Как сделать акт сверки в 1С: Управление торговлей

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который фиксирует состояние расчётов с контрагентом на определённую дату: сколько отгружено, сколько оплачено и какой остаток долга. В 1С: Управление торговлей (редакции 10.3 и 11) акт сверки формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому основная работа сводится к правильной настройке отборов и проверке результата.

Перед формированием акта убедитесь, что по контрагенту проведены все документы реализации, поступления и оплаты за сверяемый период. Непроведённые или помеченные на удаление документы в акт не попадут, и сверка покажет искажённую картину. Также проверьте, что взаиморасчёты ведутся по тому же договору и организации, которые вы укажете в отборах.

Ниже — порядок действий для обеих распространённых редакций: УТ 10.3 и УТ 11. Интерфейсы отличаются, но логика одинаковая: выбрать контрагента, период, организацию и сформировать печатную форму.

Что нужно проверить перед формированием акта

Качество акта сверки полностью зависит от состояния учёта. Если часть накладных не проведена, а оплаты разнесены на другой договор, акт покажет расхождения, которых на самом деле нет. Поэтому сначала выполните короткую подготовку.

Откройте отчёт «Ведомость расчётов с контрагентами» (в УТ 11 — «Ведомость расчётов с клиентами/поставщиками») за нужный период и посмотрите остаток по контрагенту. Сверьте его со своими ожиданиями: если сальдо явно не совпадает, разбирайтесь с расхождениями до сверки, а не после.

Проверьте, что у контрагента корректно заведён договор с нужной организацией. В УТ взаиморасчёты могут вестись в разрезе договоров, заказов или накладных — от этого зависит детализация акта. Если по одному контрагенту несколько договоров, акт формируйте по каждому отдельно или сводно, в зависимости от требований второй стороны.

Акт сверки в УТ 11: пошаговая инструкция

В Управлении торговлей 11 есть документ «Сверка взаиморасчётов», который сохраняется в базе и позволяет зафиксировать результат сверки. Найдите его через раздел «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов» (для покупателей) или «Закупки» → «Сверки взаиморасчётов» (для поставщиков). Если пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» → «Документы» → «Сверка взаиморасчётов».

Создайте новый документ и заполните шапку: организацию, контрагента, договор (если сверка по конкретному договору) и период сверки. Дата окончания периода определяет, на какое число будет рассчитано конечное сальдо.

Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта». Программа подберёт все проведённые документы: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Табличная часть разбита на две половины — данные вашей организации и колонка для данных контрагента, которую вторая сторона заполняет при расхождениях.

После заполнения проверьте итоговое сальдо внизу документа и распечатайте акт по кнопке «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Проведите документ, чтобы он сохранился в журнале с номером и датой.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов» и создайте документ
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта»
4. 4
   Сверьте начальное и конечное сальдо с отчётом по расчётам
5. 5
   Распечатайте акт и проведите документ

Акт сверки в УТ 10.3

В редакции 10.3 отдельного документа сверки нет — используется отчёт «Акт сверки взаиморасчётов с контрагентом». Откройте меню «Отчёты» → «Взаиморасчёты» → «Акт сверки взаиморасчётов». Тот же отчёт доступен из карточки контрагента по кнопке «Перейти».

В настройках укажите период, организацию и контрагента. При необходимости задайте отбор по договору. Нажмите «Сформировать» — программа выведет готовую печатную форму акта с перечнем документов и итоговым сальдо.

Учтите ограничение: отчёт в УТ 10.3 не сохраняется как документ в базе, поэтому сформированный акт сохраните в файл (Excel или PDF) или распечатайте сразу. При повторном формировании за тот же период данные могут отличаться, если задним числом провели документы.

Настройка детализации и отборов

Стандартный акт выводит расчёты по документам: каждая накладная и каждая оплата отдельной строкой. Это оптимальный вариант для сверки — вторая сторона видит номера и даты и может сопоставить их со своим учётом.

Если документов очень много, в УТ 11 можно сгруппировать данные. Однако свёрнутый акт (только обороты и сальдо) хуже подходит для поиска расхождений — используйте его только когда стороны заранее согласовали такой формат.

Отбор по договору важен, когда с контрагентом несколько договоров в разных валютах или с разными условиями. Сверка «в целом по контрагенту» допустима, но при расхождениях найти причину будет сложнее, чем при сверке по каждому договору отдельно.

Как проверить результат и найти расхождения

После формирования акта сравните три контрольные точки: начальное сальдо, обороты за период и конечное сальдо. Начальное сальдо должно совпадать с конечным сальдо предыдущего подписанного акта — это главный признак непрерывности учёта.

Если контрагент вернул акт с расхождениями, ищите типовые причины: документ проведён в разных периодах у двух сторон (накладная отгрузки и дата получения), оплата разнесена на другой договор, отсутствует документ возврата или корректировки. В УТ 11 для анализа используйте отчёт «Ведомость расчётов» с детализацией до документа.

Контрольные точки

Как проверить акт

Начальное сальдо

Норма

Совпадает с конечным сальдо прошлого подписанного акта

Тревожный признак

Отличается — задним числом изменились документы прошлого периода

Список документов

Норма

Все накладные и оплаты за период присутствуют с верными номерами

Тревожный признак

Есть пропуски — документы не проведены или отбор по договору их отсекает

Конечное сальдо

Норма

Совпадает с отчётом по взаиморасчётам на ту же дату

Тревожный признак

Не совпадает — проверьте организацию и период в настройках

Типичные ошибки при сверке

Самая частая ошибка — формирование акта без проверки непроведённых документов. Вторая по распространённости — неверный выбор договора: оплаты, разнесённые на другой договор того же контрагента, «теряются», и акт показывает ложную задолженность.

Ещё одна проблема — сверка в разрезе, который не совпадает с учётом второй стороны. Если вы ведёте расчёты по заказам, а контрагент — по накладным, суммы в строках не сойдутся даже при полном совпадении итогов. Заранее договоритесь о формате детализации.

FAQ

Можно ли сформировать акт сверки в валюте в УТ 11?

Да. Если договор с контрагентом заключён в валюте, в документе «Сверка взаиморасчётов» укажите этот договор — акт сформируется в валюте договора. Для сводной сверки в рублях по всем договорам оставьте поле договора пустым.

Почему в акт не попала оплата от контрагента?

Чаще всего документ оплаты не проведён, относится к другому договору или другой организации. Проверьте также дату оплаты: если она выходит за пределы периода сверки, в акт она не попадёт.

Как сохранить акт сверки в УТ 10.3, если отчёт не хранится в базе?

Сформируйте отчёт и сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить копию» в формате Excel или PDF. Либо распечатайте акт сразу после формирования.

Что делать, если контрагент просит акт с расшифровкой по товарам?

Стандартный акт сверки показывает документы, а не номенклатуру. Для детализации по товарам сформируйте отчёт по продажам или используйте печатные формы самих накладных — акт сверки для этого не предназначен.

Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?

Акт сверки не является первичным документом, но подписанный обеими сторонами акт используется как доказательство состояния расчётов, в том числе при взыскании задолженности и для прерывания срока исковой давности. Важно, чтобы его подписали уполномоченные лица обеих организаций.

Как сверить расчёты, если учёт в УТ ведётся по заказам, а у контрагента — по накладным?

Заполните документ сверки по данным учёта, затем вручную отредактируйте представление строк или сгруппируйте их так, чтобы вторая сторона могла сопоставить суммы со своими документами. Проще всего договориться о сверке по отгрузочным документам.