Документы и Печать · 11 мин
Как сделать акт на выполненные работы в 1С
Пошаговая инструкция по созданию акта выполненных работ в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: реализация услуг, печать, счёт-фактура, типичные ошибки.
Акт выполненных работ — документ, подтверждающий факт оказания услуг или выполнения работ и служащий основанием для оплаты. В программах 1С он не создаётся отдельно: акт формируется как печатная форма на основании документа реализации услуг (работ). Поэтому задача пользователя — правильно оформить документ реализации, а затем вывести акт на печать или отправить контрагенту в электронном виде.
Конкретные шаги зависят от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии, Управлении торговлей, ERP и Комплексной автоматизации документы называются по-разному, но логика одна — выбирается контрагент и договор, заполняется табличная часть с услугами или работами, указываются суммы и НДС, документ проводится и печатается. Ниже разобраны оба основных сценария и частые вопросы.
Перед началом проверьте, что в базе заведены справочники: организация с актуальными реквизитами, контрагент, договор с видом «С покупателем» и номенклатура с типом «Услуга» или «Работа». Если какого-то элемента нет, документ либо не заполнится корректно, либо в акт попадут неправильные данные.
Что понадобится перед созданием акта
Минимальный набор данных, без которых корректный акт не сформируется: карточка организации с ИНН, КПП и адресом; карточка контрагента с реквизитами; договор, открытый в разрезе выбранного контрагента; элемент справочника «Номенклатура» с типом «Услуга» (в бухгалтерии) или «Работа»/«Услуга» (в торговых конфигурациях). У номенклатуры заранее задайте наименование для печати — именно оно попадёт в таблицу акта.
Также убедитесь, что у вас есть права на создание документов реализации. Если кнопка «Создать» недоступна или раздел не отображается, обратитесь к администратору базы — это вопрос настройки ролей, а не ошибка программы.
Отдельно проверьте период: дата документа определяет, в каком месяце отразится выручка и НДС. Если акт нужно оформить прошлым числом, убедитесь, что период не закрыт для редактирования (в бухгалтерии это проверяется в разделе «Администрирование → Даты запрета изменения данных»).
Создание акта в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 акт оформляется через раздел «Продажи». Откройте «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)», нажмите «Создать» и выберите вид документа «Услуги (акт)». Если программа предлагает выбор между актом, накладной и УПД — выбирайте акт, тогда печатная форма по умолчанию будет именно актом об оказании услуг.
В шапке документа укажите контрагента и договор — после выбора договора подтянутся расчётный счёт и условия оплаты. Заполните табличную часть: добавьте строку, выберите номенклатуру-услугу, укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если услуга разовая, можно ввести наименование вручную, не создавая новый элемент справочника, но для регулярных услуг лучше завести номенклатуру — это ускорит последующие документы.
Проверьте счета учёта: для услуг программа подставляет счёт доходов (обычно 90.01) и счёт НДС (90.03) из настроек номенклатуры или договора. Неверный счёт не помешает напечатать акт, но исказит бухгалтерскую отчётность. После заполнения нажмите «Провести», затем «Печать → Акт об оказании услуг».
- 1Откройте «Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 2Нажмите «Создать» и выберите вид «Услуги (акт)»
- 3Заполните контрагента, договор и дату документа
- 4Добавьте в таблицу услуги: номенклатуру, количество, цену, ставку НДС
- 5Проверьте счета учёта доходов и НДС на вкладке или по ссылке «Счета учёта»
- 6Проведите документ и нажмите «Печать → Акт об оказании услуг»
- 7При необходимости сформируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа
Создание акта в «Управлении торговлей» и ERP
В 1С:Управление торговлей 11 и ERP услуги реализуются тем же документом, что и товары, — «Реализация товаров и услуг» (раздел «Продажи»). Создайте документ, выберите клиента и соглашение/договор, затем в табличной части добавьте позиции с типом «Услуга» или «Работа». Программа сама определит по типу номенклатуры, что документ содержит только услуги, и предложит печатную форму акта.
Если в документе смешаны товары и услуги, печатная форма акта будет включать все позиции, что не всегда корректно с точки зрения первички. В таком случае лучше оформить два документа: накладную на товары и акт на услуги — либо использовать УПД, который допускает смешанный состав.
Печать выполняется через кнопку «Печать» в командной панели документа: выберите «Акт выполненных работ» или «Акт об оказании услуг» (название зависит от версии конфигурации). Для отправки контрагенту в электронном виде используйте подсистему ЭДО — акт уйдёт как формализованный или неформализованный документ в зависимости от настроек обмена.
Чем оформить реализацию услуг
Стандартный вариант для услуг и работ. Подходит, когда контрагенту нужен именно акт и счёт-фактура выставляется отдельно.
Объединяет акт/накладную и счёт-фактуру в одном документе. Удобен для ЭДО и сокращает количество бумаг, но контрагент должен принимать УПД.
Классическая схема при бумажном документообороте. Требует контроля, чтобы оба документа совпадали по суммам и были подписаны.
Печать, подписание и отправка акта
Печатная форма акта в 1С соответствует типовому шаблону: шапка с реквизитами сторон, номер и дата, таблица с работами, итоговая сумма прописью и блоки подписей. Перед печатью откройте предварительный просмотр и проверьте: наименование услуги, суммы, НДС, реквизиты договора в основании. Ошибку в печатной форме исправляют в самом документе, а не редактированием таблицы вручную — иначе при следующей печати ошибка вернётся.
Если типовой макет не подходит (нужен другой текст заголовка, дополнительные графы, факсимиле), макет можно изменить через механизм «Изменить макет» в форме печати — в типовых конфигурациях доступно редактирование внешних печатных форм без снятия конфигурации с поддержки. Сложные доработки лучше поручить специалисту по 1С.
Для электронного документооборота акт отправляется через встроенный сервис 1С-ЭДО или подключённого оператора (СБИС, Контур и другие). Электронный акт, подписанный усиленной квалифицированной подписью, юридически равнозначен бумажному. Убедитесь, что с контрагентом настроен обмен и у обеих сторон действующие сертификаты подписи.
Счёт-фактура и проводки по акту
Проведённый документ реализации услуг формирует проводки: дебет 62.01 (расчёты с покупателем) и кредит 90.01 (выручка) на полную сумму, а при работе с НДС — дебет 90.03 и кредит 68.02 на сумму налога. Посмотреть проводки можно кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в форме документа. Если проводок нет — документ не проведён либо стоит пометка на удаление.
Счёт-фактура в бухгалтерии создаётся по ссылке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа реализации. Программа подтянет все данные автоматически; номер и дату счёта-фактуры менять вручную не нужно, кроме особых случаев (например, исправительных документов). При использовании УПД отдельный счёт-фактура не создаётся — его заменяет сам УПД со статусом 1.
Оплата по акту отражается документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя». После её проведения задолженность по акту закрывается, что видно в отчёте «Анализ расчётов с покупателями» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62».
Как проверить результат
Реквизиты сторон, договор, суммы и НДС совпадают с договором и первичкой
Пустые поля, старые реквизиты организации, неверная сумма прописью
Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму акта, при НДС — Дт 90.03 Кт 68.02
Проводок нет или счета учёта не соответствуют учётной политике
Создан по ссылке из реализации, суммы совпадают с актом
Счёт-фактура отсутствует или сумма НДС отличается от акта
В отчёте по счёту 62 видна задолженность контрагента по этому акту
Задолженность не отражается или зависла на другом договоре
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — в акт попадают неверные реквизиты организации или контрагента. Причина почти всегда в устаревших данных справочников: реквизиты хранятся в карточках, и после смены адреса или банка их нужно обновить там, а не править в каждом документе. В конфигурациях с историей реквизитов проверьте, что действующее значение установлено на дату документа.
Вторая типичная ситуация — неправильная ставка НДС. Она подставляется из номенклатуры, и если в карточке услуги стоит устаревшая или неверная ставка, ошибка разойдётся по всем актам. Исправляется в справочнике «Номенклатура», после чего документ нужно перезаполнить или изменить ставку вручную в строке.
Третья группа ошибок — расхождения между актом и счётом-фактурой: счёт-фактуру выписали, потом изменили сумму в акте, а счёт-фактуру не перепровели. Правило простое: любое изменение в реализации требует проверки связанных документов — счёта-фактуры, УПД и отправленных по ЭДО документов.
Частые вопросы
Можно ли сделать акт в 1С без проведения документа?
Печатная форма недоступна у непроведённого документа в большинстве конфигураций — сначала проведите реализацию. Если провести не даёт ошибка (например, закрытый период), решите её: попросите администратора открыть период или измените дату документа, если это допустимо по учёту.
Как выставить акт за прошлый месяц, если период закрыт?
Нужно временно сдвинуть дату запрета редактирования (в бухгалтерии: «Администрирование → Даты запрета изменения данных»), создать и провести документ, затем вернуть запрет. Делайте это только с согласования с бухгалтером, если по периоду уже сдана отчётность — может потребоваться уточнённая декларация.
Чем акт отличается от УПД и что лучше использовать?
УПД объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе со статусом 1. Если контрагент принимает УПД и у вас настроен ЭДО — это удобнее: один документ вместо двух. Если контрагент требует классический акт и отдельный счёт-фактуру, используйте стандартную схему.
Почему в акте не выводится сумма прописью или итоговая строка?
Обычно причина в том, что документ не заполнен до конца: пустая табличная часть, нулевые суммы или не выбрана валюта. Заполните таблицу услуг, проверьте итоги документа и снова откройте печатную форму. Если проблема остаётся, проверьте, не был ли изменён макет печатной формы.
Можно ли сделать один акт сразу по нескольким договорам?
Нет, типовой документ реализации привязан к одному договору — он указывается в шапке. По каждому договору оформляется отдельный акт. Это требование и учётной логики 1С, и корректного оформления первичных документов.
Как отправить акт контрагенту в электронном виде?
Через встроенный обмен электронными документами: в документе реализации откройте меню ЭДО и выберите отправку. Потребуется настроенное подключение к оператору ЭДО, действующий сертификат электронной подписи и маршрут, настроенный с данным контрагентом. После подписания акт уходит контрагенту, а статус доставки виден в документе.