Как редактировать доверенность в 1С

Доверенность в 1С — это документ, который фиксирует право сотрудника получать товарно-материальные ценности от поставщика от имени организации. Редактировать её приходится часто: изменился срок действия, поставщик попросил уточнить реквизиты, в список ТМЦ нужно добавить позиции или исправить ошибку в паспортных данных сотрудника.

Порядок редактирования зависит от того, проведён документ или нет, была ли доверенность уже распечатана и передана сотруднику, и какая конфигурация используется — 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей или 1С:ERP. В большинстве типовых конфигураций логика одинакова: пока доверенность не проведена, она редактируется свободно; после проведения требуется отменить проведение либо создать новую доверенность.

Ниже разобраны типичные сценарии: от простого исправления реквизита до ситуации, когда документ уже выдан на руки и менять его нельзя.

Где найти доверенность в 1С

В 1С:Бухгалтерии 8 доверенности хранятся в разделе Покупки → Доверенности (в некоторых версиях — Покупки → Доверенности на получение ТМЦ). В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP документ находится в разделе Закупки → Доверенности на получение товаров либо через журнал документов по поставщику.

Быстрее всего найти нужный документ через отбор по списку: установите фильтр по контрагенту, сотруднику или периоду. Если доверенность создавалась на основании документа поступления или заказа поставщику, откройте исходный документ и перейдите по ссылке связанных документов — там будет и доверенность.

Если документ не находится, проверьте, не установлен ли в журнале отбор, скрывающий помеченные на удаление или документы другого периода. Также убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на просмотр этого вида документов.

Редактирование непроведённой доверенности

Самый простой сценарий — документ ещё не проведён. Откройте его двойным щелчком из списка, измените нужные поля: срок действия, должность и ФИО доверенного лица, паспортные данные, реквизиты документа-основания, перечень ТМЦ в табличной части.

После изменений нажмите Провести или Записать. Если доверенность уже была напечатана до правки, распечатайте её заново — старый бумажный экземпляр не будет соответствовать данным в базе, и поставщик вправе его не принять.

1. 1
   Откройте список: Покупки → Доверенности (или Закупки → Доверенности).
2. 2
   Найдите документ через отбор по контрагенту или сотруднику.
3. 3
   Откройте документ и измените нужные поля или строки табличной части.
4. 4
   Нажмите «Провести и закрыть».
5. 5
   Перепечатайте доверенность, если она уже была распечатана.

Как изменить проведённую доверенность

Проведённый документ в типовых конфигурациях можно открыть и отредактировать напрямую: форма доверенности обычно не блокируется, поскольку документ не формирует проводок по бухгалтерскому учёту — он носит справочно-печатный характер. Измените данные и нажмите Провести повторно.

Однако есть важное ограничение: если доверенность уже выдана сотруднику и передана поставщику или использована при получении ТМЦ, редактировать её задним числом нельзя. Это создаёт расхождение между бумажным документом и базой, что при проверке трактуется как подделка реквизитов.

В такой ситуации правильный алгоритм: пометьте старую доверенность на удаление или оформите её отмену (в ряде конфигураций есть статус «Аннулирована» или поле признака использования), затем создайте новую доверенность кнопкой Создать или копированием с исправленными данными.

Редактирование табличной части: перечень ТМЦ

Перечень товарно-материальных ценностей — самая частая причина правок. В табличной части доверенности указываются наименование, единица измерения и количество. Чтобы добавить позицию, нажмите Добавить и заполните строку; чтобы изменить количество — отредактируйте ячейку напрямую.

Если доверенность создавалась на основании счёта или заказа поставщику, табличную часть можно заполнить заново по кнопке Заполнить — это удобно, когда поставщик прислал скорректированный счёт. Учтите: повторное заполнение перезапишет ручные правки, поэтому сначала проверьте, нет ли в таблице позиций, добавленных вручную.

Изменение срока действия и данных сотрудника

Срок действия доверенности задаётся полем с датой. Если срок истёк, а товар ещё не получен, проще всего открыть документ и продлить дату — при условии, что бумажный бланк ещё у вас и не передан. Если бланк у поставщика, оформляйте новую доверенность.

Данные сотрудника (должность, паспортные данные) подтягиваются из карточки физического лица или справочника сотрудников. Если в доверенности устаревший паспорт, сначала исправьте данные в карточке физлица (Справочники → Физические лица или раздел кадров), затем перевыберите сотрудника в доверенности — поля обновятся.

Проверка результата и печать

После любых правок откройте печатную форму через кнопку Печать → Доверенность (М-2) или соответствующую форму вашей конфигурации и сверьте: номер и дату, наименование поставщика, реквизиты документа-основания, ФИО и паспортные данные сотрудника, срок действия и перечень ТМЦ прописью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма после правки

Норма

Все изменённые поля отображаются корректно, количество ТМЦ указано прописью

Тревожный признак

В форме старые значения или пустые поля — данные не перепроведены

Статус документа в списке

Норма

Документ проведён, не помечен на удаление

Тревожный признак

Документ не проведён или помечен — печатная форма может быть недействительна

Данные сотрудника

Норма

Паспорт и должность совпадают с карточкой физлица

Тревожный признак

Расхождения — нужно исправить карточку и перевыбрать сотрудника

Если печатная форма не обновилась, убедитесь, что документ перепроведён после правки, и при необходимости закройте и заново откройте форму печати. В нетиповых формах, доработанных программистом, источником данных может быть не сам документ, а связанные регистры — в этом случае обратитесь к специалисту по сопровождению.

Особенности в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии доверенность — простой документ без движений, редактируется свободно. В 1С:Управление торговлей и ERP доверенность может быть связана со статусами заказов и документами поступления: если по доверенности уже оформлено поступление товаров, конфигурация может ограничивать изменение ключевых полей.

В конфигурациях с настроенным разграничением прав кнопка редактирования может быть недоступна — тогда потребуется пользователь с ролью, разрешающей изменение документов закупок, либо обращение к администратору 1С.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить номер доверенности после проведения?

Номер присваивается автоматически при записи и менять его не рекомендуется: он мог попасть в журнал регистрации доверенностей и документы поставщика. Если номер ошибочен, создайте новую доверенность, а старую отмените.

Что делать, если доверенность помечена на удаление по ошибке?

Откройте список доверенностей, включите отображение помеченных объектов, выделите документ и снимите пометку удаления через контекстное меню, затем проведите его заново.

Почему в печатной форме старые данные сотрудника?

Скорее всего, данные исправлены только в карточке физлица, а в доверенности сотрудник не перевыбран. Откройте документ, очистите поле сотрудника и выберите его заново — паспортные данные подтянутся актуальные.

Можно ли продлить доверенность, если срок уже истёк?

Если бланк не передан поставщику — да: откройте документ, измените дату окончания и перепечатайте форму. Если бланк у контрагента, выпускайте новую доверенность.

Как отменить выданную доверенность?

Если конфигурация поддерживает статусы — установите статус аннулирования. В остальных случаях пометьте документ на удаление и зафиксируйте отзыв в журнале учёта доверенностей, который ведётся в организации.

Нужны ли особые права для редактирования доверенностей?

Да, пользователю нужны права на изменение документов раздела закупок. Если поля недоступны для редактирования, обратитесь к администратору 1С для настройки роли.