Документы и Печать · 10 мин
Как сделать акт сверки взаиморасчётов в 1С Бухгалтерия 3.0
Пошаговая инструкция: как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С Бухгалтерии 3.0, настроить параметры, проверить расхождения и вывести документ на печать.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату: сколько отгружено, сколько оплачено и есть ли задолженность. В 1С Бухгалтерии 3.0 он формируется автоматически на основании данных учёта, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.
Перед формированием акта важно понимать: программа берёт данные из проведённых документов — реализаций, поступлений, счетов-фактур, платёжных поручений и счетов на оплату. Если в базе есть непроведённые или ошибочно оформленные документы, акт сверки покажет искажённую картину. Поэтому сверку всегда начинают с проверки учёта, а не с кнопки «Сформировать».
Ниже разобран полный цикл работы: где находится документ, какие параметры заполнить, как проверить расхождения, вывести акт на печать и что делать, если данные не сходятся с контрагентом.
Где находится акт сверки и какие данные нужны для работы
Документ «Акт сверки расчётов» расположен в двух разделах: «Покупки» → «Акты сверки расчётов» и «Продажи» → «Акты сверки расчётов». Это один и тот же журнал — независимо от того, откуда вы его открыли, список документов будет общим. Для сверки с поставщиком удобнее заходить через «Покупки», с покупателем — через «Продажи», но технически разницы нет.
Перед созданием акта подготовьте следующую информацию: точное наименование контрагента, договор (если расчётов ведётся несколько), период сверки и счета учёта, по которым вы работаете с этой стороной. Также убедитесь, что все документы за сверяемый период проведены: реализации, поступления, оплаты, корректировки и взаимозачёты.
Отдельно проверьте, что в карточке контрагента корректно заполнены реквизиты: наименование, ИНН, КПП и адрес. Эти данные попадут в печатную форму акта, и ошибки в них придётся исправлять вручную или переформировывать документ.
Пошаговое создание акта сверки
Откройте журнал «Акты сверки расчётов» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где нужно последовательно заполнить поля. Порядок заполнения влияет на корректность результата, поэтому действуйте по шагам.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» → «Создать»
- 2Укажите организацию, от имени которой проводится сверка
- 3Выберите контрагента из справочника
- 4Задайте период сверки: даты начала и окончания
- 5При необходимости укажите конкретный договор или оставьте «По всем договорам»
- 6Проверьте список счетов учёта на вкладке «Дополнительно» (по умолчанию 60, 62, 76)
- 7Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта» — табличная часть заполнится документами
- 8Проверьте сальдо на начало и конец периода, затем проведите документ
После нажатия «Заполнить» программа подберёт все проведённые документы расчётов за указанный период и разместит их в двух колонках: «По данным организации» (дебет и кредит с вашей стороны). Сальдо на начало периода подтянется автоматически из учёта — проверьте, что оно совпадает с данными прошлой сверки или с оборотно-сальдовой ведомостью.
Документ можно сохранить без проведения, если сверка ещё не завершена. Проведение акта не создаёт бухгалтерских проводок — это чисто информационный документ, поэтому его проведение безопасно для учёта и не изменит ни одного остатка.
Настройка счетов и отбор документов
На вкладке «Дополнительно» (или в отдельной области формы, в зависимости от релиза) задаётся список счетов, по которым выполняется сверка. По умолчанию программа предлагает счета расчётов: 60 «Расчёты с поставщиками», 62 «Расчёты с покупателями», 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» и связанные субсчета, включая расчёты по авансам.
Если с контрагентом есть расчёты по другим счетам — например, 66 или 67 по займам, 58 по предоставленным займам, 73 по расчётам с персоналом — добавьте их вручную. И наоборот: если часть счетов к этой сверке не относится, лишние строки можно удалить, чтобы акт не перегружался нерелевантными данными.
Обратите внимание на счета авансов: 60.02 и 62.02 должны участвовать в сверке, иначе предоплаты «выпадут» из акта, и сальдо не сойдётся с реальным состоянием расчётов. Это одна из самых частых причин расхождений при самостоятельной настройке.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счетам 60/62/76 на дату начала сверки
Сальдо отличается — есть непроведённые документы или ошибки прошлых периодов
Равно сальдо по ОСВ на конечную дату сверки
Расхождение — в акт не попали часть документов или счетов
Присутствуют все реализации, поступления и оплаты за период
Документов меньше, чем в учёте — проверьте отбор по договору и счетам
Проверка расхождений до отправки контрагенту
Даже если акт заполнился автоматически, его нельзя отправлять без проверки. Самый надёжный способ — сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62 и 76 с отбором по контрагенту за тот же период и сравнить обороты и сальдо с актом сверки. Значения должны совпадать до копейки.
Типичные причины расхождений: непроведённые документы (они не попадают в акт), документы, оформленные на другой договор, ручные операции по счетам расчётов, которые акт не подбирает стандартным заполнением, и документы, датированные за пределами периода сверки. Каждый случай устраняется по-разному: провести документ, расширить отбор по договорам или скорректировать период.
Если контрагент прислал свой акт и данные не сходятся, заполните в документе колонку «По данным контрагента» — программа автоматически рассчитает расхождение и покажет его в печатной форме. Это стандартный механизм для документирования разногласий при сверке.
Печать, подписание и отправка акта
Для вывода на печать нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите форму «Акт сверки расчётов». Печатная форма включает шапку с реквизитами обеих сторон, таблицу оборотов по документам, сальдо на начало и конец периода, а также итоговую фразу о состоянии расчётов — например, «задолженность в пользу организации составляет…».
Перед печатью проверьте подписантов: в акте указываются представители организации и контрагента. Данные своей стороны программа берёт из карточки организации и настроек подписантов. Если в поле подписанта стоит не тот сотрудник, исправьте это в форме акта или в настройках организации.
Акт можно сохранить в PDF и отправить контрагенту по электронной почте прямо из программы, если настроена учётная запись почты. При обмене через операторов ЭДО (если подключён сервис 1С-ЭДО) акт сверки можно отправить в электронном виде — для этого используется кнопка обмена электронными документами в форме документа.
Перед массовой сверкой в конце квартала удобно сначала сформировать ОСВ по счёту 62 (или 60) по всем контрагентам и определить, с кем вообще есть ненулевые расчёты. Сверять «нулевых» контрагентов обычно не требуется — это экономит время на подготовку и подписание документов.
Особые ситуации: взаимозачёты, валюта и несколько договоров
Если с контрагентом проводился взаимозачёт (документ «Корректировка долга» или «Взаимозачёт»), убедитесь, что он проведён и попадает в период сверки. Такие документы отражаются в акте как обычные операции, и их отсутствие — частая причина расхождений при двусторонних расчётах, когда контрагент одновременно и поставщик, и покупатель.
При расчётах в валюте или условных единицах акт формируется в валюте договора либо в рублях — в зависимости от настроек. Проверьте, в какой валюте сверяется контрагент: если ваш акт в рублях, а у контрагента учёт в валюте договора, суммы не сойдутся из-за курсовых разниц, и это нормальная ситуация, требующая отдельного пояснения в сверке.
Когда контрагент выступает в двух ролях (поставщик и покупатель), акт по всем договорам покажет свёрнутое сальдо. Если нужна сверка раздельно по поставкам и продажам, создайте два отдельных акта с отбором по соответствующим договорам — так контрагенту будет проще сверить каждое направление.
Как выбрать действие
Частые вопросы по акту сверки в 1С 3.0
Влияет ли проведение акта сверки на бухгалтерский учёт?
Нет. Акт сверки — информационный документ, он не формирует проводок и не изменяет остатки по счетам. Его можно создавать, проводить и перезаполнять без каких-либо последствий для учёта.
Почему в акт не попал документ оплаты?
Чаще всего документ не проведён, датирован вне периода сверки или оформлен по другому договору. Также проверьте, что в списке счетов сверки присутствует счёт, по которому прошла оплата — например, авансы учитываются на 60.02 и 62.02.
Можно ли сформировать акт сверки за несколько лет?
Технически да — период в документе задаётся произвольно. Но на практике длинные периоды делают акт громоздким и трудным для сверки. Обычно сверку проводят за квартал, полугодие или год, а при больших объёмах операций — ежемесячно.
Как исправить ошибку в уже подписанном акте?
Сначала найдите и исправьте первичный документ в учёте, затем перезаполните акт кнопкой «Заполнить» и распечатайте новую версию. Стороны подписывают исправленный акт заново. Ручная правка сумм в табличной части без исправления учёта недопустима.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
Да, двумя способами: сохранить печатную форму в PDF и отправить через настроенную в программе почтовую учётную запись, либо передать акт в электронном виде через сервис обмена электронными документами, если он подключён и настроен с данным контрагентом.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С Бухгалтерии 3.0 создаётся в разделе «Покупки» или «Продажи» и заполняется автоматически по данным учёта. Ключ к корректному акту — проведённые документы, правильный список счетов (включая авансы) и верный отбор по договорам. Перед отправкой всегда сверяйте сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью, а расхождения с контрагентом фиксируйте в колонке «По данным контрагента».