Как сделать акт сверки в 1С Фреш

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с покупателем или поставщиком на определенную дату. В 1С Фреш (облачной версии 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление нашей фирмой) акт формируется автоматически на основании проведенных документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Ручной ввод данных не требуется — программа сама соберет обороты за выбранный период.

Перед формированием акта важно убедиться, что все документы за сверяемый период внесены в базу и проведены. Если часть накладных или платежей не отражена, акт покажет неполную картину, и контрагент вернет его с расхождениями. Поэтому сверку начинают не с кнопки «Создать», а с проверки полноты учета.

Ниже разобран порядок работы в 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) в сервисе 1С Фреш — это самая распространенная конфигурация в облаке. Для 1С:УНФ логика аналогична, отличается только расположение разделов.

Где находится акт сверки в 1С Фреш

В 1С:Бухгалтерии 8 документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом». Найти его можно двумя путями. Первый: откройте раздел «Продажи» (если сверяете покупателя) или «Покупки» (если сверяете поставщика) и выберите пункт «Акты сверки расчетов с контрагентами». Второй: через «Все функции» → «Документы» → «Акт сверки расчетов с контрагентом» — этот способ работает, если нужный пункт не выведен в панель раздела.

В 1С:Управление нашей фирмой акт сверки расположен в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки». Функционал тот же: выбор контрагента, договора, периода и автоматическое заполнение табличной части.

Если пункта нет ни в одном разделе, проверьте настройки прав пользователя. В облачном сервисе доступ к документам определяется ролью: у пользователя с правами только на просмотр отчетов кнопка создания акта будет недоступна.

Подготовка: что проверить до формирования акта

Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Перед созданием документа выполните три проверки. Во-первых, убедитесь, что все первичные документы за период внесены и проведены: реализации, поступления, счета-фактуры на аванс, платежные поручения и корректировки. Непроведенные документы в акт не попадут.

Во-вторых, сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 60 или 62 с детализацией по контрагенту и договору. Если сальдо выглядит странно — например, аванс «висит» при наличии реализации на ту же сумму — сначала выполните зачет авансов (перепроведите документы или проверьте настройку зачета в документе оплаты).

В-третьих, проверьте, нет ли развернутого сальдо: одновременной дебиторки и кредиторки по одному контрагенту. Такое бывает, когда документы отражены по разным договорам или разным счетам расчетов. Акт сверки выводится по конкретному договору или по всем договорам контрагента — выберите нужный вариант в шапке документа.

Пошаговое формирование акта сверки

Откройте список актов сверки и нажмите «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента и договор. Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда сверка будет построена по всем договорам контрагента, что удобно при нескольких действующих договорах.

Укажите период сверки в полях «за период с … по …». Обычно сверяют квартал, полугодие или год, но допустим любой интервал. По кнопке «Заполнить» выберите «Заполнить по данным учета» — программа подберет все проведенные документы расчетов за период и сформирует табличную часть: слева обороты по вашим данным (дебет и кредит), справа останутся пустые колонки для данных контрагента.

Проверьте итоговое сальдо внизу табличной части. Оно должно совпасть с сальдо по отчету ОСВ на конец периода. Затем укажите представителя организации для подписи — поле заполняется внизу документа. Запишите документ кнопкой «Провести» или «Записать».

1. 1
   Откройте «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки расчетов с контрагентами»
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните организацию, контрагента, договор
3. 3
   Укажите период сверки
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «По данным учета»
5. 5
   Сверьте итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью
6. 6
   Укажите подписанта, проведите документ
7. 7
   Распечатайте или отправьте акт по ЭДО

Печать и отправка контрагенту

Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Акт сверки расчетов». Печатная форма содержит таблицу с документами, сальдо на начало и конец периода, а также строку для отметки контрагента о расхождениях. Если нужна форма с реквизитами сторон, проверьте, что в карточках организации и контрагента заполнены адреса, ИНН и КПП.

В 1С ФRESH доступна отправка акта напрямую из программы. Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (1С-ЭДО), акт можно отправить кнопкой «ЭДО» → «Отправить». Контрагент получит документ в своей учетной системе, сможет подписать его или указать расхождения. Это быстрее почты и исключает потерю бумажного экземпляра.

Альтернатива — сохранить акт в PDF («Печать» → «Сохранить») и отправить по электронной почте. Учтите, что скан без подписей и печатей не имеет юридической силы: для подтверждения задолженности потребуется подписанный обеими сторонами оригинал или электронный документ с квалифицированными подписями.

Как разобрать расхождения с контрагентом

Если контрагент вернул акт со своими данными и суммы не совпадают, откройте документ и используйте кнопку «Заполнить» → «По данным контрагента» — внесите цифры из ответа. Программа покажет расхождения построчно, и вы увидите, какие именно документы есть у одной стороны и отсутствуют у другой.

Типичные причины расхождений: документ проведен в разных периодах (например, вы отгрузили 31 декабря, а покупатель оприходовал в январе), не отражена оплата или возврат, документ оформлен на другой договор, у контрагента в учете ошибка. Разбирайте каждую строку отдельно, запрашивая у контрагента копии недостающих документов.

После устранения причин перезаполните акт: очистите табличную часть и снова нажмите «Заполнить по данным учета». Не редактируйте суммы вручную в табличной части — ручные правки теряются при повторном заполнении и затрудняют поиск ошибки в будущем.

Особенности работы именно в облачном сервисе 1С Фреш

Функционально акт сверки в 1С Фреш не отличается от коробочной версии той же конфигурации — отличия касаются только среды. Документы хранятся в облаке, поэтому акт доступен любому пользователю с соответствующими правами из любого браузера. Обновления конфигурации устанавливаются сервисом автоматически, печатные формы всегда актуальны.

Из ограничений: в облаке нельзя подключать произвольные внешние печатные формы без проверки безопасности сервиса. Если стандартная форма акта не подходит, используйте механизм «Дополнительные отчеты и обработки» с расширениями из каталога 1С или настройте макет штатными средствами (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»).

Обмен по ЭДО в 1С ФRESH работает через встроенный сервис 1С-ЭДО — для активации нужен действующий договор 1С:ИТС и регистрация учетной записи в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами». Без ЭДО акт отправляется обычным способом: печать, подпись, скан или почтовое отправление.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо в акте

Норма

Совпадает с сальдо по ОСВ 60/62 на конец периода

Тревожный признак

Суммы различаются — есть непроведенные документы или незачтенные авансы

Табличная часть

Норма

Все строки заполнены автоматически, без ручных правок

Тревожный признак

Есть вручную измененные суммы — при перезаполнении они исчезнут

Печатная форма

Норма

Есть реквизиты обеих сторон, подписант, сальдо на начало и конец

Тревожный признак

Пустые поля организации или контрагента — не заполнены карточки

Ответ контрагента

Норма

Акт подписан без расхождений

Тревожный признак

Указаны расхождения — нужен разбор построчно

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Штатный документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используйте отчеты «Анализ расчетов с контрагентами» или «Задолженность покупателей по срокам долга», а акты создавайте только по тем контрагентам, которым они реально нужны. Некоторые конфигурации поддерживают пакетную отправку актов через ЭДО из списка документов.

Почему в акт не попал документ оплаты?

Чаще всего документ не проведен, проведен другой датой (вне периода сверки) или отражен по другому договору. Также проверьте счет учета в документе оплаты: если аванс отражен на счете 60.02, а вы сверяете только расчеты по 60.01, сумма в акт не попадет. Включите в настройках акта нужные счета расчетов.

Как сверить расчеты в валюте?

В шапке акта укажите договор в валюте — акт сформируется в валюте договора. Если нужен акт в рублях, сверяйте по данным бухгалтерского учета: табличная часть заполнится рублевыми суммами проводок. Заранее согласуйте с контрагентом, в какой валюте ведется сверка.

Обязателен ли акт сверки для бухгалтерии?

Формально акт сверки не входит в перечень обязательных документов, но на практике он подтверждает задолженность при инвентаризации расчетов, помогает при взыскании долга и прерывает срок исковой давности. Рекомендуется проводить сверку с ключевыми контрагентами минимум раз в год перед составлением отчетности.

Что делать, если контрагент не отвечает на акт сверки?

Отправьте акт повторно заказным письмом с уведомлением или по ЭДО — статус доставки зафиксируется. Молчание контрагента не означает согласия с сальдо, поэтому для подтверждения задолженности опирайтесь на первичные документы: накладные, акты выполненных работ и платежные поручения.