Как сделать акт сверки в 1С Предприятие 8

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов между вашей организацией и контрагентом на определенную дату. В 1С Предприятие 8 он формируется автоматически на основании данных учета: программа собирает документы поступления, реализации и оплаты по выбранному контрагенту и выводит итоговое сальдо. Ручная работа сводится к правильной настройке параметров и проверке результата.

Перед формированием акта важно понимать: программа показывает только те данные, которые внесены в базу. Если часть документов не проведена, введена с ошибками или отражена на другом договоре, акт сверки будет содержать расхождения с учетом контрагента. Поэтому сверка в 1С — это не только печать формы, но и диагностика качества учета.

Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0) и «1С:Управление нашей фирмой». Пути в меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но логика действий одинакова.

Где находится акт сверки в разных конфигурациях

В «1С:Бухгалтерия 8.3» документ находится в разделе «Покупки» → «Расчеты с контрагентами» → «Акты сверки расчетов» либо «Продажи» → «Расчеты с контрагентами» → «Акты сверки расчетов». Оба пути ведут к одному и тому же журналу документов — различие только в точке входа.

В «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) акт сверки доступен через раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки». В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» документ называется «Сверка взаиморасчетов» и расположен в разделе «Продажи» или «Закупки» в группе документов по расчетам.

Если вы не находите документ по указанному пути, воспользуйтесь поиском по разделам: нажмите на значок увеличительного стекла в правом верхнем углу окна программы и введите «сверк». Система покажет все доступные функции с этим словом с учетом ваших прав доступа.

Подготовка базы перед сверкой

Качество акта сверки напрямую зависит от состояния учета. Перед формированием документа проверьте три вещи: все ли первичные документы по контрагенту введены и проведены, корректно ли указаны договоры в документах, нет ли дублей контрагента в справочнике.

Дубли контрагентов — частая причина «лишних» долгов. Если один и тот же поставщик заведен в базе дважды (например, с полным и сокращенным наименованием), расчеты по нему раздроблены, и акт сверки по каждой из карточек покажет неполную картину. Перед сверкой найдите контрагента по ИНН в справочнике и убедитесь, что карточка одна. Для поиска дублей в Бухгалтерии есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание».

Также проверьте непроведенные документы: откройте журнал «Поступления» и «Реализации», отфильтруйте по контрагенту и убедитесь, что нет документов со статусом «не проведен» за сверяемый период. Непроведенные документы в акт не попадают, и сальдо искажается.

Пошаговое формирование акта сверки

Откройте журнал «Акты сверки расчетов» и нажмите кнопку «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента и период сверки. Период обычно устанавливают с начала года или с даты последней успешной сверки по текущую дату.

Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда акт сформируется по всем договорам контрагента. Если нужна сверка по конкретному договору, выберите его из списка. Учтите: если в документах договор указан неправильно или не указан вовсе, такие операции могут не попасть в сверку по договору.

Нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учета» (в некоторых версиях — «Заполнить по данным учета»). Программа соберет все проведенные документы по расчетным счетам (60, 62, 66, 67, 76 и другие, указанные в настройках) и сформирует табличную часть: дебет — отгрузки и начисления, кредит — оплаты и поступления.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и период сверки
3. 3
   При необходимости выберите конкретный договор или оставьте поле пустым
4. 4
   Нажмите «Заполнить по данным учета» и дождитесь формирования таблицы
5. 5
   Проверьте сальдо на начало и конец периода, сопоставьте с оборотно-сальдовой ведомостью
6. 6
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Акт сверки взаиморасчетов»

Проверка результата и поиск расхождений

После заполнения сверьте итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60 и 62 в разрезе этого контрагента. Сформируйте ОСВ по счету 60.01 или 62.01 с субконто «Контрагенты» за тот же период — суммы должны совпадать. Если акт сверки и ОСВ расходятся, чаще всего причина в счетах расчетов, не включенных в настройки акта (например, авансы на 60.02 или 62.02).

В шапке акта есть таблица счетов, по которым выполняется сверка. Убедитесь, что там отмечены все нужные счета: 60.01, 60.02, 62.01, 62.02, 76 и другие, которые используются для расчетов с этим контрагентом. Пропущенный счет — типичная причина неверного сальдо.

Если контрагент прислал свой акт сверки и суммы не сходятся, ищите расхождение методом исключения: сначала сверьте сальдо на начало периода (если оно совпадает — проблема в текущих оборотах), затем сравните документы построчно. Чаще всего расхождения возникают из-за документов, не введенных у одной из сторон, разной даты отражения операций (товар в пути, платеж в обработке) и возвратов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте сверки

Норма

Совпадает с сальдо по ОСВ 60/62 в разрезе контрагента

Тревожный признак

Суммы различаются — проверьте список счетов в настройках акта

Список документов в табличной части

Норма

Все поступления, реализации и оплаты за период присутствуют

Тревожный признак

Документы отсутствуют — проверьте, проведены ли они и тот ли указан договор

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с актом сверки контрагента за прошлый период

Тревожный признак

Расходится — ищите изменения в закрытых периодах (кто-то перепровел документы задним числом)

Печать и отправка акта контрагенту

Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Акт сверки взаиморасчетов». Печатная форма содержит таблицу операций с расшифровкой по документам, сальдо на начало и конец периода, а также итоговую строку с суммой задолженности и указанием, кто должен (в пользу кого сальдо).

Если стандартная форма не подходит — например, контрагент требует указать номера счетов-фактур или дополнительные реквизиты — можно отредактировать макет через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм». Изменение макета требует аккуратности: ошибка в шаблоне отразится на всех печатаемых документах.

Готовый акт можно отправить контрагенту прямо из программы, если подключен сервис 1С-Отчетность или настроена почта: кнопка «Отправить» в форме документа. Также акт можно сохранить в PDF или Excel через кнопку «Сохранить» в окне предварительного просмотра печатной формы.

Перед отправкой акта контрагенту распечатайте или сохраните его в PDF и приложите к архиву периода. Если позже кто-то перепроведет документы задним числом, данные в базе изменятся, а сохраненный файл останется доказательством того, какую версию акта вы направляли.

Типичные ошибки и ограничения

Акт сверки в 1С — это отчетная форма, а не инструмент исправления учета. Документ не формирует проводок и не влияет на сальдо: его проведение фиксирует только факт сверки в журнале. Если в акте обнаружена ошибка, исправлять нужно первичные документы, а не редактировать табличную часть акта вручную.

Ручное редактирование табличной части допустимо как временная мера (например, добавить строку по данным контрагента для анализа расхождения), но такой акт нельзя считать достоверным. В типовой Бухгалтерии для ручной корректировки нужно снять флаг автоматического заполнения или отредактировать строки после заполнения — при повторном нажатии «Заполнить» все ручные правки будут перезаписаны.

Еще одно ограничение: акт сверки не показывает просроченность задолженности и не раскладывает долг по срокам оплаты. Для анализа задолженности по срокам используйте отчеты «Задолженность покупателей по срокам долга» и «Задолженность поставщикам по срокам долга» в разделе «Руководителю» или «Продажи»/«Покупки».

Частые вопросы по акту сверки в 1С

Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?

Проверьте три причины: документы не проведены (помечены на удаление или сохранены черновиком), в документах указана другая организация, либо в шапке акта выбран договор, а в документах договор не заполнен или указан другой. Также убедитесь, что период сверки охватывает даты документов.

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

В типовой Бухгалтерии документ создается по одному контрагенту. Для массовой проверки расчетов используйте отчет «Анализ расчетов с контрагентами» или ОСВ по счетам 60 и 62 — они покажут сальдо по всем контрагентам, а акты сверки формируйте только по тем, где требуется документальное подтверждение.

Что делать, если контрагент вернул акт с расхождениями?

Сначала зафиксируйте обе версии: свою и контрагента. Сравните сальдо на начало периода — если оно совпадает, расхождение в оборотах текущего периода. Построчно сопоставьте документы: типичные причины — неотраженный у одной из сторон документ, разные даты отгрузки и оплаты, возвраты и корректировки. Найденную ошибку исправляйте в первичном документе, затем сформируйте акт заново.

Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?

Акт сверки не является первичным учетным документом и сам по себе не создает обязательств, но подписанный обеими сторонами акт служит письменным доказательством признания задолженности, в том числе в суде. Для юридической значимости акт должны подписать уполномоченные лица обеих организаций с указанием реквизитов сторон.

Как изменить состав счетов, по которым строится сверка?

В форме акта сверки есть таблица или список счетов учета расчетов (в Бухгалтерии 3.0 — в шапке документа или по ссылке настройки). Отметьте нужные счета, например 60.01, 60.02, 62.01, 62.02, 76.05, и перезаполните документ. Если счет не входит в список выбора, проверьте, используется ли он для расчетов с контрагентами в плане счетов.

Можно ли выгрузить акт сверки в Excel для контрагента?

Да. Сформируйте печатную форму акта, в окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» (значок дискеты) и выберите формат XLSX или PDF. Учтите, что файл в Excel контрагент сможет редактировать, поэтому для официальной сверки надежнее отправлять PDF или бумажный подписанный экземпляр.