Документы и Печать · 11 мин
Как сделать акт к счету в 1С
Как создать акт выполненных работ на основании счета в 1С:Бухгалтерии 8.3: ввод на основании, заполнение, проведение, печать и типичные ошибки.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) — это документ, которым закрывается сделка, начатая счетом на оплату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт не нужно создавать «с нуля»: программа умеет формировать его на основании ранее выставленного счета, автоматически перенося номенклатуру, количество, цены и реквизиты контрагента. Это исключает расхождения между тем, что вы выставили клиенту, и тем, что попало в учет.
Ниже разобран полный цикл: от поиска счета до печати подписанного акта, а также варианты для ситуаций, когда счета нет, когда работ несколько или когда акт нужно сформировать за период сразу по нескольким счетам. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0», но логика аналогична в «Управлении торговлей» и «Управлении нашей фирмой».
Что такое акт в 1С и как он связан со счетом
В 1С счет на оплату — это нефинансовый документ: он не формирует проводок и не влияет на учет. Его задача — зафиксировать предложение клиенту и получить оплату. Акт, напротив, является первичным учетным документом: при проведении он создает проводки по выручке (обычно Дт 62.01 — Кт 90.01), начисляет НДС и списывает себестоимость услуг.
Связь «счет → акт» строится через механизм ввода на основании. Акт, созданный таким способом, хранит ссылку на счет, поэтому в отчетах по расчетам с контрагентом видно, какая задолженность закрыта, а какая еще нет. Если акт создать отдельно, без привязки, программа не сможет автоматически сопоставить оплату по счету с реализацией, и взаиморасчеты придется сверять вручную.
Создание акта на основании счета: основной способ
Стандартный сценарий выглядит так. Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» и найдите нужный счет по номеру, дате или контрагенту. Откройте его двойным щелчком, убедитесь, что состав и суммы актуальны, и нажмите кнопку «Создать на основании» в командной панели формы. В выпадающем списке выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)».
Программа откроет новый документ реализации. Если в счете указаны только услуги или работы, 1С обычно сама подставляет вид операции «Услуги» — документ при этом и есть акт. Проверьте дату акта: по умолчанию подставляется текущая, а не дата счета, что важно для периода признания выручки и счета-фактуры.
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если проведение прошло без сообщений об ошибках, акт готов: проводки сформированы, связь со счетом установлена. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
- 1Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» и найдите нужный счет
- 2Откройте счет и нажмите «Создать на основании»
- 3Выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 4Проверьте вид операции, дату, контрагента и табличную часть
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 6Распечатайте акт кнопкой «Акт об оказании услуг» или через «Печать»
Проверка и заполнение полей акта
Даже при автоматическом заполнении часть полей требует внимания. В шапке документа проверьте организацию — если в базе их несколько, подставляется та, что указана в счете, но при копировании документов вручную часто ошибаются. Также проверьте договор с контрагентом: от вида договора зависят счета расчетов.
В табличной части сверьте номенклатуру, количество и цены со счетом. Если акт закрывает счет частично (например, клиент оплатил и принял только часть работ), отредактируйте количество или удалите лишние строки — сумма акта должна соответствовать фактически выполненным работам, а не сумме счета.
Обратите внимание на поле «Счет на оплату» внизу формы документа — там должна стоять ссылка на исходный счет. Если поле пустое, документ был создан не на основании, и связь придется установить вручную, выбрав счет из списка.
Ставка НДС и счета учета
Ставка НДС копируется из счета, но проверьте ее соответствие текущим правилам: если счет выставлен давно, а акт создается в другом налоговом периоде, ставка могла измениться. Счета учета (90.01, 90.03 и др.) подставляются из настроек счетов учета номенклатуры; если они пустые, программа при проведении выдаст ошибку — тогда откройте строку номенклатуры и заполните счета вручную.
Печать акта и подписание
После проведения нажмите кнопку печати. Для реализации услуг доступны формы «Акт об оказании услуг» (типовая форма 1С) и, при необходимости, «Акт (КС-2)» для строительных работ. Типовая форма содержит все обязательные реквизиты первичного документа: наименование, дату, стороны, перечень услуг, суммы и места для подписей.
Если организация применяет УПД (универсальный передаточный документ), вместо отдельных акта и счета-фактуры можно напечатать УПД со статусом 1 — он заменяет оба документа. Перед этим убедитесь, что контрагент согласен принимать УПД.
Печатная форма подставляет номер и дату из документа. Если акт нужно вывести с конкретным номером (например, сквозная нумерация по договору), отредактируйте номер документа до печати — после подписания обеими сторонами менять реквизиты уже нельзя, иначе распечатанный бланк перестанет соответствовать данным базы.
Альтернативные сценарии
Акт без счета
Если счет не выставлялся, создайте документ напрямую: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → кнопка «Реализация» → «Услуги (акт)». Заполните контрагента, договор и табличную часть вручную. Способ быстрее, но лишает вас автоматической связки счет–оплата–реализация.
Один акт на несколько счетов
Когда клиенту выставлялось несколько счетов в течение месяца, а акт нужен один сводный, есть два пути. Первый — создать акт на основании одного счета, а затем в форме документа воспользоваться подбором и добавить позиции из других счетов вручную. Второй — использовать обработку группового создания реализаций, если она есть в вашей конфигурации (в «1С:Управление нашей фирмой» она доступна из списка счетов по кнопке создания документов на основании выделенных строк).
Акт за период по договору
Для абонентских услуг удобно формировать акты ежемесячно по фиксированной сумме договора. В этом случае счет часто вообще не используется: акт создается копированием прошлого документа (кнопка «Скопировать» в списке реализаций) с изменением даты и периода оказания услуг в наименовании позиции.
Сравнение вариантов
Подходит для разовых сделок. Данные копируются автоматически, сохраняется связь для контроля оплат. Требует, чтобы счет существовал и был актуален.
Подходит, когда счета не было. Полный контроль над содержимым, но все поля заполняются самостоятельно, связки со счетом нет.
Подходит для регулярных услуг по договору. Быстро, но требует проверки даты, периода услуг и актуальности цен.
Проверка результата и контроль взаиморасчетов
После проведения акта откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62» или «Анализ расчетов с контрагентами» за период акта. Задолженность покупателя должна увеличиться на сумму акта, а если оплата по счету уже поступала, — закрыться зачетом аванса (проводка Дт 62.02 — Кт 62.01 при корректной настройке зачета авансов).
Проверьте структуру подчиненности: в форме счета нажмите «Еще» → «Структура подчиненности» (или соответствующую кнопку на панели). Должна отображаться цепочка «Счет → Реализация → Счет-фактура». Отсутствие звена говорит о том, что документ создан не на основании.
Как проверить результат
Есть Дт 62.01 Кт 90.01 на сумму акта и проводка по НДС
Проводок нет или счета пустые — документ не проведен или не заполнены счета учета
Указана ссылка на исходный счет
Поле пустое — акт не связан со счетом
Задолженность соответствует сумме акта за вычетом оплат
Сумма удвоена или не изменилась — возможен дубль документа или непроведенный акт
Номер, дата, стороны и суммы совпадают с документом
Расхождения с базой — документ редактировали после печати
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — дублирование реализации: акт создали на основании счета, а потом еще раз вручную, забыв о первом. В результате выручка и задолженность завышены вдвое. Перед созданием нового акта проверяйте структуру подчиненности счета — если акт уже есть, он будет виден там.
Вторая группа ошибок связана с датами: акт проведен не тем числом, из-за чего выручка и НДС попали не в тот квартал. Исправление в закрытом периоде требует корректировочных документов, поэтому дату лучше сверять с фактической датой подписания до проведения.
Третья типичная ситуация — расхождение сумм акта и счета из-за ручного изменения цен в одном из документов. Если условия изменились, корректируйте сначала счет (или выставляйте новый), а акт создавайте уже на основании актуальной версии.
Что важно запомнить
Акт к счету создается кнопкой «Создать на основании» из формы счета: программа переносит все данные и связывает документы. Перед проведением проверьте дату, суммы и счета учета, после — проводки и структуру подчиненности. Подписанный акт не редактируют, а исправляют документом корректировки.
Частые вопросы
Можно ли сделать акт к счету, если счет был выставлен в прошлом квартале?
Да, ограничений нет: создайте акт на основании счета обычным способом и укажите фактическую дату оказания услуг. Учтите, что выручка и НДС будут отражены в периоде даты акта, а не даты счета.
Почему в списке «Создать на основании» нет пункта «Реализация»?
Чаще всего счет уже закрыт другим документом реализации, и программа ограничивает повторный ввод, либо у пользователя нет прав на создание документов реализации. Проверьте структуру подчиненности счета и права доступа в настройках пользователя.
Как сделать акт частично, если оплачена только часть счета?
Создайте акт на основании счета и в табличной части уменьшите количество или удалите строки, которые не закрываются. Сумма акта должна соответствовать фактически принятым работам, а не сумме оплаты — оплата и реализация связываются через взаиморасчеты, а не через суммы документов.
Нужно ли выставлять счет-фактуру после создания акта?
Если организация — плательщик НДС и реализация облагается налогом, да. Счет-фактура создается на основании акта (кнопка «Выписать счет-фактуру» в форме документа) или автоматически при использовании УПД. Освобожденным от НДС организациям счет-фактура не нужна.
Как исправить ошибку в уже проведенном и подписанном акте?
Прямое редактирование недопустимо, если документ подписан сторонами или отражен в сданной отчетности. Введите документ «Корректировка реализации» на основании акта: он оформит уменьшение или увеличение суммы и автоматически создаст корректировочный счет-фактуру при необходимости.
Акт и накладная — это одно и то же в 1С?
Нет. Акт оформляет услуги и работы, накладная (ТОРГ-12) — отгрузку товаров. В документе «Реализация» вид определяется видом операции: «Услуги» даст акт, «Товары» — накладную, «Товары, услуги, комиссия» — смешанный документ. На основании счета программа подбирает вид по составу номенклатуры.