Документы и Печать · 10 мин
Как редактировать акт сверки в 1С
Как отредактировать акт сверки взаиморасчётов в 1С: изменение периода, контрагента, добавление документов вручную, исправление расхождений и повторное формирование.
Акт сверки взаиморасчётов в 1С формируется автоматически на основании документов учёта: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Но автоматическое заполнение не всегда даёт нужный результат: в акт попадают лишние документы, не хватает оплат, неверно выбран период или договор. В таких ситуациях акт приходится редактировать.
Способ редактирования зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, УНФ, ERP) и от причины ошибки. В одних случаях достаточно исправить табличную часть документа, в других нужно сначала исправить первичные документы и перезаполнить акт, иначе расхождение вернётся при следующей сверке.
Важный принцип: акт сверки — это отражение учётных данных, а не их источник. Если расхождение вызвано ошибкой в первичном документе, править нужно первичку, а не «подгонять» акт. Ручная правка табличной части допустима только для оперативной корректировки печатной формы, когда учётные данные заведомо верны.
Где находится акт сверки и как его открыть для редактирования
В 1С:Бухгалтерии 8.3 акты сверки находятся в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов». В Управлении торговлей и ERP документ называется «Сверка взаиморасчётов» и расположен в разделе «Продажи» или «Закупки» → «Документы». В УНФ акт сверки доступен в разделе «Продажи» → «Акты сверки».
Найдите нужный акт в списке по номеру, дате или контрагенту и откройте его двойным щелчком. Если документ создан не вами и список большой, используйте поиск по контрагенту через поле отбора. Перед редактированием убедитесь, что у вас есть права на изменение документа — при их отсутствии форма откроется только на просмотр.
Если акт находится в закрытом периоде (после закрытия месяца, квартала или года), его редактирование может быть заблокировано датой запрета изменения данных. В этом случае потребуется либо временное снятие запрета администратором, либо создание нового акта в текущем периоде.
Как изменить шапку документа: период, контрагент, договор
Большинство ошибок в акте сверки связаны с неверными параметрами в шапке документа. Откройте акт и проверьте поля: организация, контрагент, договор, период сверки (даты «с» и «по»), валюта взаиморасчётов. Если акт сформирован по всем договорам контрагента, а нужен один — выберите конкретный договор в соответствующем поле.
После изменения любого параметра шапки табличная часть не пересчитывается автоматически. Нажмите кнопку «Заполнить» (в Бухгалтерии — «Заполнить по данным учёта»), чтобы программа заново собрала документы за новый период. Программа предупредит, что табличная часть будет очищена — подтвердите действие, если ручные правки в таблице не нужно сохранить.
Обратите внимание на дату документа: она влияет на то, в каком периоде акт числится в учёте. Если акт формируется «задним числом» для прошлого периода, установите корректную дату, но учитывайте ограничения даты запрета редактирования.
- 1Откройте акт сверки из списка документов
- 2Исправьте период, контрагента, договор или организацию
- 3Нажмите «Заполнить» и подтвердите очистку табличной части
- 4Проверьте сальдо на начало и конец периода
- 5Проведите документ и распечатайте обновлённую форму
Как отредактировать табличную часть акта
Табличная часть акта сверки содержит перечень документов: реализации, поступления, оплаты, корректировки. В большинстве конфигураций она редактируется вручную: можно добавить строку кнопкой «Добавить», удалить лишнюю или изменить сумму и дату документа в строке.
Ручное добавление строки оправдано, когда документ существует в учёте, но не попал в акт — например, оплата проведена по другому договору или без указания договора. В этом случае добавьте строку, укажите тип документа, номер, дату и сумму. Однако лучше исправить сам документ оплаты (указать правильный договор) и перезаполнить акт — тогда данные останутся согласованными.
Удаление строки из табличной части не удаляет сам документ из учёта — оно лишь исключает его из печатной формы акта. Это полезно, когда в акт попадают технические документы (например, корректировки долга, которые стороны договорились не показывать), но опасно, если строка удалена по ошибке: итоговое сальдо перестанет сходиться с данными учёта.
Как исправить расхождения с данными контрагента
Конфигурации 1С позволяют вести двустороннюю сверку: в табличной части есть колонки «по данным организации» и «по данным контрагента». Если контрагент прислал свой вариант акта с расхождениями, введите его суммы в колонку данных контрагента — программа покажет разницу по каждой строке и итоговое расхождение.
Типичные причины расхождений: документ проведён в разных периодах у двух сторон (отгрузка в конце месяца, накладная получена в следующем), не отражена оплата, разные суммы из-за округления или курсовых разниц, дубли документов. Каждое расхождение нужно разобрать отдельно: найти документ в учёте, сверить с первичкой и решить, чья сторона ошиблась.
Если ошибка на вашей стороне — исправьте первичный документ (дату, сумму, договор) и перезаполните акт. Если ошибка у контрагента — оставьте свои данные без изменений и зафиксируйте расхождение в акте: в печатной форме оно отразится как разница, которую контрагент должен разобрать у себя.
Как проверить результат сверки
Совпадает с сальдо предыдущего подписанного акта
Начальное сальдо «плывёт» — значит, изменены документы прошлых периодов
Сумма строк равна оборотам по счетам 60/62 в оборотно-сальдовой ведомости
Разница между актом и ОСВ — есть непопавшие или лишние документы
Совпадает с сальдо по контрагенту в учёте на дату окончания сверки
Сальдо не сходится — проверьте ручные правки и договоры в документах
Как исправить ошибку в первичном документе и обновить акт
Если причина неверного акта — ошибка в реализации, поступлении или оплате, откройте нужный документ прямо из акта: в табличной части обычно доступен переход к документу по двойному щелчку или через контекстное меню. Исправьте данные (сумму, дату, договор, контрагента) и перепроведите документ.
После исправления первички вернитесь в акт сверки и нажмите «Заполнить». Программа пересоберёт табличную часть с учётом исправлений. Проверьте, что исправленный документ попал в акт с корректными данными, а итоговое сальдо изменилось на ожидаемую величину.
Если документ находится в закрытом периоде, прямое исправление может быть недоступно или нежелательно. В этом случае используйте корректировочные документы (корректировка реализации, корректировка долга) текущей датой — они попадут в акт сверки нового периода и скорректируют сальдо без изменения закрытых данных.
Печать и повторная отправка исправленного акта
После редактирования и проведения документа сформируйте печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Проверьте в печатной форме: период, реквизиты сторон, таблицу документов, итоговое сальдо и строку расхождений, если велась двусторонняя сверка.
Если акт уже отправлялся контрагенту, отправьте исправленную версию с пометкой, что она заменяет предыдущую, и укажите причину корректировки в сопроводительном письме. Это исключит ситуацию, когда стороны подписывают разные версии одного документа.
Для передачи через ЭДО исправленный акт отправляется повторно как новая версия документа. Убедитесь, что предыдущая версия отозвана или аннулирована по согласованию с контрагентом, чтобы в документообороте не осталось двух действующих актов за один период.
Что важно запомнить
Редактирование акта сверки начинается с диагностики причины: ошибка в шапке исправляется изменением параметров и перезаполнением, ошибка в первичке — исправлением исходного документа, а ручная правка табличной части допустима только как временная мера. После любых изменений сверяйте итоговое сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью.
Частые вопросы
Почему кнопка редактирования недоступна и акт открывается только на просмотр?
Наиболее вероятные причины: недостаточно прав у пользователя, установлена дата запрета изменения данных, документ создан в другой информационной базе и получен через обмен. Проверьте права у администратора и дату запрета редактирования в разделе «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание».
Можно ли изменить акт сверки, который контрагент уже подписал?
Технически — да, если период не закрыт, но делать это без уведомления контрагента нельзя. Подписанный акт — двусторонний документ: при изменении данных корректно сформировать новый акт или акт уточнённый и повторить процедуру подписания, иначе версии сторон разойдутся.
Почему после заполнения в акт не попадает документ оплаты?
Чаще всего в платёжном документе не указан договор, указан другой договор или другая организация, либо оплата отражена не тем документом (например, через «Корректировку долга»). Откройте оплату, проверьте договор и счета учёта, исправьте и перезаполните акт.
Чем отличается «Заполнить по данным учёта» от заполнения по данным контрагента?
«Заполнить по данным учёта» собирает таблицу из документов вашей базы. Заполнение по данным контрагента (или ввод вручную в соответствующую колонку) используется для фиксации данных второй стороны при двусторонней сверке — программа сравнивает обе колонки и выводит расхождения.
Как исправить сальдо на начало периода, если оно не совпадает с прошлым актом?
Несовпадение начального сальдо означает, что в прошлом периоде изменили или перепровели документы. Найдите изменённые документы через отчёт «Анализ сальдо» или сравнение ОСВ за оба периода, восстановите корректные данные и перезаполните акт. Если изменение законно — согласуйте новое сальдо с контрагентом отдельным актом.
Можно ли удалить акт сверки и создать его заново?
Да, если акт не подписан контрагентом и не участвует в обмене ЭДО. Пометьте документ на удаление через контекстное меню списка и создайте новый акт с правильными параметрами. Если акт уже отправлялся, лучше не удалять, а исправить существующий — сохранится история и нумерация.