Документы и Печать · 10 мин
Как регистрировать письма в 1С
Как регистрировать входящие и исходящие письма в 1С: настройка учетной записи, журнал регистрации документов, нумерация, типичные ошибки и проверка результата.
Регистрация писем в 1С может означать две разные задачи. Первая — настройка отправки и получения электронных писем прямо из программы (счета, акты, уведомления контрагентам). Вторая — регистрация входящей и исходящей корреспонденции как документов в журнале учета, что типично для делопроизводства. Оба сценария реализуются штатными средствами типовых конфигураций, и важно с самого начала понять, какой из них вам нужен.
В конфигурациях «1С:Бухгалтерия», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:Документооборот» механизмы различаются: в учетных программах работает встроенный почтовый клиент для отправки документов, а в «1С:Документооборот» есть полноценная подсистема регистрации корреспонденции с нумерацией, карточками и контролем исполнения. Ниже разобраны оба подхода с точными действиями и проверками результата.
Определяем задачу: отправка писем или учет корреспонденции
Прежде чем что-то настраивать, ответьте на вопрос: что должно происходить с письмом? Если нужно, чтобы менеджер из карточки счета нажимал «Отправить по email» — достаточно настройки почтовой учетной записи. Если организация ведет делопроизводство, каждому бумажному письму присваивается регистрационный номер, и нужно хранить карточку с реквизитами — потребуется журнал регистрации документов.
Признак того, что вам нужен полноценный учет: письма имеют входящие номера, по ним готовятся ответы, есть сроки исполнения и ответственные. В этом случае простая отправка по email задачу не решит — нужна конфигурация с функциями документооборота или соответствующая подсистема в вашей программе.
Как выбрать действие
Настройка учетной записи электронной почты
В типовых конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 учетная запись настраивается через раздел «Администрирование → Органайзер → Настройки электронной почты» (в некоторых конфигурациях путь может называться «Настройки работы с почтой»). Установите флаг «Ведется отправка электронных писем» и создайте новую учетную запись.
Заполните поля: адрес электронной почты, имя отправителя (будет отображаться у получателя), логин и пароль. Для большинства корпоративных и публичных почтовых сервисов программа подберет параметры серверов SMTP и POP3/IMAP автоматически. Если автонастройка не сработала, уточните параметры серверов в справке вашего почтового провайдера и введите их вручную, включая порты и тип шифрования (SSL/TLS).
После сохранения обязательно нажмите «Проверить настройки» — программа выполнит тестовое подключение к серверам входящей и исходящей почты. Успешная проверка подтверждает, что логин, пароль, порты и шифрование указаны верно. Ошибка на этом этапе почти всегда означает неверный пароль приложения, закрытый порт на стороне сети или неверный тип шифрования.
Отправка документов письмом из 1С
Когда учетная запись настроена, отправка становится доступной из печатных форм и карточек документов. Откройте нужный документ (счет, акт, накладную), сформируйте печатную форму и нажмите кнопку «Отправить» с изображением конверта или выберите команду «Отправить по электронной почте». Программа предложит выбрать формат вложения — обычно PDF, Excel или MXL.
В форме письма укажите получателя (подставляется из карточки контрагента, если там заполнен email), тему и текст. Проверьте адрес получателя вручную: если в карточке контрагента email не заполнен или устарел, письмо уйдет не туда. После отправки письмо сохраняется в истории взаимодействий, если в конфигурации включена подсистема взаимодействий.
Регистрация входящих и исходящих писем в 1С:Документооборот
В «1С:Документооборот» корреспонденция регистрируется как документы видов «Входящее письмо» и «Исходящее письмо» (в разных редакциях — «Входящий документ» / «Исходящий документ»). Откройте раздел «Документы и файлы» или «Делопроизводство», создайте новый документ нужного вида и заполните карточку: корреспондент, дата получения или отправки, краткое содержание, номер и дата входящего письма от отправителя.
Регистрационный номер присваивается автоматически по настроенной нумерации при записи документа в состоянии «Зарегистрирован». Нумераторы настраиваются в разделе «Настройка и администрирование → Нумераторы»: можно задать шаблон с префиксом подразделения, годом и порядковым номером, например «ИСХ-2026-001». До регистрации документ находится в проекте и номер ему не присвоен — это нормальное поведение.
К карточке письма прикрепите скан бумажного документа или файл электронного письма через кнопку «Добавить файл». Если настроена интеграция с почтой, входящие письма могут загружаться в программу автоматически с созданием предварительных карточек, которые пользователь затем дозаполняет и регистрирует.
- 1Создайте документ вида «Входящее письмо» в разделе делопроизводства
- 2Заполните корреспондента, дату получения, исходящий номер отправителя и краткое содержание
- 3Прикрепите скан письма или файл сообщения
- 4Нажмите «Зарегистрировать» — программа присвоит номер по нумератору
- 5Проверьте, что документ появился в журнале регистрации с присвоенным номером
Настройка нумерации и журнала регистрации
Нумерация корреспонденции строится на двух механизмах: нумераторах (шаблоны номеров) и журналах регистрации (списки зарегистрированных документов). Создайте отдельные нумераторы для входящих и исходящих писем, чтобы номера не перемешивались. В шаблоне используйте периодичность «в пределах года», если по правилам делопроизводства нумерация начинается заново каждый год.
Журнал регистрации настраивается в разделе «Настройка и администрирование → Журналы документов»: укажите, какие виды документов в него попадают и какие графы отображаются (номер, дата, корреспондент, содержание, исполнитель). Печатная форма журнала — это обычно и есть тот самый «журнал учета корреспонденции», который требуют проверяющие.
| Параметр | Входящие письма | Исходящие письма |
|---|---|---|
| Ключевые реквизиты | Номер и дата письма отправителя, дата получения | Корреспондент-получатель, дата отправки |
| Нумератор | Отдельный, с префиксом «ВХ» или аналогичным | Отдельный, с префиксом «ИСХ» или аналогичным |
| Момент присвоения номера | При регистрации после получения | При регистрации перед отправкой |
| Типовое приложение | Скан письма, файл сообщения | Файл подписанного документа |
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки выполните контрольный цикл: отправьте тестовое письмо на свой адрес, зарегистрируйте тестовый входящий документ и сформируйте печатную форму журнала. Все три действия должны завершиться без ошибок, номер должен соответствовать шаблону нумератора, а файл — открываться из карточки документа.
Как проверить результат
Письмо доставлено, вложение открывается
Ошибка аутентификации или тайм-аут соединения
Соответствует шаблону нумератора, без пропусков
Номер не присвоен или дублируется
Документ виден в журнале со всеми реквизитами
Документ есть в списке, но не попадает в журнал
Отдельный риск — права доступа. Пользователь без роли на регистрацию документов сможет создать проект письма, но не сможет нажать «Зарегистрировать». Это не ошибка программы, а ограничение прав: проверьте профиль группы доступа пользователя или обратитесь к администратору 1С.
Частые вопросы
Можно ли регистрировать письма в 1С:Бухгалтерии без 1С:Документооборота?
Полноценного журнала регистрации корреспонденции в 1С:Бухгалтерии нет — программа умеет отправлять документы по email и хранить историю взаимодействий, но не присваивает письмам делопроизводственные номера. Для учета корреспонденции в бухгалтерии обычно ведут отдельный журнал или подключают 1С:Документооборот с обменом данными.
Почему при отправке письма возникает ошибка «Ошибка аутентификации»?
Чаще всего почтовый сервис отклоняет основной пароль и требует пароль приложения, создаваемый в настройках безопасности почтового ящика. Также проверьте, что в почтовом сервисе разрешен доступ по SMTP/IMAP, а в сети организации не заблокированы порты почтовых протоколов.
Как исправить ошибочно зарегистрированный номер письма?
Если документ зарегистрирован ошибочно, корректный путь — перевести его в состояние «Не зарегистрирован» (если это предусмотрено правами и настройками), исправить данные и зарегистрировать заново. Ручная правка номера в поле документа нежелательна: она нарушает работу нумератора и непрерывность журнала.
Можно ли автоматически загружать входящие письма из почты в 1С?
Да, в 1С:Документооборот и конфигурациях с подсистемой взаимодействий можно настроить учетную запись на получение почты: письма загружаются в программу, и на их основании создаются карточки входящих документов. Пользователю остается проверить реквизиты, прикрепить файлы и зарегистрировать документ.
Что делать, если кнопка «Зарегистрировать» недоступна?
Проверьте три вещи: заполнены ли обязательные реквизиты карточки (программа подсвечивает незаполненные), есть ли у пользователя права на регистрацию документов данного вида, настроен ли нумератор для этого вида. Чаще всего причина — отсутствие права в профиле группы доступа.
Что важно запомнить
Отправка писем из 1С настраивается через учетную запись в разделе «Администрирование», для паролей используйте пароль приложения. Учет корреспонденции ведется в 1С:Документооборот через документы «Входящее письмо» и «Исходящее письмо» с отдельными нумераторами. Всегда проверяйте результат тестовой отправкой и печатной формой журнала, а перед изменением настроек нумерации делайте резервную копию базы.