполните шапку документа:

• Контрагент — заказчик работ или услуг;
• Договор — подставится автоматически, если он один; при нескольких выберите нужный;
• Организация — ваша организация, если в базе их несколько;
• Дата — дата подписания акта, от неё зависит период признания выручки и НДС.

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите номенклатуру услуги. Укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если работ несколько, добавьте строки для каждой позиции.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
2. 2
   Нажмите «Реализация» → «Услуги (акт)»
3. 3
   Заполните контрагента, договор, организацию и дату
4. 4
   Добавьте в таблицу услуги с количеством, ценой и ставкой НДС
5. 5
   Проверьте вкладку «Счета учёта» при необходимости
6. 6
   Нажмите «Провести» и затем «Печать» → «Акт об оказании услуг»

Настройка счетов учёта и проводок

На вкладке «Счета учёта» (или по гиперссылке в шапке, в зависимости от релиза) проверьте счёт расчётов с покупателем — по умолчанию 62.01, счёт авансов — 62.02. Для услуг счёт доходов обычно 90.01.1, счёт НДС — 90.03.

После нажатия «Провести» документ сформирует проводки вида: Дт 62.01 Кт 90.01.1 — на сумму выручки, Дт 90.03 Кт 68.02 — на сумму НДС (если организация на общей системе). Посмотреть проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.

Если от заказчика ранее поступила предоплата, программа при проведении автоматически зачтёт аванс: появится проводка Дт 62.02 Кт 62.01. Проверьте это, если работаете по предоплате — незачтённый аванс исказит задолженность в отчётах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму с НДС, НДС выделен на 68.02

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике

Оборотно-сальдовая ведомость по 62 счёту

Норма

Дебиторка по контрагенту равна сумме акта за минусом авансов

Тревожный признак

Задолженность дублируется или аванс не зачтён

Печатная форма акта

Норма

Реквизиты сторон, номенклатура, суммы и НДС корректны

Тревожный признак

Пустые поля, неверный ИНН или расхождение сумм

Печать акта и выбор формы

После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. Доступны несколько вариантов: «Акт об оказании услуг» (стандартная форма 1С), «Акт выполненных работ» с возможностью вывода реквизитов договора, а также УПД (универсальный передаточный документ), если заказчик принимает его вместо акта и счёта-фактуры.

Стандартная форма акта в 1С не является строго унифицированной — законодательство не утверждает обязательную форму акта, достаточно обязательных реквизитов первичного документа. Если у заказчика есть собственный шаблон акта, его можно подключить через механизм «Дополнительные печатные формы» или отредактировать макет (потребуются навыки конфигурирования).

Перед печатью проверьте номер документа: программа присваивает его автоматически при первой записи. Если нужна сквозная нумерация по договору или другой префикс, номер можно изменить вручную в шапке документа.

Если актов много и они типовые, используйте кнопку «Скопировать» в журнале документов — программа создаст новый акт с заполненным контрагентом и табличной частью, останется поменять дату и суммы. Это заметно быстрее, чем создавать документ с нуля.

Оформление счёта-фактуры на основании акта

Если ваша организация — плательщик НДС, после проведения акта оформите счёт-фактуру. В форме документа реализации нажмите ссылку «Выписать счёт-фактуру» внизу окна — программа создаст документ автоматически, перенеся все суммы и реквизиты.

Счёт-фактура появится в журнале «Счета-фактуры» (раздел «Продажи») и попадёт в книгу продаж. Проверьте, чтобы дата счёта-фактуры не выходила за пределы пяти календарных дней с даты акта — это общее требование Налогового кодекса.

Если выставляете УПД, отдельный счёт-фактура не нужен: в документе реализации переключите способ оформления на «УПД», и статус документа будет включать функции счёта-фактуры.

Частые ошибки и их последствия

Самая распространённая ошибка — неверный вид договора. Если у договора стоит вид «С поставщиком», документ реализации его не увидит, а принудительная подстановка приведёт к ошибкам в расчётах. Всегда проверяйте вид договора в карточке контрагента.

Вторая типичная проблема — неверный тип номенклатуры. Если у услуги ошибочно указан тип «Товар», программа потребует склад и попытается списать себестоимость с 41 счёта, чего для услуг быть не должно.

Корректировка и отмена акта

Если заказчик не подписал акт или суммы изменились, не удаляйте документ — пометьте его на удаление только если он ещё не попал в отчётность. Для исправления сумм по согласованию с заказчиком используйте документ «Корректировка реализации», который создаётся на основании исходного акта кнопкой «Создать на основании».

Корректировка реализации формирует сторнирующие и доначисляющие проводки и позволяет выставить корректировочный счёт-фактуру. Это правильный способ исправления: исходный акт остаётся в учёте, а все изменения документально оформлены.

Если акт создан ошибочно и период ещё открыт, достаточно пометить документ на удаление — проводки будут сняты автоматически. Связанный счёт-фактуру удалите или пометьте отдельно.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать акт на основании счёта на оплату?

Да. Откройте счёт на оплату покупателю и нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Контрагент, договор и табличная часть перенесутся автоматически, останется проверить дату и провести документ.

Как вывести в акте реквизиты договора и номер ГК?

В форме печати акта (кнопка «Печать») выберите вариант с договором, либо в шапке документа заполните поле с реквизитами договора — некоторые печатные формы подтягивают его автоматически. Состав доступных форм зависит от релиза конфигурации.

Что делать, если в печатной форме акта пустые поля?

Проверьте карточку контрагента (ИНН, адрес), карточку организации (раздел «Главное» → «Реквизиты организации») и заполненность договора. Пустые поля в печатной форме почти всегда означают незаполненные реквизиты в справочниках.

У нас УСН без НДС — как оформить акт?

Порядок тот же, но в номенклатуре и документе укажите ставку «Без НДС». Счёт-фактуру выписывать не нужно, проводка по НДС (Дт 90.03 Кт 68.02) формироваться не будет. Убедитесь, что в настройках налогов выбрана упрощённая система.

Как подписать и отправить акт электронно?

Используйте встроенный сервис 1С-ЭДО (раздел «Настройки» → «Обмен электронными документами») или выгрузите акт в PDF через «Печать» → «Сохранить». Для юридически значимого обмена потребуется подключение к оператору ЭДО и действующая электронная подпись.

Можно ли сделать один акт сразу по нескольким договорам?

Нет, документ реализации привязан к одному договору. Если оказаны услуги по нескольким договорам с одним заказчиком, создайте отдельный акт по каждому договору — иначе нарушится аналитика расчётов и зачёт авансов.