Как сделать акт сверки с контрагентом в 1С:Бухгалтерия

Акт сверки взаиморасчетов — документ, в котором две организации фиксируют состояние расчетов друг с другом на определенную дату. В 1С:Бухгалтерия 8.3 он формируется автоматически на основании проведенных документов: поступлений, реализаций, оплат и возвратов. Ручная работа сводится к выбору контрагента, периода и проверке результата.

Перед формированием акта важно убедиться, что в базе отражены все хозяйственные операции за сверяемый период: если часть накладных или платежей не введена, акт покажет некорректное сальдо, и контрагент его не подпишет. Поэтому сверка в программе всегда начинается с проверки учета, а не с печати документа.

Что проверить перед формированием акта

Главная причина расхождений при сверке — незавершенный документооборот в самой базе. Убедитесь, что за сверяемый период введены и проведены все реализации, поступления, платежные поручения, возвраты и корректировки. Непроведенные документы в акт не попадут, и сальдо будет искажено.

Вторая типичная проблема — разбивка расчетов по договорам. Если с контрагентом заключено несколько договоров, акт формируется отдельно по каждому из них (или по всем сразу, если договор не указывать, но тогда расшифровка будет общей). Проверьте, что в документах договор указан корректно: оплата, отнесенная не на тот договор, создаст ложную задолженность.

Также стоит проверить отсутствие дублей контрагента в справочнике. Если один и тот же партнер заведен дважды (например, с разным написанием имени), расчеты разойдутся по двум карточкам, и акт по каждой из них будет неполным. Дубликаты объединяют через обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование»).

Как создать акт сверки: пошаговая инструкция

Документ «Акт сверки расчетов» доступен в разделах «Покупки» и «Продажи» — обе ссылки ведут к одному и тому же журналу. Нажмите «Создать» и заполните шапку документа.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и договор. Если нужен акт по всем договорам — оставьте поле договора пустым.
3. 3
   Задайте период сверки в полях «с» и «по».
4. 4
   Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберет все документы расчетов за период.
5. 5
   Проверьте табличную часть: сальдо на начало, обороты по дебету и кредиту, сальдо на конец.
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов».

В табличной части акта слева отражаются данные вашей организации, справа — колонка для данных контрагента, которую он заполнит при сверке у себя. Каждая строка — это конкретный документ: реализация, поступление, оплата с указанием номера, даты и суммы.

Поле «Счета расчетов» обычно заполняется автоматически (60, 62, 76 и связанные субсчета). Если у вас настроены нестандартные счета расчетов, откройте соответствующую вкладку документа и проверьте список счетов вручную — от этого зависит полнота выборки.

Как проверить акт перед отправкой контрагенту

Не полагайтесь на автоматическое заполнение вслепую. Сверьте итоговое сальдо акта с данными учета: откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты») по счетам 60 или 62 с отбором по контрагенту. Сальдо на конец периода в отчете должно совпасть с сальдо в акте.

Дополнительно полезен отчет «Анализ субконто» по виду субконто «Контрагенты» — он покажет обороты в разрезе договоров и поможет найти операции, попавшие не на тот договор. Если сальдо акта и отчета расходятся, чаще всего причина в счете расчетов, не включенном в список счетов акта, либо в ручных операциях, введенных без привязки к договору.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с сальдо по ОСВ счета 60/62 по этому контрагенту

Тревожный признак

Суммы различаются — ищите неучтенный счет или ручную операцию

Сальдо на начало периода

Норма

Равно сальдо на конец предыдущего сверенного периода

Тревожный признак

Начальное сальдо «плывет» — в прошлом периоде были поздние правки документов

Состав табличной части

Норма

Все накладные и платежи за период присутствуют, без дублей

Тревожный признак

Есть пропуски или повторы документов

Печать, подписание и отправка акта

Печатная форма выводится кнопкой «Печать» из документа. В форму попадают реквизиты обеих сторон, период, таблица операций и итоговое сальдо с текстовой расшифровкой задолженности. Подписывает акт уполномоченное лицо — как правило, директор или сотрудник по доверенности; проверьте, что в карточке организации указаны актуальные данные подписанта.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается у вас, второй передается контрагенту. Контрагент проверяет данные по своему учету, вписывает расхождения (если есть) в свою часть таблицы, подписывает и возвращает один экземпляр. Срок возврата законодательно не установлен — его обычно фиксируют в договоре или сопроводительном письме.

Если с контрагентом настроен электронный документооборот (ЭДО), акт можно отправить прямо из 1С кнопкой «ЭДО». Это ускоряет сверку и избавляет от бумажного оборота, но требует, чтобы у обеих сторон был подключен оператор ЭДО и действующая электронная подпись.

Что делать, если данные не сошлись

Если контрагент вернул акт с расхождениями, начните с построчного сравнения таблиц. Типичные причины: документ проведен в разных периодах у двух сторон (накладная отгружена в одном месяце, а получена покупателем в следующем), платеж зачтен на другой договор, у одной из сторон не отражен возврат или корректировка.

Расхождения по срокам обычно закрываются пояснением в акте: стороны фиксируют, что сумма «в пути» или документ будет отражен в следующем периоде. Ошибки в договорах исправляют перепроведением документов с правильным договором — после этого акт нужно перезаполнить кнопкой «Заполнить».

Если расхождение вызвано ошибкой в сумме или количестве, в учет вводят корректировочный документ («Корректировка реализации» или «Корректировка поступления»), а не правят исходную накладную задним числом — это сохраняет корректность уже сданной отчетности.

Особые сценарии: валюта, несколько договоров, записка-расчет

Сверка по договорам в валюте

По валютным договорам акт формируется в валюте договора, если в документе установлен соответствующий признак. Убедитесь, что в шапке акта выбран правильный договор — программа подставит валюту автоматически. Рублевые эквиваленты и курсовые разницы в акт сверки обычно не включаются, сверяются именно валютные суммы обязательств.

Сверка сразу по всем договорам

Если договоров много и контрагент просит один общий акт, оставьте поле договора пустым. Учтите ограничение: расшифровка будет сводной, и искать расхождение по конкретному договору в ней сложнее. На практике удобнее сначала сверить каждый договор отдельно, а общий акт использовать как итоговый.

Перед годовой сверкой с ключевыми контрагентами удобно сначала сформировать отчет «Задолженность поставщикам» или «Задолженность покупателей» из раздела «Отчеты» — он сразу показывает, с кем сальдо ненулевое и сверка действительно нужна, а с кем расчеты закрыты.

Частые вопросы

Можно ли сформировать акт сверки за дату, а не за период?

Акт всегда строится за период: сальдо выводится на начало и на конец. Если нужно состояние расчетов на конкретную дату, задайте период от начала работы с контрагентом (или от последней сверки) до этой даты — сальдо на конец и будет искомой суммой.

Почему в акт не попал платеж, хотя платежное поручение есть?

Чаще всего документ не проведен, проведен другой датой за пределами периода сверки или в нем указан другой договор/контрагент. Также проверьте, что счет учета расчетов в документе входит в список счетов на вкладке «Счета расчетов» акта.

Обязательно ли подписывать акт сверки?

Закон не обязывает проводить сверку — это добровольная процедура. Но подписанный акт подтверждает согласие сторон с размером задолженности и может прерывать срок исковой давности, поэтому подписывать стоит только после полной проверки данных.

Как отправить акт контрагенту через ЭДО?

Если с контрагентом настроен обмен электронными документами, откройте акт и нажмите «ЭДО» → «Отправить». Программа сформирует электронный документ, подпишет его вашей электронной подписью и передаст оператору. Статус доставки и подписания отображается в журнале обмена.

Что делать, если контрагент не возвращает подписанный акт?

Направьте акт заказным письмом с описью вложения — это зафиксирует факт отправки. Молчание контрагента не считается автоматическим согласием с сальдо, если иное не прописано в договоре. Для подтверждения долга в спорных случаях используют первичные документы и переписку.