Как сделать акт на списание в 1С

Акт на списание в 1С оформляется, когда товар, материалы или основные средства приходят в негодность, заканчивается срок годности, выявлена порча или недостача по результатам инвентаризации. Документ снимает ценности с учёта, формирует бухгалтерские проводки и служит основанием для признания расходов. В типовых конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» — для этого предусмотрены отдельные документы: «Списание товаров», «Требование-накладная», «Списание ОС».

Ошибка в документе списания ведёт к расхождениям между складом и бухгалтерией: остатки «зависают», себестоимость искажается, а при налоговой проверке необоснованное списание могут не принять в расходы. Поэтому важно не только нажать правильные кнопки, но и проверить результат — проводки, остатки и печатную форму.

Ниже описан порядок работы на примере типовых конфигураций. Названия разделов меню могут немного отличаться в зависимости от версии программы, но логика документа везде одинаковая.

Подготовка: что проверить перед списанием

До создания документа убедитесь, что в программе корректно заведены исходные данные. Проверьте остатки по складу через отчёт «Остатки товаров на складах» (в «1С:Бухгалтерии» — оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 или 10). Если списываемого количества нет в учёте, документ либо не проведётся, либо создаст отрицательный остаток — это зависит от настроек контроля остатков.

Второй шаг — основание списания. На практике это приказ руководителя, акт инвентаризации, заключение комиссии о непригодности товара или истёкший срок годности. Эти реквизиты стоит указать в комментарии документа или в специальном поле «Основание», чтобы при проверке было понятно, почему ценности выведены из учёта.

Третий момент — решите, куда относятся затраты: на расходы по обычной деятельности (счёт 44, 20, 26), на прочие расходы (91.02) или на виновное лицо (73.02, 94). От этого зависит счёт списания, который вы укажете в документе.

Создание документа «Списание товаров»

В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» (в некоторых версиях — «Покупки» → «Списание товаров»). Нажмите кнопку «Создать». В «1С:Управление торговлей» путь аналогичный: «Склад и доставка» → «Списания товаров».

В шапке документа заполните обязательные поля: организацию, склад, с которого списывается товар, и дату. Дата влияет на период, в котором сформируются проводки, — не ставьте её задним числом в закрытый период, если он уже закрыт для редактирования.

Далее укажите счёт списания (в «1С:Бухгалтерии» это поле на вкладке или в шапке, в зависимости от версии). Например, для испорченного товара без виновников обычно выбирают 91.02 «Прочие расходы» или 44 «Расходы на продажу», при недостаче по вине сотрудника — 94 с последующим отнесением на 73.02.

Заполнение табличной части

Табличную часть можно заполнить вручную кнопкой «Добавить» или автоматически — кнопкой «Подбор», которая открывает форму выбора номенклатуры с показом остатков. В торговых конфигурациях доступно также заполнение по инвентаризации: документ подтянет расхождения из акта пересчёта.

Для каждой строки укажите номенклатуру и количество. Цену и сумму программа обычно рассчитывает сама при проведении — по средней стоимости или по FIFO, в зависимости от настроек учётной политики. Если в документе есть поле «Счёт учёта» (41, 10, 41.12 и т.п.), проверьте его в каждой строке: тара и торговля в розницу могут учитываться на разных счетах.

Если списывается часть партии, сверьте количество с остатком в отчёте до проведения. При включённом контроле отрицательных остатков программа не даст списать больше, чем числится на складе, и выдаст сообщение с указанием нехватки по каждой позиции.

1. 1
   Проверьте остатки по складу отчётом или ОСВ по счёту 41/10
2. 2
   Создайте документ «Списание товаров», заполните организацию, склад и дату
3. 3
   Укажите счёт списания и основание (приказ, акт инвентаризации)
4. 4
   Заполните табличную часть номенклатурой и количеством
5. 5
   Нажмите «Провести» и проверьте сообщения об ошибках
6. 6
   Откройте проводки (Дт/Кт) и сверьте суммы
7. 7
   Распечатайте акт списания и подпишите у комиссии

Проведение и проверка проводок

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа сформирует проводку вида Дт [счёт списания] — Кт 41 (или 10) на стоимость списанных ценностей. При списании материалов в производство через «Требование-накладную» проводка будет Дт 20 (25, 26) — Кт 10.

Обязательно откройте результат: кнопка «Дт/Кт» в форме документа показывает сформированные проводки. Сверьте сумму с ожидаемой стоимостью. Если сумма нулевая или аномально маленькая — возможно, товар оприходован без стоимости или остаток висел на другом складе.

Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 за период: остаток должен уменьшиться ровно на количество и сумму списания, без появления отрицательных значений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по ОСВ после проведения

Норма

Уменьшился на списанное количество, минуса нет

Тревожный признак

Появился отрицательный остаток или остаток не изменился

Сумма в проводке Дт/Кт

Норма

Соответствует учётной стоимости списанного товара

Тревожный признак

Сумма нулевая или явно не совпадает с ожидаемой

Печатная форма акта

Норма

Все позиции, количество и суммы совпадают с документом

Тревожный признак

Пустые графы, неверная организация или склад

Печать акта на списание

Из формы документа по кнопке «Печать» доступны формы акта. В «1С:Бухгалтерии» обычно предлагается типовая форма ТОРГ-16 (акт о списании товара) или упрощённый акт списания. ТОРГ-16 предполагает подписи комиссии из трёх человек и утверждение руководителем — заполните состав комиссии в соответствующих полях печатной формы или в документе, если такие поля предусмотрены.

Организация вправе использовать собственную форму акта, утверждённую в учётной политике, — обязательные реквизиты первичного документа при этом должны сохраняться: наименование, дата, содержание операции, измерители, подписи ответственных лиц. В типовых конфигурациях внешнюю печатную форму можно подключить через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Подписанный акт вместе с приказом и результатами инвентаризации подшивается в дело — именно этот комплект подтверждает обоснованность списания при проверках.

Специальные случаи списания

Списание материалов в производство

Материалы, отпускаемые в производство или на хозяйственные нужды, списывают документом «Требование-накладная» (раздел «Склад» или «Производство»). Отличие от списания товаров — в счёте затрат: здесь обязательно указывается подразделение-затрат и, при необходимости, номенклатурная группа или статья затрат.

Списание основных средств

Для выбывшего основного средства используется документ «Списание ОС» (раздел «ОС и НМА»). Программа закроет счета 01 и 02 по объекту, а остаточную стоимость отнесёт на 91.02. При наличии остатков ликвидации (металлолом, запчасти) их оприходуют отдельным документом на счёт 10.

Списание по результатам инвентаризации

Правильная цепочка: документ «Инвентаризация товаров» (или «Пересчёт товаров») → фиксация фактических остатков → автоматическое создание «Списания товаров» на недостачу и «Оприходования товаров» на излишки. Так недостача документально обоснована, а сумма списания совпадает с ведомостью расхождений.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельно безопасно выполнять типовое списание: товар испорчен, остатки сходятся, счёт списания очевиден. Сложнее ситуации с НДС: если списывается товар, по которому налог был принят к вычету, в отдельных случаях (утрата, порча сверх норм естественной убыли) возникает вопрос о восстановлении НДС — здесь лучше свериться с позицией вашего бухгалтера или методиста.

Также не стоит самостоятельно списывать крупные суммы задним числом, корректировать прошлые периоды и списывать товар, находящийся на комиссии или в залоге. Такие операции требуют отдельных документов и, как правило, консультации с главным бухгалтером.

Перед массовым списанием в конце месяца сделайте копию базы или проведите один документ и проверьте проводки. Исправить один документ проще, чем расхлёбывать пятьдесят проведённых с неверным счётом списания.

Частые вопросы

Документ не проводится и пишет о нехватке товара. Что делать?

Программа сообщает, что на складе остатка меньше, чем вы списываете. Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» на дату документа и найдите расхождение: возможно, товар числится на другом складе, не оприходован или уже списан. Исправьте количество или сначала оформите оприходование по инвентаризации.

Можно ли списать товар задним числом?

Технически — да, если период не закрыт. Но списание задним числом меняет себестоимость продаж прошлого периода и может потребовать пересчёта отчётности. Если период закрыт, списание оформляют текущей датой с указанием в основании фактической даты порчи или инвентаризации.

Чем отличается «Списание товаров» от «Требования-накладной»?

«Списание товаров» выводит ценности из учёта по причине порчи, недостачи, утраты — как правило, на прочие расходы или виновное лицо. «Требование-накладная» — это передача материалов в затраты (производство, хозяйственные нужды), где стоимость становится частью себестоимости продукции или расходов периода.

Обязательно ли печатать форму ТОРГ-16?

Нет, унифицированные формы не обязательны. Организация может использовать собственный акт, утверждённый в учётной политике, если в нём есть все обязательные реквизиты первичного документа. В 1С можно подключить внешнюю печатную форму своего акта.

Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?

Вопрос спорный и зависит от причины списания. При списании в пределах норм естественной убыли НДС обычно не восстанавливают; при порче, хищении, уничтожении сверх норм позиции расходятся. Решение стоит согласовать с главным бухгалтером и закрепить подход в учётной политике.

Как списать товар, выявленный инвентаризацией?

Сначала оформите документ «Инвентаризация товаров» и внесите фактические остатки. Затем по кнопке «Создать на основании» сформируйте «Списание товаров» — программа автоматически перенесёт недостающие позиции с количеством расхождения. Останется указать счёт списания и провести документ.